編按：面對(duì)新的統(tǒng)計(jì)需求，很多人會(huì)一下變懵，不知如何辦。如果涉及的統(tǒng)計(jì)有一千多行數(shù)據(jù)，哭的心思都有了：什么時(shí)候才能下班喲！今天老菜鳥通過考勤統(tǒng)計(jì)分析表實(shí)例分享自己面對(duì)新統(tǒng)計(jì)需求的解決方法：簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)、找數(shù)據(jù)規(guī)律、做輔助列。任何復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)，只要采取這樣的方法，大多幾分鐘就會(huì)搞定。

考勤管理，是企業(yè)勞動(dòng)紀(jì)律管理的最基本工作，公司領(lǐng)導(dǎo)要求人力資源每周按部門匯總一份考勤打卡情況通報(bào)，格式如下：

通報(bào)表可以更為宏觀的看到考勤紀(jì)律的執(zhí)行情況，是非常好的一個(gè)管理工具，但是負(fù)責(zé)制作報(bào)表的伙伴卻是異常煩惱。不為別的，就是不知道該如何下手，無奈之下，找到老菜鳥求助。

我們先來看看從考勤軟件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)源吧：

整個(gè)表有二十多列，一千多行，如果僅靠手工統(tǒng)計(jì)，難度確實(shí)不小。如果是你接到這個(gè)任務(wù)時(shí)，會(huì)如何著手開始統(tǒng)計(jì)呢？

其實(shí)問題并沒有看上去那么復(fù)雜，關(guān)鍵是找到思路。思路決定出路，最終完成這個(gè)統(tǒng)計(jì)表并沒有用什么高大上的函數(shù)，也不是像有些伙伴猜的那樣，用VBA去解決，只是用了幾個(gè)常用的函數(shù)IF、COUNTIF、SUM和SUMIF就搞定了。是不是很想知道方法呢？

拿到數(shù)據(jù)，切忌盲目動(dòng)手，而是首先整理數(shù)據(jù)。就當(dāng)前通報(bào)表來說，數(shù)據(jù)源中對(duì)我們有用處的列并不多，只需要保留部門、工號(hào)、上下班的打卡結(jié)果這四列即可：

看上去清爽了很多吧?刪去了無用數(shù)據(jù)之后，就需要分析具體的統(tǒng)計(jì)思路，同時(shí)在數(shù)據(jù)源中尋找可以利用的規(guī)律。很容易看到，每個(gè)工號(hào)對(duì)應(yīng)的打卡結(jié)果都是6行2列（12個(gè)單元格）的一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域：

我們需要根據(jù)這12個(gè)單元格中的信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，按照要求分為正常和異常兩類。其中異常包括了：缺卡、請(qǐng)假、遲到和早退四種情況，只要沒有異常即可視為正常。

根據(jù)統(tǒng)計(jì)要求添加輔助列。輔助列的作用就是簡(jiǎn)化問題的難度系數(shù)，在這個(gè)問題中我們可以這樣設(shè)置：

在繼續(xù)往下前，需要理清楚這里統(tǒng)計(jì)的6個(gè)數(shù)據(jù)的關(guān)系。通報(bào)表是按人數(shù)而非次數(shù)統(tǒng)計(jì)的，因此可以得出這些結(jié)論：

◎同一工號(hào)一周內(nèi)不管缺卡多少次，都算缺卡1人；

◎同一工號(hào)一周內(nèi)不管請(qǐng)假多少次，都算請(qǐng)假1人；

◎遲到、早退規(guī)則同上；

◎同一工號(hào)，一周內(nèi)不管缺卡+請(qǐng)假+遲到+早退有多少人，只要大于0，都算異常1人；

◎同一工號(hào)，一周內(nèi)正常人數(shù)等于1-異常。

很多時(shí)候我們是不建議使用合并單元格的，因?yàn)楹喜卧駮?huì)帶來很多不方便。但是這個(gè)例子中，每6行數(shù)據(jù)（一個(gè)工號(hào)的數(shù)據(jù)）統(tǒng)計(jì)出一行結(jié)果，所以使用合并單元格會(huì)更方便。分別把E2:E7、F2:F7、G2:G7、H2:H7、I2:I7、J2:J7合并，然后在G2中輸入公式：

=IF(COUNTIF($C2:$D7,G$1)>0,1,0)

右拉填充公式，4項(xiàng)異常都進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)。

從結(jié)果來看，這四項(xiàng)異常數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)結(jié)果是正確的。

這個(gè)公式的核心是COUNTIF，當(dāng)區(qū)域中符合條件的個(gè)數(shù)大于0時(shí)，得到1，否則得到0。注意區(qū)域和條件的寫法，$C2:$D7鎖定了列，G$1鎖定了行，這樣公式在右拉和下拉的時(shí)候就不用再去修改了。

異常的統(tǒng)計(jì)，只要后面四項(xiàng)之和大于0就算異常1人，公式為：=IF(SUM(G2:J7)>0,1,0)。這個(gè)公式很簡(jiǎn)單了，相信大家都能明白。

到這一步，正常的統(tǒng)計(jì)更沒什么難度：

選中統(tǒng)計(jì)好的6個(gè)單元格，雙擊J2單元格的右下角，公式會(huì)自動(dòng)向下填充至數(shù)據(jù)的最后一行，可以瀏覽一下結(jié)果：

咦！早退和遲到的統(tǒng)計(jì)結(jié)果出現(xiàn)了錯(cuò)誤，怎么解決？

有些朋友可能想到了用通配符，沒錯(cuò)，就是通配符，不過不用修改公式，只需要將表頭修改一下就好了：

看明白了吧，在表頭“遲到”和“早退”的兩邊都加上*，統(tǒng)計(jì)結(jié)果就正確了。

數(shù)據(jù)源經(jīng)過以上處理以后，要做出最終的統(tǒng)計(jì)表，已經(jīng)完全不是問題了：

在職人數(shù)公式：=COUNTIF(數(shù)據(jù)源!A:A,匯總!B4)/6。至于為什么要除以6，不難理解。

正常打卡人數(shù)：=SUMIF(數(shù)據(jù)源!A:A,B4,數(shù)據(jù)源!E:E)，SUMIF最基本的用法哦；

占比：=D4/C4

后面的幾列都是用SUMIF統(tǒng)計(jì)人數(shù)，用除法計(jì)算占比。

最后總結(jié)一下：

今天的通報(bào)表乍一看很棘手，平時(shí)工作可能也會(huì)遇到類似的情況。解決的辦法就是：首先排除無用的數(shù)據(jù)，然后是尋找數(shù)據(jù)規(guī)律，根據(jù)統(tǒng)計(jì)需要使用輔助列，最后通過一些基本的操作，例如累計(jì)、排序、合并，還有填充等，完成任務(wù)。

今天的分享重在體會(huì)問題的解決過程，涉及到的公式都非常簡(jiǎn)單，相信大家在動(dòng)手練習(xí)的過程中一定會(huì)有很多收獲的。

＊＊＊＊部落窩教育－excel表格拆分技巧＊＊＊＊

原創(chuàng)：老菜鳥/部落窩教育（未經(jīng)同意，請(qǐng)勿轉(zhuǎn)載）

更多教程：部落窩教育（www.itblw.com）

微信公眾號(hào)：exceljiaocheng