從傳統(tǒng)辦公到虛擬辦公，你以為只要開開視頻會議，群里發(fā)發(fā)消息就夠了？
從傳統(tǒng)辦公到虛擬辦公究竟有何不同？
作者：冷蕓
大家好，歡迎大家來到冷蕓時(shí)尚直播間（直播回放可在知乎“冷蕓時(shí)尚博士”直播間找到）。今天我們的主題是從實(shí)體辦公轉(zhuǎn)成虛擬辦公究竟有何不同？
疫情之下，讓大多數(shù)公司不得不轉(zhuǎn)入居家線上辦公。很多企業(yè)與同事都會反應(yīng)工作效率降低，其中尤其是溝通效率很低效。
事實(shí)上，我們的辦公方式正在發(fā)生變革，而這個(gè)變革，不僅僅是形式上的變化，其背后是管理理念、方式與系統(tǒng)性的變革。
企業(yè)首要目標(biāo)：從追求規(guī)模轉(zhuǎn)向追求效率
如大家所見，疫情之下，盈利對于企業(yè)變得更為艱難（疫情之前這種艱難就已經(jīng)初現(xiàn)，特別是對零售業(yè)）。在市場條件好的時(shí)候，大家都追求快速擴(kuò)張，追求規(guī)模效應(yīng)。疫情之下，這種規(guī)模性擴(kuò)張無法得到有效執(zhí)行，但企業(yè)依然要賺錢，怎么辦？
通常，當(dāng)企業(yè)想賺更多的錢的時(shí)候，他們要么通過規(guī)模效應(yīng)，要么，提高售價(jià)。但今天人們的消費(fèi)意愿已經(jīng)落入低點(diǎn)，也就是說，通過提高產(chǎn)品售價(jià)來提高利潤已經(jīng)不太可行。而與此同時(shí)，所有開支、成本又在提高時(shí)，企業(yè)又該如何賺錢呢？
答案只有一個(gè)：改善效率。
我們以賣衣服為例。
假如企業(yè)一件衣服的售價(jià)是100元，原本進(jìn)貨價(jià)是40元，你原本賺60元的毛利（售價(jià)-進(jìn)貨價(jià)）。假設(shè)這款衣服原本企業(yè)投資金額是100件也就是4000元。如果這100件都賣掉了，那么企業(yè)可以賺6000元毛利。
但今天因?yàn)樵牧隙荚跐q價(jià)，假如進(jìn)貨價(jià)漲到了60元，而售價(jià)依然只能賣100元，則企業(yè)1件衣服毛利只能賺40元。假設(shè)企業(yè)投資金額不變，依然手頭上只有4000元來進(jìn)貨，那么4000/60=67件。這67件即使全部賣掉了，也只有67（件）*40（元，毛利）=2680元。這個(gè)毛利遠(yuǎn)低于原來的6000元毛利。
同樣投資了4000元，原本可以賺6000元的毛利，現(xiàn)在變成了2680元的毛利，企業(yè)的利潤就是這樣降低了。但如果我們還想賺到原來的6000元毛利，有方法嗎？
答案是：有，即提高產(chǎn)品的周轉(zhuǎn)效率（也是現(xiàn)金周轉(zhuǎn)效率）
原本是用4000元，1年賣了100件，賺了6000元毛利；現(xiàn)在則需要用4000元，爭取6個(gè)月能賣掉所能采購的67件，賺2680元；把賺回來的錢再去進(jìn)貨，比如2680元/60元=44件（毛利則是44*40=1760），爭取3個(gè)月賣掉，這時(shí)賣的數(shù)量已經(jīng)超過原本的100件，但是毛利還沒有到原來的6000元。那么就再繼續(xù)拿賺回來的錢進(jìn)貨，再銷售.....
