前段時(shí)間《自然》雜志進(jìn)行了一項(xiàng)針對(duì)“更傾向線(xiàn)上辦會(huì)還是線(xiàn)下辦會(huì)”這一問(wèn)題的調(diào)查，調(diào)查對(duì)象是900多名學(xué)者，結(jié)果顯示74%的調(diào)查對(duì)象支持線(xiàn)上會(huì)議，而支持線(xiàn)上會(huì)議的主要原因并不是因?yàn)榉乐挂咔閭鞑?，而是因?yàn)檫@樣“更省事省錢(qián)”。

線(xiàn)上會(huì)議究竟能多省錢(qián)？咱們不妨來(lái)算算看。

快會(huì)務(wù) 智能會(huì)議管理系統(tǒng)

線(xiàn)下會(huì)議費(fèi)用盤(pán)點(diǎn)

線(xiàn)下會(huì)議做預(yù)算一般包括場(chǎng)地、交通、住宿、餐飲、嘉賓和其它六大模塊。

場(chǎng)地費(fèi)用

場(chǎng)地費(fèi)用包括場(chǎng)地租金、場(chǎng)地布置費(fèi)用和會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用等。

場(chǎng)地租金比較好理解，通常與場(chǎng)地檔次、所處位置、場(chǎng)地面積、附帶設(shè)備等因素相關(guān)。

場(chǎng)地布置費(fèi)用，比如會(huì)議背景板設(shè)計(jì)制作、燈光、舞臺(tái)、紅毯、布景、花籃花束、展架、條幅等。

會(huì)議設(shè)備租賃費(fèi)用，主要指LED屏、投屏幕布、音響設(shè)備、投影儀、攝錄設(shè)備等硬件設(shè)備的費(fèi)用。

交通費(fèi)用

交通費(fèi)用包括會(huì)議籌備期和執(zhí)行期各種會(huì)務(wù)交通費(fèi)用和參會(huì)者出發(fā)地至?xí)h地點(diǎn)的往返交通費(fèi)用。會(huì)議籌備期和執(zhí)行期的會(huì)務(wù)交通費(fèi)用要考慮會(huì)議場(chǎng)地、住宿地點(diǎn)、餐飲地點(diǎn)及其它會(huì)議環(huán)節(jié)相關(guān)地點(diǎn)間的交通費(fèi)用，以及會(huì)議物資運(yùn)輸費(fèi)用等。

交通費(fèi)用可能部分由會(huì)議組織方承擔(dān)，參會(huì)人往返會(huì)議地點(diǎn)交通由參會(huì)人自理，也可能全部由會(huì)議主辦方承擔(dān)。無(wú)論哪種情況，所有交通費(fèi)用都應(yīng)視為因線(xiàn)下會(huì)議而產(chǎn)生的一大筆花銷(xiāo)。

住宿費(fèi)用

住宿費(fèi)用一般包括會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、工作人員和參會(huì)者的住宿費(fèi)用。與交通費(fèi)用相同，住宿費(fèi)用無(wú)論由哪方承擔(dān)，也都是由會(huì)議產(chǎn)生的花銷(xiāo)。

餐飲費(fèi)用

相對(duì)于交通和住宿，餐飲費(fèi)用相對(duì)復(fù)雜一點(diǎn)。一般視會(huì)議規(guī)模會(huì)考慮早、中、晚三餐，以及會(huì)中茶歇，有些會(huì)議還需要考慮酒會(huì)、特別晚宴、服務(wù)費(fèi)等費(fèi)用。

嘉賓費(fèi)用

會(huì)議嘉賓的出席、演講、講課費(fèi)用也要考慮到，有時(shí)還會(huì)涉及嘉賓助理或陪同人員的相關(guān)費(fèi)用。

其它費(fèi)用

其它費(fèi)用一般指一些機(jī)動(dòng)性較強(qiáng)的費(fèi)用，比如宣傳費(fèi)、廣告費(fèi)、媒體車(chē)馬費(fèi)、軟件服務(wù)費(fèi)、安保費(fèi)、表演邀請(qǐng)、禮儀聘請(qǐng)、翻譯費(fèi)、速記費(fèi)等。一些會(huì)議也會(huì)把其中較重要、費(fèi)用占比較高的預(yù)算項(xiàng)目單列出來(lái)

線(xiàn)上會(huì)議能有多省錢(qián)

這筆賬就很好算了，一張表就可以一目了然。

從上表不難看出，純線(xiàn)上會(huì)議相較線(xiàn)下會(huì)議可以大幅降低會(huì)議預(yù)算，這是毋庸置疑的，而且這只是在資金方面的投入，還沒(méi)有算上線(xiàn)上會(huì)議節(jié)省的時(shí)間、人力等成本。

當(dāng)然，純線(xiàn)上會(huì)議也不能完全代替線(xiàn)下會(huì)議，因?yàn)榫€(xiàn)下會(huì)議帶來(lái)的互動(dòng)感和參與感是純線(xiàn)上會(huì)議在目前的科技水平下還沒(méi)有辦法比擬的，或者說(shuō)從會(huì)議效果來(lái)說(shuō)線(xiàn)下會(huì)議還是無(wú)可取代的。因此，當(dāng)前的最優(yōu)方案是將線(xiàn)下會(huì)議的部分功能搬到線(xiàn)上，通過(guò)“線(xiàn)上+線(xiàn)下”的方式使會(huì)議更高效、更具性?xún)r(jià)比。

