大會難辦，幾乎是會議策劃、管理與服務(wù)從業(yè)者公認的事實。會議舉辦難度隨會議規(guī)模擴大而指數(shù)級增長，為什么會出現(xiàn)這種現(xiàn)象？我們又要如何應(yīng)對？

大會難辦源于會議因素間復(fù)雜的相互作用關(guān)系

首先，我們要對會議活動有一個清晰的認知，那就是會議不是簡單的參會人排排坐，服務(wù)人員奉茶水。會議是一項復(fù)雜的活動，由各種因素與關(guān)系方組成，而各因素與各關(guān)系方之間也存在著或強或弱相互作用。

簡單地說，開會，尤其是大型會議，本就是一件比想象復(fù)雜的事情。

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會議因素的動態(tài)性

組織會議不是寫代碼，你按照邏輯寫好了，檢查好沒有bug，它就會按照你的期望運行。會議的各種因素都存在著不確定性，比如一個重磅演講嘉賓飛機延誤了不能按時出現(xiàn)，比如報名400人實際因各種原因只來了200人，比如天氣預(yù)報明明是晴天忽然下起了雷陣雨……會議規(guī)模越大，可能變動的因素就越多。

會議因素存在關(guān)聯(lián)性

會議因素往往不是獨立存在的，而是有一定的協(xié)作性和關(guān)聯(lián)性。比如某場會議因邀請了某重磅嘉賓而吸引了很多參會者，那么該嘉賓的因故缺席就會影響到這部分參會者的參會積極性，甚至因該嘉賓產(chǎn)生的會議贊助、參會媒體等也會受影響。

會議因素的開放性

如果一場會議是公司內(nèi)部會議，往往可控因素更多些。但很多會議是對外的，參會者與主辦方的利益關(guān)系不強，可控性也不強，出現(xiàn)意外的幾率就隨之增加。越大型的會議，這種現(xiàn)象就越明顯。

做好這三點，大會效果有保障

1、著力關(guān)注關(guān)鍵性影響因素

其實會議管理從某種程度來說也遵循著帕累托法則。一個重磅嘉賓對一場會議的影響與一個普通參會者的影響顯然不同。會議組織者要想清楚一場會議的關(guān)鍵因素有哪些，把相對多的精力放在這些因素上。只要把控好這些關(guān)鍵點，其它因素即使出現(xiàn)小問題，對大會整體效果的影響通常都不會太大。

2、做好預(yù)備方案，防患于未然

做好預(yù)案，把各種可能的突發(fā)情況提前想到，并準備B計劃，應(yīng)該成為會議組織者的基本素質(zhì)。很多時候，成敗藏于細節(jié)，想的越細，失誤的概率越小，會議達到預(yù)期的可能性就越大。

3、組織分工明確，責任到人

與管理基本原則并無二致，會議管理同樣要完善責任制，把所有工作落實到人。每個人都要對自己負責的部分想清楚、想到細處。出現(xiàn)突發(fā)情況能隨時找到相應(yīng)部分的責任人進行跟進，避免出現(xiàn)踢皮球的情況。

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通過會議數(shù)字化管理，可以節(jié)省出更多人力跟進關(guān)鍵影響因素，可以減少會議組織與跟進過程中的人為性失誤，還可以從后臺實時關(guān)注參會數(shù)據(jù)，提早發(fā)現(xiàn)問題并予以應(yīng)對。

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