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excel拆分合并技巧：將工作表合并成總表的方法

2019-11-14 11:57 作者:IT部落窩教育 0人讀過 | 我要投稿

編按：哈嘍，大家好！在上篇文章中我們給大家介紹了4種拆分工作表的方法，分別是函數(shù)、透視表、高級(jí)篩選、VBA，不知道小伙伴們學(xué)習(xí)得咋樣了？今天我們將學(xué)習(xí)合并工作表的三種方法，趕緊來看看吧?。ㄓ捎诤喜⒐ぷ鞅淼牡谝环N方法函數(shù)法，涉及的函數(shù)的應(yīng)用相對(duì)復(fù)雜，在函數(shù)方面比較薄弱的同學(xué)，可以先看第二、三種方法，再繼續(xù)學(xué)習(xí)第一種~）

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【前言】?

在上篇文章中，對(duì)于總表拆分為分表的操作一共給大家分享了四種方法，建議同學(xué)們一定要勤加練習(xí)，才能熟能生巧。既然說了拆分，那么就沒有道理不說“合并”。同樣的，在日常工作中，合并各個(gè)分表到總表，也是經(jīng)常會(huì)遇到的。

一、各個(gè)分表合并到總表——函數(shù)流

既然在“拆分”工作表的時(shí)候，我們使用了函數(shù)的方式，那么就來再感受一下“合并”工作表的函數(shù)方式吧！依然使用之前的分表作為我們合并工作表的數(shù)據(jù)源。

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步驟1：利用名稱管理器把工作表名稱建立為內(nèi)存數(shù)組。按CTRL+F3，在彈出的“名稱管理器”窗口中，點(diǎn)擊“新建”，參照下圖進(jìn)行設(shè)置：

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函數(shù)：=GET.WORKBOOK(1)&T(NOW())?

利用宏表函數(shù)“GET.WORKBOOK(1)”，得到工作薄內(nèi)所有工作表名稱，并形成一個(gè)內(nèi)存數(shù)組，把這個(gè)內(nèi)存數(shù)組命名為“SHNAME”。T(NOW())是利用NOW函數(shù)的易失性，可以使宏表函數(shù)“GET.WORKBOOK(1)”自動(dòng)更新。因?yàn)镹OW函數(shù)返回的是時(shí)間格式的數(shù)值，T函數(shù)可以將數(shù)值轉(zhuǎn)換為空，而時(shí)間日期是特殊的數(shù)值，所以T(NOW())的結(jié)構(gòu)將返回空文本“”，這樣返回值的內(nèi)容就是工作表名稱了（注意這里有坑，下面填坑）。?

步驟2：新建一個(gè)空白工作表，命名為“匯總”，在《匯總》工作表的A1單元格中輸入“工作表”，在B1:K1區(qū)域復(fù)制粘貼分表的表頭字段，在A2單元格輸入函數(shù)：?

=MID(INDEX(SHNAME,INT((ROW(A1)-1)/15)+1),FIND("]",INDEX(SHNAME,INT((ROW(A1)-1)/15)+1))+1,99)。如下圖：?

【函數(shù)解析】

這個(gè)嵌套函數(shù)的解析，要從上面提到的“坑”開始說起，GET.WORKBOOK（1）提取后的返回值是：[工作薄名稱]工作表名稱，這樣的格式。如果我們只需要提取工作表名稱，就要使用文本處理函數(shù)MID來提?。ó?dāng)然也可以用RIGHT函數(shù)，大家可以自己試一下），通過FIND函數(shù)找到“]”的起始位置再加1，就是工作表名稱的起始位置，用99作為MID函數(shù)的第三參數(shù)，來確定提取的字符串長度（如果提取長度超出實(shí)際長度，默認(rèn)提取實(shí)際長度）。?

這部分的內(nèi)容，我們?cè)谥谱鱡xcel中的目錄的文章中，詳細(xì)講解過，具體可以點(diǎn)擊鏈接《用GET.WORKBOOK函數(shù)實(shí)現(xiàn)excel批量生成帶超鏈接目錄且自動(dòng)更新》，進(jìn)行學(xué)習(xí)。?

那么這個(gè)函數(shù)最難理解的部分來了：

INDEX(SHNAME,INT((ROW(A1)-1)/15)+1)?

SHNAME是什么？是我們剛才在名稱管理器中設(shè)置的自定義名稱。在名稱管理器中使用了提取工作表名稱的宏表函數(shù)后，那么就形成了一個(gè)內(nèi)存數(shù)組，數(shù)組的內(nèi)容是{分表1；分表2；分表3；匯總}四個(gè)內(nèi)容，再用INDEX函數(shù)分別提取某個(gè)位置的內(nèi)容（即提取出工作表名稱）。?

因?yàn)槊總€(gè)分表中的明細(xì)數(shù)據(jù)都不可能是只有一條記錄條，所以我們對(duì)于SHNAME中的工作表名稱也不應(yīng)該只提取一次，因此使用INT((ROW(A1)-1)/15)+1來確定我們引出分表名稱的次數(shù)。?

對(duì)于這個(gè)函數(shù)的理解，需要空間感和數(shù)學(xué)思維相結(jié)合：?

