人類所有的感覺方式都可以用于溝通。目視、聲音和觸摸都可以用于信息的傳達。視代設(shè)備,如電話、傳真、計算機、和照相機進一步使人類本能手段得到了提高。信息可以通過口述、電子傳輸、和郵件傳遞?？陬^的表述得到了書面文件的加強和確認。

進行有效溝通的重要性

買方和賣方之間恰當?shù)剡M行溝通的價值,是很難被輕易夸大的。完整和精確地傳達需求能夠最大程度地減少錯誤。誤解往往導(dǎo)致問題,而糾正問題需要高昂的成本。良好的溝通會使談判更為輕松和卓有成效。

認真傾聽和記錄

認真地傾聽銷售人員的介紹和說明是非常重要.他們所說的不是些無關(guān)要緊的事情。

他們沒有說的可能與他們說的一樣重要,如不是更重要的話。在與銷售人員談話過程中,

特別是在協(xié)議談判時,應(yīng)做好記錄工作。記中要注明談話的時間、參加方姓名和誰說了些

什么。

確認理解

采購員做出某些重復(fù)性的說明有助于確保對獲得完全的理解。同樣,采購員可以重組

和重復(fù)某些賣方的說明,以提問的方式了解賣是否真是這個意思,這樣做也是很有幫助的。

專用術(shù)語的使用

要避免使用專用術(shù)語和技術(shù)術(shù)語,除非我們對術(shù)語已經(jīng)做出了解釋,或采購員確信賣方完全準確地理解它們。對于賣方使用的難懂匯,采購員應(yīng)要求對方進行解釋或澄清。

肢體語言的意義

采購員應(yīng)當熟悉反映賣方在想什么的各種體語言和習(xí)慣動作。例如,過快地眨動眼睛

可能意味著賣方正在說假話。一個扣子緊扣上衣可能意味著賣方并沒有交代全部的事情。雙臂交叉可能意味著賣方正處于某種防范狀態(tài)。

詞語中隱含的意味

除去其安典所指出的表面含義外,一些詞語還可能會帶有更多的信息。當一個賣方人員不斷重復(fù)向“相信我”、“真實地”和“誠實地”這類詞語時,那么采購員或許有理由懷疑他此時并不是完完全全的誠實。

問題的重要性和意義

問問題有多種目的。問題幫助我們獲取信息,問題自身也給出信息。當某個采購員詢問供應(yīng)商可以多快交貨時,他是在告訴供應(yīng)商貨期是很重要的。當某供應(yīng)商以反問買方何時需要貨物的方式回答買方對于價格的詢問時,實際是在說他的價格會根據(jù)貨物需要的時間而有所不同。

恰當用詞的重要性

專業(yè)采購人員必須要使用口語和書面語兩種形式和他人溝通。在與供應(yīng)商和單位中的其他人進行溝通時,使用恰當準確的字眼是十分重要的。精心準備的書信和報告能夠提高采購和單位的形象