【業(yè)務(wù)背景】

法律顧問接受委托，為某公司起草《合同管理辦法》。在起草過程中，法律顧問針對該公司的實際情況，考慮到有幾個問題需要公司負(fù)責(zé)人予以明確，于是出具本意見。

【法律意見】

致：某公司合同管理負(fù)責(zé)人

時間：2009年5月21日

法律顧問接受貴公司委托，在經(jīng)營部提供相關(guān)信息的基礎(chǔ)上，為貴公司起草了《合同管理辦法》第一稿。在經(jīng)過有關(guān)部門討論，起草第二稿的過程中，法律顧問認(rèn)為有幾個問題需要進一步明確：

一、管理辦法適用的范圍

從法律性質(zhì)上講，合同一般可分為：與單位和個人簽訂的有關(guān)民事交往的民事合同（包括經(jīng)濟合同和一般民事合同）；與行政單位簽訂的有關(guān)行政管理方面的行政合同，如與治安管理部門簽訂的治安合同，與環(huán)保部門簽訂的環(huán)保合同等；與勞動者簽訂的有關(guān)勞動管理事項的勞動合同；公司內(nèi)部簽訂的有關(guān)內(nèi)部管理、內(nèi)部經(jīng)營指標(biāo)的內(nèi)部管理合同，包括公司與上級單位簽訂的任務(wù)指標(biāo)完成合同，公司與公司各部門簽訂的部門指標(biāo)完成合同等。我國《合同法》的適用范圍是民事合同，不包括其他合同。考慮到《合同法》的適用范圍以及民事合同與其他合同在管理、責(zé)任等方面的差異，法律顧問起草的管理辦法的適用范圍也計劃局限在民事合同范圍內(nèi)。

二、授權(quán)管理

關(guān)于授權(quán)管理，從法律上講，法定代表人個人或其授權(quán)的代理人能夠代表公司直接簽訂合同，無需公司蓋章。但我國在簽訂合同方面重視蓋章，輕視個人簽字。所以現(xiàn)實中，各單位簽訂合同一般都要蓋公章，至于法定代表人或其代理人是否簽字，大都不很在意，法律意義上的授權(quán)制度在對外合同簽訂方面幾乎起不到作用。貴公司也是這種情況，貴公司對外簽訂合同都要求蓋公章，同時還要根據(jù)內(nèi)部授權(quán)權(quán)限，由被授權(quán)人在合同上簽字。因此，貴公司所謂的授權(quán)簽訂合同并不是嚴(yán)格法律意義上的授權(quán)，至多是單位內(nèi)部管理、內(nèi)部職權(quán)劃分的一種手段。法律顧問起草的管理辦法也適應(yīng)了這一現(xiàn)實要求。

關(guān)于授權(quán)操作程序，從法律顧問了解的情況看，貴公司目前是由董事長（即法定代表人）直接授權(quán)給有關(guān)人員。這一操作方式的缺點是董事長不參與經(jīng)營，但還得審查合同的簽訂?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)經(jīng)營，卻可能對合同簽訂情況不甚了解。對此，法律顧問考慮公司是否可以采取授權(quán)與轉(zhuǎn)授權(quán)的方式，改變一下目前的這種操作方式，即：

1.對簽約對方要求公司出示、提供授權(quán)書的，由法定代表人直接授權(quán)，避免轉(zhuǎn)授權(quán)帶來的麻煩，或造成有的單位不理解、不接受轉(zhuǎn)授權(quán)書，如向招標(biāo)單位提供的授權(quán)書等。至于審批程序仍按公司原操作程序進行。

2.對其他授權(quán)，即僅起內(nèi)部職責(zé)劃分作用的授權(quán)，可由法定代表人一次性授權(quán)給總經(jīng)理，總經(jīng)理再根據(jù)工作需要轉(zhuǎn)授權(quán)給其他人?；蛘咧卮蠛贤煞ǘù砣撕炞只蛴煞ǘù砣耸跈?quán)給總經(jīng)理簽字，其他非重大合同由法定代表人授權(quán)給總經(jīng)理，總經(jīng)理再予以轉(zhuǎn)授權(quán)。

三、合同管理部門

貴公司計劃將合同管理部門分為三級：第一級，企劃部負(fù)責(zé)對公司全部合同的總體管理；第二級，計劃經(jīng)營部負(fù)責(zé)對生產(chǎn)經(jīng)營合同的日常管理，企劃部負(fù)責(zé)對輔助業(yè)務(wù)合同和其他民事合同進行日常管理；第三級，合同具體承辦部門。法律顧問目前起草的管理辦法也是本著此原則進行的。

這樣操作涉及一個問題，即公章管理。目前公司有兩個合同專用章（根據(jù)法律規(guī)定，行政公章在簽訂合同效力方面與合同專用章一樣。但公司既然有兩枚合同專用章，最好用這兩枚專用章簽訂經(jīng)濟民事合同，行政公章用于簽訂勞動合同、處理行政事務(wù)等方面事務(wù)）。為此，計劃經(jīng)營部提出，為了方便兩地辦公，建議把“合同專用章”放到總部之外的另一個辦公地點；“合同專用章（二）”放到計劃經(jīng)營部。這樣操作有一個問題，即企劃部日常管理需要簽章，還得到計劃經(jīng)營部蓋章，工作不方便。因此企劃部有意把“合同專用章（二）”放到企劃部，計劃經(jīng)營部需要使用該印章的，可以到企劃部蓋章。為此請示，“合同專用章（二）”放到哪個部門，還是再刻制一枚“合同專用章（三）”。

四、合同分類

在起草的合同管理辦法中，法律顧問把合同分為重大合同和一般合同；常規(guī)合同和非常規(guī)合同。重大合同是指對公司影響重大的合同，列了幾大類影響；常規(guī)合同是公司經(jīng)常簽訂的、內(nèi)容類似的合同。這兩種分類有交叉，即重大合同中可能涵蓋有常規(guī)合同和非常規(guī)合同，常規(guī)合同中也可能有重大合同和一般合同。做這兩種分類的意圖在于方便分類管理。

法律顧問認(rèn)為，對重大合同和一般合同中的非常規(guī)合同應(yīng)當(dāng)進行重點審查，因為對所有合同都進行嚴(yán)格審查，操作很困難。對常規(guī)合同中的一般合同，一是其經(jīng)常簽訂，出問題的可能性小，二是簽訂后果相對較輕；而重大合同后果嚴(yán)重，非常規(guī)合同簽訂較少，容易出問題。

所以法律顧問建議，應(yīng)當(dāng)對重大合同和非常規(guī)合同進行重點審查，審查程序應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)，比如簽訂這些合同，可以要求必須經(jīng)法律顧問審查；而對常規(guī)合同中的一般合同，除部門有特別要求外，一般情況下，法律顧問無需進行特別審查，這樣有利于提高工作效率。以上意見是否符合公司管理需要，請明示。法律顧問將根據(jù)指示，對合同管理辦法進行修改。