線(xiàn)上+線(xiàn)下會(huì)議更具性?xún)r(jià)比的會(huì)議方案

1. 巧用線(xiàn)上第二會(huì)場(chǎng)，減少不必要的差旅與場(chǎng)地花銷(xiāo)

在線(xiàn)下會(huì)場(chǎng)之外增加線(xiàn)上直播，可以是線(xiàn)下會(huì)議的同步直播，也可以針對(duì)某些專(zhuān)題開(kāi)設(shè)直播分會(huì)場(chǎng)，讓參會(huì)者可以根據(jù)實(shí)際需求選擇線(xiàn)上參會(huì)還是線(xiàn)下參會(huì)。這樣既可以擴(kuò)大會(huì)議影響力，也可以使會(huì)議形式更靈活多元，更可以在保證會(huì)議效果的前提下節(jié)省一大筆場(chǎng)地和差旅經(jīng)費(fèi)。

2. 借助新媒體傳播，低成本宣傳，受眾更精準(zhǔn)

參會(huì)者的朋友、微信群往往就是非常精準(zhǔn)的私域流量池，如果能夠策劃一些有獎(jiǎng)分享會(huì)議信息的活動(dòng)，常常能取得比傳統(tǒng)媒體宣傳更好的效果。比如快會(huì)務(wù)的社交分享功能，就可以把會(huì)議信息一鍵分享到企業(yè)微信、微信、朋友圈等多個(gè)分享渠道。

3. 會(huì)議資料電子化更環(huán)保，還能從細(xì)處控制預(yù)算

會(huì)議資料怎么發(fā)？還是印一堆花花綠綠的紙質(zhì)資料裝在手提袋里分發(fā)給參會(huì)人嗎？這種方式真是既不時(shí)尚也不環(huán)保還費(fèi)錢(qián)。現(xiàn)在都在提倡低碳辦會(huì)、無(wú)紙化辦會(huì)了，把會(huì)議資料放到線(xiàn)上，按需下載才是會(huì)議資料的正確打開(kāi)方式。快會(huì)務(wù)的會(huì)議資料分發(fā)功能，支持上傳所有會(huì)議相關(guān)資料，可以設(shè)置資料查看權(quán)限，而且上傳資料沒(méi)有格式限制。參會(huì)人通過(guò)小程序就可以直接瀏覽和下載資料，非常方便。

4. 用線(xiàn)上互動(dòng)游戲代替演出，互動(dòng)性更強(qiáng)氛圍更熱烈

會(huì)議間隙想安排點(diǎn)放松項(xiàng)目，過(guò)去常常會(huì)安排個(gè)小表演，比如電子提琴或水鼓表演。不過(guò)看得多了，又膩又俗套。不如利用快會(huì)務(wù)的線(xiàn)上互動(dòng)功能，安排個(gè)全場(chǎng)互動(dòng)項(xiàng)目，參與感更強(qiáng)，現(xiàn)場(chǎng)氛圍也更熱烈。快會(huì)務(wù)擁有3D簽到墻、留言墻、創(chuàng)意抽獎(jiǎng)、投票評(píng)選、對(duì)戰(zhàn)拔河等數(shù)十種互動(dòng)功能，科技感十足，儀式感滿(mǎn)滿(mǎn)，可以滿(mǎn)足會(huì)議主辦方對(duì)放松環(huán)節(jié)的所有期待，還能省下一筆請(qǐng)演員的錢(qián)。

想擁有線(xiàn)下會(huì)議的效果，又想像線(xiàn)上會(huì)議一樣省錢(qián)省力，不妨試試快會(huì)務(wù)，專(zhuān)業(yè)的會(huì)議服務(wù)團(tuán)隊(duì)助您實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上線(xiàn)下完美結(jié)合，用更少的預(yù)算實(shí)現(xiàn)更精彩的會(huì)議效果，何樂(lè)而不為呢？

快會(huì)務(wù)為主辦方提供在智能會(huì)議管理系統(tǒng)，提供從基于平臺(tái)內(nèi)部的內(nèi)容運(yùn)營(yíng)、到體系化的線(xiàn)上營(yíng)銷(xiāo)以及總結(jié)報(bào)告等一站式服務(wù)。

如果您準(zhǔn)備著手布局智能會(huì)議，快會(huì)務(wù)可以提供支持。

快會(huì)務(wù)智能會(huì)議管理系統(tǒng)，結(jié)合宣傳微站、線(xiàn)上展覽、票務(wù)管理、直播互動(dòng)等核心功能，集展示、引流、互動(dòng)為一體，幫助主辦方提升運(yùn)營(yíng)效率、加速數(shù)據(jù)協(xié)同、加強(qiáng)服務(wù)體驗(yàn)和組織競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)會(huì)展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。