給你們講個(gè)事兒，之前看到秋葉 Excel 訓(xùn)練營(yíng)群里的一段對(duì)話，xswl?。?！

然而，實(shí)際的對(duì)話場(chǎng)景，是一群 HR 小姐姐在訓(xùn)練營(yíng)群里抱頭痛哭——

看這些職場(chǎng)精英們?cè)谌豪锿虏哿死习胩欤鋵?shí)也就一件事——

每次把表格排版設(shè)計(jì)好、發(fā)給其他同事填寫(xiě)，收回來(lái)卻總是「面目全非」。

比如，一個(gè)固定名稱會(huì)出現(xiàn) N 種寫(xiě)法，像「人事部」會(huì)有人這樣寫(xiě)——

一個(gè)日期也能出現(xiàn) N 種寫(xiě)法——

明明 HR 發(fā)的表長(zhǎng)這樣——

只有編號(hào)、小組、組長(zhǎng)、小組名單、人數(shù)：

收回來(lái)的表，卻多了些奇奇怪怪的東西——

成員 1、成員 2、……、成員 7 是什么鬼啊啊?。?br/>

居然還有備注，也是很「貼心」了呢：

01?原因分析

表格會(huì)被這樣填寫(xiě)也能理解。

畢竟每個(gè)人的工作習(xí)慣不同、思維方式不同、能力水平也不同。

而且這種差異性，不能通過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)和指導(dǎo)就完成 100% 的改變。

就像我們的 HR 小姐姐說(shuō)：「這個(gè)月教下個(gè)月就忘」。

更有甚者水平不夠，壓根教不會(huì)。

所以這個(gè)時(shí)候，還真的只能讓我們制表人自己來(lái)搞些手段！

02?解決方法

這類(lèi)手段在工業(yè)工程中有個(gè)非常專(zhuān)業(yè)的名字，叫做「防呆」。

沒(méi)錯(cuò)，字面理解它就好。

舉個(gè)生動(dòng)的防呆例子，SIM 卡的缺角設(shè)計(jì)。

有了這個(gè)缺角后，一般人都不會(huì)放錯(cuò)卡了吧？

那 Excel 中有些什么防呆措施呢？

接下來(lái)就告訴你一些「防呆」小技巧。

??防呆技巧一

當(dāng)填表人選中單元格的時(shí)候，出現(xiàn)一個(gè)輸入信息提醒。

如果下次再看到錯(cuò)誤格式的日期，就可以理直氣壯地問(wèn)：

「您有沒(méi)有看到這個(gè)黃色標(biāo)簽提醒呢？」

??防呆技巧二

不要讓他自己天馬行空地填寫(xiě)，而是讓他選！

打不對(duì)字就算了，點(diǎn)幾下鼠標(biāo)而已，總不會(huì)再錯(cuò)吧？

??防呆技巧三

如果他非得要自己填，一旦不符合我們的填寫(xiě)要求，就會(huì)彈出一個(gè)錯(cuò)誤提醒，不讓他繼續(xù)填寫(xiě)。

這個(gè)操作，應(yīng)該能把大部分奇奇怪怪的數(shù)據(jù)擋在人事部門(mén)外了吧？

前面三個(gè)防呆操作看起來(lái)非常的高大上，對(duì)吧？

但其實(shí)只用了一個(gè) Excel 功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，叫做「數(shù)據(jù)驗(yàn)證」（數(shù)據(jù)有效性）。

??防呆技巧四

只開(kāi)放需要填表人填寫(xiě)的單元格區(qū)域，讓他們填寫(xiě)數(shù)據(jù)。

其它地方，不能動(dòng)！想插入行或列，沒(méi)門(mén)！

想改我表頭，你選不了！

這個(gè)防呆操作用到的是 Excel 中的「保護(hù)工作表」功能。

通過(guò)這個(gè)「保護(hù)」功能組，就可以讓填表人不能再擅自更改表的結(jié)構(gòu)，只能在允許編輯的區(qū)域內(nèi)活動(dòng)。

具體能允許做什么活動(dòng)呢，就看你自己愿意給他多大的操作空間啦~

好啦~這四招防呆技巧，如果我們都提前設(shè)計(jì)好了，相信沒(méi)有人能在輸入信息的時(shí)候?yàn)樗麨榱税桑?/p>

學(xué)到了，記得關(guān)注轉(zhuǎn)發(fā)點(diǎn)贊三連哦！