也就是用同樣的投資資金，但是加速產(chǎn)品銷售的周轉(zhuǎn)，用這種效率方式來維持業(yè)績。
再以人效為例（企業(yè)年銷售收入/企業(yè)年平均在冊員工數(shù)量），假如原來企業(yè)平均一個(gè)員工只能為公司賺50萬元，現(xiàn)在也許需要提高到80萬。
最后再以存貨庫存周轉(zhuǎn)效率為例（年期末庫存采購金額/月平均銷售（采購金額）），原本1年存貨庫存周轉(zhuǎn)效率為4次，現(xiàn)在也許要提高到5-6次。
因此，效率，對于企業(yè)來說將越來越重要。
而效率，也是虛擬辦公要重點(diǎn)解決的問題，因?yàn)楝F(xiàn)在的虛擬辦公其實(shí)普遍降低了大家的工作效率。而如果虛擬辦公想解決效率問題，就必須從以下幾點(diǎn)入手解決：
企業(yè)文化：透明
這對于原本就相對透明的互聯(lián)網(wǎng)公司不是問題，但對于傳統(tǒng)企業(yè)則就有很多問題。
我們國內(nèi)傳統(tǒng)企業(yè)的文化相對互聯(lián)網(wǎng)公司比較封閉。這種封閉主要由兩種原因造成。一種是主觀的，比如領(lǐng)導(dǎo)本身不太開放，喜歡將很多信息（即使是非機(jī)密型信息）也封閉在“自己信任的小圈子”里。其次，也因?yàn)槲覀兊谋就廖幕械牡燃売^念，導(dǎo)致下面的人也從不會主動(dòng)問企業(yè)相關(guān)的許多問題。
一個(gè)不透明的企業(yè)文化，必然不會高效作業(yè)，因?yàn)樗澈蟮臏贤ǔ杀咎撸ǖ燃売^念嚴(yán)重導(dǎo)致信息必須被一層傳遞一層，信息傳遞層次越多，溝通信息準(zhǔn)確度越低，溝通時(shí)間越長）。溝通低效的企業(yè)，工作效率一定也很低效。
辦公形式轉(zhuǎn)向線上之后，大家會發(fā)現(xiàn)溝通效率更低了。原本抬頭就可以對話的同事，現(xiàn)在要群里AT對方，或者打電話。但對方不一定總能秒回。
因此，如果企業(yè)轉(zhuǎn)向虛擬辦公希望保持高效狀態(tài)，則首先需要改善自己的企業(yè)文化。
企業(yè)文化：信任與授權(quán)
虛擬辦公的高效還有賴于授權(quán)與信任。傳統(tǒng)時(shí)代的一層層審核已經(jīng)無法適應(yīng)虛擬辦公形式。文件可以在線審核（但也需要額外的時(shí)間），但是工作中總有些內(nèi)容無法以文件形式呈現(xiàn)。比如，產(chǎn)品質(zhì)量審核。
在一些現(xiàn)代化工廠，管理者可以通過現(xiàn)場機(jī)器人的協(xié)助來遠(yuǎn)程審核產(chǎn)品。但是畢竟還有很多企業(yè)沒有這個(gè)條件。拍照與視頻雖然也是一種方式，但畢竟很麻煩，不太可能大事小事都這樣報(bào)告。那也會降低效率。
因此企業(yè)逐步學(xué)會信任與授權(quán)也很重要。當(dāng)然，這點(diǎn)在我們國內(nèi)是比較困難的。但依賴于科學(xué)的管理制度，以及透明的企業(yè)文化，做到這點(diǎn)其實(shí)也是有方法的。
比如，我曾經(jīng)有個(gè)學(xué)員告訴我，他是一家企業(yè)的老板，每天花費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間審批財(cái)務(wù)單據(jù)，但其實(shí)很多單據(jù)只有幾十幾百元，對于這些小金額，他根本沒時(shí)間看內(nèi)容就會批掉。
“既然如此，為什么不找一個(gè)你信任的老員工來審批這些小單子？”既節(jié)省了個(gè)人時(shí)間，也讓員工找到被信任的感受？
組織架構(gòu)調(diào)整
在數(shù)字化的時(shí)代，虛擬辦公本就是數(shù)字化辦公的一種主要的形式。而這種辦公形式對組織架構(gòu)也會提出新要求。
我們傳統(tǒng)的組織架構(gòu)都是金字塔式，而這并不適合虛擬工作方式。
虛擬辦公首先需要的是虛擬組織。
虛擬組織是什么意思？在傳統(tǒng)時(shí)代，當(dāng)我們談“組織架構(gòu)”的時(shí)候，往往指的是一家公司的全職員工。比如公司有100個(gè)人是全職員工，這樣的全職員工團(tuán)隊(duì)的組織架構(gòu)是怎樣？
