大會主持人宣布“本次大會圓滿結(jié)束”那一刻，很多會務(wù)工作者就放松下來了，但其實會議組織工作還遠沒有結(jié)束，至少還有以下五項工作需要用心跟進。

快會務(wù) 智能會議管理系統(tǒng)

一、離會服務(wù)

為避免嘉賓產(chǎn)生“人走茶涼”之感，會議主辦方一定要有始有終，做好嘉賓的離會后的善后工作。

01.退場引導(dǎo)

要開啟所有退場通道，引導(dǎo)與會嘉賓及車輛有序離場，避免出現(xiàn)擁擠現(xiàn)象。

02.嘉賓送別

嘉賓離場時，工作人員要熱情洋溢送其到大門口、電梯口甚至送上車，幫其安放好行李物品。為體現(xiàn)禮貌，工作人員最好待其乘車離開后再轉(zhuǎn)向離去。

03.返程服務(wù)

協(xié)助嘉賓訂好返程交通票務(wù)。對外地嘉賓，安排好送行車輛，酌情將其送到機場、車站、碼頭，待其啟程后再返回。對個別因工作需要仍需留在會議地的嘉賓，要協(xié)助安排好后續(xù)住宿事務(wù)。

04.會場清理

會議結(jié)束后，要及時撤除會場的臨時性布置，清點工具、用品，能再次使用的歸庫保管，租用的設(shè)備器材要及時退還，參會者遺漏的物品要物歸原主。

二、宣傳跟進

會后要跟進新聞媒體發(fā)稿，并將相關(guān)報道內(nèi)容收集、匯總、整理，交有關(guān)人員存檔；跟進舉辦單位網(wǎng)站的信息更新工作，促進有關(guān)人員在相應(yīng)版塊或?qū)趯h以圖文并茂形式進行宣傳展示。

三、財務(wù)決算

會議結(jié)束，應(yīng)按會前經(jīng)費預(yù)算計劃，進行會議開支財務(wù)決算。對會議所涉開支項目，如會場布置及場租費、餐飲費、住宿費、交通費、嘉賓邀請費、宣傳費、資料印刷費、設(shè)備租用費、禮品費、勞務(wù)費、雜費等項目一一進行核對、統(tǒng)計，對超出預(yù)算金額進行說明。

四、會務(wù)總結(jié)

會務(wù)總結(jié)一般以開總結(jié)會的方式進行。全體工作人員參加會議，談體會，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，在總結(jié)中提升辦會能力與水平。在開好總結(jié)會基礎(chǔ)上，要輸出書面會務(wù)總結(jié)，并呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，作為案卷歸檔。

五、快會務(wù)為主辦方提供在智能會議管理系統(tǒng)

提供從基于平臺內(nèi)部的內(nèi)容運營、到體系化的線上營銷以及總結(jié)報告等一站式服務(wù)。

如果您準備著手布局智能會議，快會務(wù)可以提供支持。

快會務(wù)智能會議管理系統(tǒng)，結(jié)合宣傳微站、線上展覽、票務(wù)管理、直播互動等核心功能，集展示、引流、互動為一體，幫助主辦方提升運營效率、加速數(shù)據(jù)協(xié)同、加強服務(wù)體驗和組織競爭力，實現(xiàn)會展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。