1：ROW(A1)=1,?INT((ROW(A1)-1)/15)+1 = INT(0/15)+1 = 0+1 =1

2：ROW(A2)=2,?INT((ROW(A2)-1)/15)+1 = INT(1/15)+1 = 0+1 =1

3：ROW(A3)=3,?INT((ROW(A3)-1)/15)+1 = INT(2/15)+1 = 0+1 =1

…

15：ROW(A15)=15,?INT((ROW(A15)-1)/15)+1 = INT(14/15)+1 = 0+1 =1

16：ROW(A16)=16,?INT((ROW(A16)-1)/15)+1 = INT(15/15)+1 = 1+1 =2

17：ROW(A17)=17,?INT((ROW(A17)-1)/15)+1 = INT(16/15)+1 = 1+1 =2

…

30：ROW(A30)=30,?INT((ROW(A30)-1)/15)+1 = INT(29/15)+1 = 1+1 =2

31：ROW(A31)=31,?INT((ROW(A31)-1)/15)+1 = INT(30/15)+1 = 2+1 =3

…

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大家可以看出來，當(dāng)行號(hào)減1等于我們?cè)O(shè)定的值“15”的時(shí)候，這個(gè)等式的值就會(huì)累加1?。這個(gè)15就是我們?cè)O(shè)定的最大引用記錄條的數(shù)值，算式就可以按這個(gè)數(shù)字，限定每個(gè)工作表名稱的引用次數(shù)。如果我們的各分表明細(xì)中最多的記錄條有6235行，那我們就設(shè)置這個(gè)值為INT((ROW(A1)-1)/6300)+1。?

步驟3：刪除錯(cuò)誤值和名為“匯總”的數(shù)據(jù)。?

步驟4：在B2單元格中，根據(jù)分表名稱，提取分表中對(duì)應(yīng)位置的數(shù)據(jù)，函數(shù)如下：?

=INDIRECT(CONCATENATE($A2,"!",ADDRESS(COUNTIF($A$2:$A2,$A2)+1,COLUMN(A2))))?

這三個(gè)函數(shù)其實(shí)都是常用函數(shù)，但是很多同學(xué)都不理解此時(shí)為什么用這三個(gè)函數(shù)來嵌套，我們來看看下圖，估計(jì)會(huì)對(duì)同學(xué)們有所幫助。?

B2單元格返回“《永達(dá)》表中的A2單元格”，如果直接引用的話，我們可以使用表達(dá)式“=永達(dá)!A2”。但是如果我們要?jiǎng)討B(tài)的引用這個(gè)工作表的其他單元格地址，就需要使用上述函數(shù)過程：?

第一階段——得到地址名：?

ADDRESS(COUNTIF($A$2:$A2,$A2)+1,COLUMN(A2))，利用工作表名稱出現(xiàn)的次數(shù)，使用COUNTIF函數(shù)得到{1,2,3,…,15}的行號(hào)，再加1，就能得到對(duì)應(yīng)目標(biāo)工作表的引用行號(hào)，再使用COLUMN函數(shù)得到對(duì)應(yīng)的列號(hào)。最后通過ADDRESS函數(shù)，返回行號(hào)列號(hào)確定的單元格地址。?

第二階段——確定此單元格地址，屬于哪個(gè)工作表：?

CONCATENATE($A2,"!",ADDRESS(COUNTIF($A$2:$A2,$A2)+1,COLUMN(A2)))，CONCATENATE函數(shù)是一個(gè)連接文本的函數(shù)，A2單元格是工作表名稱“永達(dá)”，所以此函數(shù)運(yùn)行后，就得到了“永達(dá)!A2”的字符串。?

第三階段——使字符串形成引用地址：

INDIRECT函數(shù)引用連接，并返回引用地址值的函數(shù)。用INDIRECT函數(shù)引用剛才的“永達(dá)!A2”字符串，得到對(duì)應(yīng)的單元格內(nèi)容。?

最后，將此函數(shù)向左填充、再向下填充，就可以得到我們各個(gè)分表的明細(xì)匯總了。?

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步驟5：因?yàn)槲覀兪褂昧撕瓯砗瘮?shù)，所以保存時(shí)，我們要另存為.XLSM格式的文件。

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【小結(jié)】?

從上圖中我們不難看出，如果對(duì)應(yīng)的分表數(shù)據(jù)沒有15行的時(shí)候，那么就會(huì)顯示0；而如果對(duì)應(yīng)的分表數(shù)據(jù)超出設(shè)定的15行，那么數(shù)據(jù)就會(huì)引出不全。?

所以我們既要考慮最大行數(shù)的設(shè)定，做出匯總表后，還要篩選出為0的行進(jìn)行刪除，這樣就會(huì)給我們后續(xù)的工作增加很多操作的步驟。

二、各個(gè)分表合并到總表——PQ流

PQ是什么？PQ是POWER QUERY的縮寫（以下簡稱PQ），是EXCEL中一個(gè)查詢模塊，對(duì)于不是像作者這樣需要寫文章、寫教程的同學(xué)來說，咱們不用知道它的各種解釋，只要知道它的功能即可。就像工作表函數(shù)，我們知道IF、SUM如何使用就行，沒有必要知道這些內(nèi)置函數(shù)存儲(chǔ)在EXCEL的什么位置。?

在EXCEL2016中PQ是自帶的，如下圖：?