但是今天的虛擬架構(gòu)也包括了圍繞著企業(yè)的外部資源。比如：外部顧問、合作伙伴、顧客與兼職員工。比如，今天企業(yè)請KOC(顧客中的意見領(lǐng)袖）來為自己代言（銷售）產(chǎn)品，也可以被視為一種虛擬組織的形式。
未來公司的全職員工會遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于兼職員工。只要是能夠被分割出去的工作量，都可以請兼職員工做。大家可以想象一種好像滴滴模式或者今天騎手模式的“人才共享中心”。零工、散工會更多。需要找工作的人去人才共享中心找工作，通過人才共享中心獲得報(bào)酬。企業(yè)用工形式會更加靈活，個(gè)人工作同時(shí)也會變得更為靈活。
少數(shù)的公司全職員工主要做以下的工作：
負(fù)責(zé)核心技術(shù)。核心技術(shù)必須是公司自有的。
其次是負(fù)責(zé)核心業(yè)務(wù)的人。他們主要是企業(yè)面對的重要的客戶資源和社會資源。
最后是協(xié)調(diào)外部資源的人。比如，專門協(xié)調(diào)兼職人員的人。
像現(xiàn)在很多企業(yè)做的新媒體公眾號排版、視頻剪輯都可以通過兼職完成。
“虛擬組織”的第二層含義也指隨著遠(yuǎn)程辦公的流行，員工之間可能彼此都不在一個(gè)空間，完全靠在線溝通的團(tuán)隊(duì)。像我們冷蕓時(shí)尚圈，包括我的助手團(tuán)隊(duì)，我們是一個(gè)純粹的“虛擬組織”。
數(shù)字化時(shí)代的組織，還有一個(gè)特征，就是高敏捷度。組織結(jié)構(gòu)本身是靈活的，是隨著不同階段企業(yè)任務(wù)不同而改變的。一個(gè)比較典型的方法是將任務(wù)項(xiàng)目化，以項(xiàng)目組形式來應(yīng)對企業(yè)一個(gè)個(gè)難題。
舉例來說，傳統(tǒng)時(shí)代，HR專門負(fù)責(zé)招聘，財(cái)務(wù)專門負(fù)責(zé)做賬，銷售專門負(fù)責(zé)銷售，倉庫專門負(fù)責(zé)發(fā)貨。
假如今天企業(yè)有一個(gè)艱巨的任務(wù)：清倉，以換取現(xiàn)金。
那么這個(gè)時(shí)候應(yīng)該立刻成立一個(gè)‘清倉’項(xiàng)目組。比如，由某個(gè)最資深的銷售負(fù)責(zé)帶隊(duì)，同時(shí)組織項(xiàng)目成員（也許是公司全體成員），他們可以來自HR，財(cái)務(wù)，倉庫，總之，誰能夠?yàn)檫@個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生貢獻(xiàn)，誰就會獲得更高的傭金提成。
這個(gè)時(shí)候，HR不僅僅是做招聘的了，TA也可以成為其他項(xiàng)目組的成員。
這點(diǎn)對于HR的工作也一樣。
如果招聘是今天HR的工作難點(diǎn)，那么TA可以把招聘作為項(xiàng)目任務(wù)，組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，從公司內(nèi)部組織一批能幫TA解決招聘問題的人。當(dāng)然，重點(diǎn)是：每一個(gè)項(xiàng)目都必須給與參與者一定的利益，這部分利益是獨(dú)立于TA本職工作收入的。
員工薪資與績效評估方式的改變
我們現(xiàn)在傳統(tǒng)的辦公方式，以及我們現(xiàn)在勞動(dòng)合同的簽訂主要按照勞動(dòng)時(shí)間來評估。但是如大家所見，虛擬辦公以后，繼續(xù)按照勞動(dòng)時(shí)間來評估薪資與績效就變得不太可行。我知道有一些公司會要求員工在家里辦公的時(shí)候，把自己的電腦攝像頭打開。但我想大部分人都不愿意接受，因?yàn)楫吘故蔷蛹噎h(huán)境，涉及隱私問題。對于以電腦作業(yè)為主的
所以我相信未來隨著居家辦公成為主流，更多的公司會用工作成果而不是工作時(shí)間來評估員工的薪資與績效。當(dāng)然企業(yè)需要為員工提供基本的工資保障，保障其基本生活不會受影響。在此基礎(chǔ)上再以工作成果來評估其他收入。員工如果要獲得更高收入，就需要按照用工作成果來換取收入。
使用在線辦公軟件，學(xué)會共享文件、協(xié)作作業(yè)
