一個(gè)公司內(nèi)部，從開發(fā)人員手冊(cè)到客戶信息和項(xiàng)目詳細(xì)資料，有許多內(nèi)容需要被創(chuàng)建、組織、維護(hù)和提供給員工。

而建立一個(gè)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)便是實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的最有效方法之一。

但在選擇適合企業(yè)知識(shí)庫(kù)需求的文檔工具時(shí)，你需要考慮哪些關(guān)鍵功能呢？

在本文中，我們將為你解答這個(gè)問(wèn)題，并指引你選擇正確的文檔工具來(lái)滿足你的內(nèi)部知識(shí)庫(kù)需求。

1、 可以進(jìn)行搜索和訪問(wèn)

如果你的知識(shí)庫(kù)擁有著全面的、詳細(xì)的的一流內(nèi)容，但卻沒(méi)有合適的方式讓這些內(nèi)容被用戶找到，那么這些工作都是徒勞的。如果你的員工在工作中遇到問(wèn)題，他應(yīng)該沒(méi)有那么多的時(shí)間花費(fèi)在翻找知識(shí)庫(kù)內(nèi)容上面，那么你所建立的知識(shí)庫(kù)久而久之也會(huì)變成”擺設(shè)“。

如圖，以HelpLook為例，擁有搜索引擎的知識(shí)庫(kù)工具，可以幫助用戶快速定位并獲取他們需要的準(zhǔn)確答案。用戶可以通過(guò)關(guān)鍵詞搜索來(lái)快速找到相關(guān)的知識(shí)庫(kù)文章，節(jié)省了他們?yōu)g覽大量文檔的時(shí)間和精力。

2、 評(píng)估界面的友好程度

知識(shí)庫(kù)界面應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了，使用戶能夠輕松導(dǎo)航和瀏覽知識(shí)庫(kù)內(nèi)容。清晰的菜單和導(dǎo)航結(jié)構(gòu)可以幫助用戶快速找到所需的信息。

同時(shí)應(yīng)該具備響應(yīng)式設(shè)計(jì)，以適應(yīng)不同設(shè)備的屏幕尺寸和分辨率。這樣，用戶無(wú)論是在桌面電腦、平板電腦還是手機(jī)上訪問(wèn)知識(shí)庫(kù)，都能獲得良好的用戶體驗(yàn)。

3、 能夠進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限的控制

如果你希望向客戶提供訪問(wèn)知識(shí)庫(kù)的權(quán)限，你可以設(shè)置客戶訪問(wèn)權(quán)限。這允許你控制哪些客戶可以訪問(wèn)知識(shí)庫(kù)內(nèi)容，并且可以限制他們的訪問(wèn)范圍和權(quán)限。

知識(shí)庫(kù)應(yīng)該支持角色和權(quán)限管理功能，以便管理員可以分配不同的角色給用戶，并為每個(gè)角色定義特定的權(quán)限級(jí)別。例如，管理員角色可以編輯和發(fā)布內(nèi)容，而普通用戶只能查看內(nèi)容。

通過(guò)有效地控制訪問(wèn)權(quán)限，可以確保知識(shí)庫(kù)內(nèi)容只對(duì)授權(quán)用戶可見，保護(hù)敏感信息，維護(hù)數(shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性，并提供個(gè)性化的訪問(wèn)體驗(yàn)。

4、 支持團(tuán)隊(duì)協(xié)作

團(tuán)隊(duì)協(xié)作有兩大優(yōu)點(diǎn)：

提高團(tuán)隊(duì)效率。通過(guò)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，團(tuán)隊(duì)成員可以在知識(shí)庫(kù)中共同創(chuàng)建和維護(hù)內(nèi)容，避免重復(fù)勞動(dòng)。團(tuán)隊(duì)成員可以共同編輯和更新文章、文檔和指南，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和最新性。

項(xiàng)目協(xié)同。知識(shí)庫(kù)支持團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目中的協(xié)同工作。團(tuán)隊(duì)成員可以在知識(shí)庫(kù)中創(chuàng)建項(xiàng)目文檔、計(jì)劃和進(jìn)度，并共同追蹤項(xiàng)目的進(jìn)展。這促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)的協(xié)同和合作，提高了項(xiàng)目的成功率。

5、 確保能夠及時(shí)更新文檔

過(guò)時(shí)的文檔很快就會(huì)失去其價(jià)值。如果內(nèi)容過(guò)時(shí)或與當(dāng)前需求不相關(guān)，它們將迅速積累，并可能成為一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題。

因此，你所使用的知識(shí)庫(kù)工具能夠支持你定期更新知識(shí)庫(kù)是至關(guān)重要的。通過(guò)及時(shí)審查和更新文章、指南和文檔，您可以確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。這不僅可以幫助用戶找到最新和最準(zhǔn)確的信息，還可以提高他們對(duì)您知識(shí)庫(kù)的信任和滿意度。

定期更新還有助于保持知識(shí)庫(kù)的整潔和易于瀏覽。通過(guò)刪除過(guò)時(shí)和不必要的內(nèi)容，您可以減少信息的混亂，并使用戶更容易找到他們需要的信息。

6、 集成功能

知識(shí)庫(kù)的集成能夠與其他系統(tǒng)的內(nèi)容進(jìn)行無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交流。例如，你可以將你的知識(shí)庫(kù)與其他分公司、分部門等知識(shí)庫(kù)進(jìn)行集成，或是嵌入其他插件功能，從而提供更全面的信息資源和無(wú)縫的工作流程。這樣，員工和客戶可以在他們已經(jīng)熟悉和使用的工具中訪問(wèn)更多內(nèi)容。

總結(jié)

正如我們?cè)诒疚闹杏懻摰?，在為你的企業(yè)選擇最佳的內(nèi)部知識(shí)庫(kù)軟件時(shí)需要考慮這幾個(gè)因素。選擇正確的內(nèi)部知識(shí)庫(kù)軟件可以顯著提高你的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的生產(chǎn)力和效率。

當(dāng)您選擇正確的知識(shí)庫(kù)軟件時(shí)，您的企業(yè)能夠高效地管理和利用信息，并在競(jìng)爭(zhēng)中保持領(lǐng)先地位。

通過(guò)市面上的知識(shí)庫(kù)軟件，小編認(rèn)為HelpLook是一款不錯(cuò)的知識(shí)管理工具，簡(jiǎn)單操作易上手，幾分鐘便可免費(fèi)輕松搭建一個(gè)企業(yè)知識(shí)庫(kù)，并且擁有以上所提到的全部必備功能：

●?AI集成，關(guān)聯(lián)站點(diǎn)

●?AI智能搜索回答

●?支持團(tuán)隊(duì)協(xié)作

●?實(shí)時(shí)更新文章

●?知識(shí)庫(kù)訪問(wèn)/管理權(quán)限

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