在線辦公軟件是專門針對遠(yuǎn)程辦公而開發(fā)的。釘釘、飛書、企業(yè)微信都屬于這類軟件。但我發(fā)現(xiàn)很多人在用這些軟件的同時(shí)并沒有充分使用里面的功能，大多數(shù)人只是在用這些群溝通信息而已。
其實(shí)在線辦公軟件有個(gè)重要的設(shè)計(jì)便是：共享。
共享日歷、共享文件、共享文件夾、共享項(xiàng)目（任務(wù)）管理等等。也就是將自己的工作內(nèi)容、時(shí)間表開放給同事（也是“透明”文化的一種表現(xiàn)）。
以開會為例。
原本開會，群里要AT所有人，有的人會說自己沒空，有的人說要出差，就是協(xié)調(diào)個(gè)會議時(shí)間都要老半天。
每個(gè)同事都做一個(gè)自己的工作日歷，并共享給有關(guān)同事，你的同事只要預(yù)定你日歷有空的時(shí)間開會即可。根本不需要再每個(gè)人問一遍“你何時(shí)有空？”
流程與標(biāo)準(zhǔn)的線上化
流程與標(biāo)準(zhǔn)也是傳統(tǒng)企業(yè)的問題之一，特別是中小企業(yè)原本就沒有成文的流程與標(biāo)準(zhǔn)，更不要談流程與標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)致程度。這種企業(yè)賺到線上必定是手忙腳亂的。要保證線上辦公的效率，流程與標(biāo)準(zhǔn)需要更加細(xì)化。也許以前一個(gè)線下流程是10個(gè)動(dòng)作完成的，現(xiàn)在也許需要細(xì)化到20個(gè)動(dòng)作。
以項(xiàng)目管理為例。假如原本審核樣衣的流程是：助手CALL個(gè)會議，和每個(gè)人在群里確定會議時(shí)間。到了時(shí)間，大家在某個(gè)會議室開會討論。這個(gè)討論可能有時(shí)會長達(dá)1天。會議最終需要提交產(chǎn)品評估表交給相關(guān)同事。
在線下，這件事也許不需要文書流程，大家都知道怎么進(jìn)行。
到了線上，肯定不能這么干！最起碼，線上開一天視頻會議，大概率人就會很疲勞。
線上流程就需要改為：
助手通過查看所有人的共享日歷直接確定會議時(shí)間；
助手具體確認(rèn)有多少款衣服需要審核。比如100款，需要分2次會議進(jìn)行；
誰拿著樣衣，誰就需要將樣衣穿在人體上拍照（也許是自己，也許是家人做模特兒），而且需要360度拍攝，或者拍攝視頻（制定拍攝標(biāo)準(zhǔn)），并做成共享文件允許相關(guān)同事查看；
拿著樣衣的同事需要自己先審核，列出問題要點(diǎn)，以便提示那些看不到實(shí)物的同事，可能有照片上顯示不出來的細(xì)節(jié)問題；
開會，通過屏幕共享展示產(chǎn)品。誰設(shè)計(jì)，誰介紹。大家反饋意見。
開會的同時(shí)需要錄音錄屏，以將大家的說話記錄下來，最終形成會議紀(jì)要。會議辦公軟件可以自動(dòng)將語音轉(zhuǎn)成會議紀(jì)要。
因?yàn)榫€上會議不宜過長，否則人很容易視覺疲勞，因此需要有助手提前規(guī)劃好每款要花費(fèi)的時(shí)間。比如重要的款花費(fèi)時(shí)間也許是20分鐘/款，一般款也許5分鐘。
邊開會的同事，各自邊填寫“產(chǎn)品評估表”。以前線下很可能這個(gè)動(dòng)作有的同事通過電腦完成，有的通過手寫完成。在線作業(yè)時(shí)，這個(gè)動(dòng)作可以通過“共享文件”大家一起在電腦上完成。
以上只是舉例說明，線上需要非常細(xì)化的流程才能讓每個(gè)人知道自己具體要在什么時(shí)間內(nèi)完成什么動(dòng)作，而不是想當(dāng)然地認(rèn)為每個(gè)人自然知道該怎么做。
個(gè)人效率的改善
上面主要談的都是企業(yè)層面的改變。虛擬辦公對個(gè)人也提出了更多更高的要求。職場上有很多非常勤奮努力的人，但是這并不代表他們工作效率夠高。這類人如果不調(diào)整工作方法，被虛擬辦公形式淘汰也是很有可能的。
對個(gè)人而言，首先還是個(gè)人對工作理念的變化。
在傳統(tǒng)時(shí)代，大多數(shù)人還是打工思維：我上班8小時(shí)，你就支付我8小時(shí)工資。
開始虛擬辦公之后，其實(shí)企業(yè)根本無法判斷員工是否工作了8個(gè)小時(shí)（其實(shí)即使在辦公室辦公，也有很多渾水摸魚的人）。如前所述，企業(yè)的薪資考核方式將更多基于工作成果，而不是時(shí)間，每個(gè)人都需要用自己的勞動(dòng)成果（而不是時(shí)間）去換取收入。
什么是勞動(dòng)成果？對于HR來說，也許是一份工資單、一份績效考核表、一個(gè)新入職員工；對于設(shè)計(jì)師而言，也許是一系列可銷售的作品；對于新媒體運(yùn)營來說，也許是一篇你創(chuàng)作的公眾號文章；一個(gè)你剪輯的短視頻。每項(xiàng)工作都會被明碼標(biāo)價(jià)：一篇文章多少錢；一個(gè)短視頻多少錢。你提交的工作成果越多，那么你的收入越高。
這里需要區(qū)分下“工作成果”與“績效”的差異。
就拿視頻剪輯來說。當(dāng)你剪輯了一個(gè)視頻，你就應(yīng)該拿X元工資，這個(gè)屬于基于你的“工作成果”的收入。
而當(dāng)你剪輯的視頻為企業(yè)帶來的N多流量甚至轉(zhuǎn)化率時(shí)，這個(gè)就是績效。這部分一般會用業(yè)績提成或者獎(jiǎng)金方式發(fā)放給員工。
另外，如前所述，企業(yè)全職員工將越來越少，每個(gè)人都必須樹立一種意識：不再為任何企業(yè)打工，而是需要自己為自己創(chuàng)造事業(yè)。事實(shí)上，對個(gè)人而言，每個(gè)人的工作機(jī)會一方面會變得越來越少；另一方面又會變得越來越多。怎么理解這看似矛盾的一句話？
工作機(jī)會越來越少指的是全職工作會越來越少。全職工作是讓人感覺比較安穩(wěn)的，大部分人都想找一個(gè)全職工作以圖穩(wěn)定。但這種安穩(wěn)感將不復(fù)存在。比如我自己，10多年前就已經(jīng)脫離了全職工作的狀態(tài)，我一直像一個(gè)自由職業(yè)者一樣做事，當(dāng)然這更考驗(yàn)個(gè)人的生存能力。但一旦適應(yīng)了這種方式，這是一種給人高度自由的模式。
當(dāng)然，這對個(gè)人的要求也是高的。只要有足夠的能力和專業(yè)，你才可能同時(shí)為幾家公司（兼職）工作。
其次，是對個(gè)人能力要求的提高。
比如，高效溝通表的的能力。居家辦公后，口頭交流變少了，文字溝通變多了。但不知道大家發(fā)現(xiàn)沒有，很多人的文字溝通表達(dá)力明顯不如口頭表達(dá)得高效。微信上的碎片化發(fā)言比比皆是。這些都很影響溝通效率。
再比如多任務(wù)并行的能力。線上工作經(jīng)常會被微信信息打斷，如何在這種不斷被信息打擾的前提下，還能夠高效作業(yè)？這個(gè)考驗(yàn)一個(gè)人多任務(wù)并行的處理能力。
這里給大家其中一個(gè)技巧。就拿微信信息溝通過來說。
我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有的人的微信上經(jīng)常顯示有幾十幾百甚至上千條消息沒有讀。朋友們說，里面很多是亂七八糟的群里的廣告。所以他們不經(jīng)?？慈合?。但也因?yàn)檫@個(gè)，他們經(jīng)常會忽略掉一些重要的消息。
這說明他們沒有對自己的微信進(jìn)行管理，以至于里面儲存了很多其實(shí)是垃圾的信息。垃圾信息無論是閱讀還是清理都會浪費(fèi)人的時(shí)間，那為什么要保留它們呢？
我清理了很多我認(rèn)為浪費(fèi)時(shí)間的社群，清退了那些老是群發(fā)廣告，完全把我當(dāng)客戶的人。所以我的微信只要有消息都是有用的消息。
因此如果你想加快自己的微信工作效率，應(yīng)該先清理一下微信群和朋友圈，保留那些真正對你有價(jià)值的信息。不要讓浪費(fèi)你時(shí)間的人和社群來消耗你原本就很寶貴的時(shí)間。
自律對個(gè)人也將變得尤為重要。你越自律，你就將越自由。一個(gè)完全不自律、需要靠別人監(jiān)管的人是沒有辦法適應(yīng)虛擬辦公時(shí)代的。
總的來說，虛擬辦公環(huán)境對個(gè)人的要求越來越高。如果你想了解更多，也歡迎大家關(guān)注本文文末的課程圖片，里面的“中小企業(yè)管理”重點(diǎn)就是講解中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的。
文字整理：張懷楷
文字編輯：陳暢
美術(shù)編輯：李寧
