談用Word 97編索引*

王照倫

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??? 索引是方志和年鑒等工具書必不可少的組成部分，不論紙版的還是電子版的工具書，大都有這部分內(nèi)容，而用手工編制索引是一件很麻煩的事情，不僅工作量大，并且很容易出錯。這也許是目前第一屆新志書和20世紀(jì)國內(nèi)出版的年鑒絕大多數(shù)沒有索引的基本原因，這一現(xiàn)象在很大程度上限制了方志和年鑒功能的發(fā)揮。在辦公已經(jīng)實現(xiàn)現(xiàn)代化的今天，我們可以借助于市場上流行的字（表）處理軟件，輕松愉快地為圖書編制一個準(zhǔn)確美觀而又實用的索引。本文僅就筆者在使用Word 97編索引時采用的方法和步驟作一簡要介紹，希望能對續(xù)志和年鑒索引的編制提供一點借鑒，使今后出版的地方志和年鑒都能有一個比較完備的索引，給人們使用這類工具書提供方便，為志鑒類圖書在洶涌澎湃的信息化浪潮中拓展更加廣泛的生存和發(fā)展空間創(chuàng)造條件。不當(dāng)之處，敬請方家批評指正。

??? 一、標(biāo)記索引項

??? 在標(biāo)記索引項之前，要確定標(biāo)引范圍和標(biāo)引量。標(biāo)引范圍和量的大小，應(yīng)視具體情況而定，不能強求一律。因該問題不是本文討論的重點，故在此不展開談。

??? 標(biāo)記索引項，說白了，就是勾畫標(biāo)引詞，亦稱劃標(biāo)引詞。勾畫標(biāo)引詞的工作既可以用手工在硬樣（用各種方式復(fù)制在紙上或片基上的用于“照排輸出的樣稿”〔即不必作任何改動的稿〕）上進行，也可以用微機在軟樣（能在計算機顯示器上瀏覽的用于“照排輸出的樣稿”）上進行。在硬樣上勾畫，單一索引用一種顏色勾畫即可。綜合索引（由幾種單一索引組成的索引系統(tǒng)。如由人名索引、地名索引、圖片索引、表格索引、機構(gòu)索引、主題索引等，構(gòu)成的一個系統(tǒng)）要分別用不同的顏色勾畫。本文只介紹如何在軟樣上勾畫標(biāo)引詞。Word 97向用戶提供了3種標(biāo)記方法，均可達到理想的效果。

??? 第一，使用工具欄中的“下劃線”按鈕進行勾畫。首先用鼠標(biāo)選中標(biāo)引詞，使之成“黑底白字”樣，然后點擊工具欄上的“下劃線”按鈕，被選標(biāo)引詞下面就有一直線。這一方法最適宜單一索引標(biāo)引詞的勾畫。如果是綜合索引，在一個頁碼中可能會有幾類標(biāo)引詞，我們可以用不同的顏色加以區(qū)別。具體做法是在點擊“下劃線”按鈕后，接著點擊工具欄上的“字體顏色”按鈕，會出現(xiàn)一個對話框，除去白色外，其中有15種顏色可供選擇。我們可以點擊不同的顏色，使不同類型的標(biāo)引詞和它下面的劃線變成不同的顏色，以示區(qū)別。這樣可以將一個頁面上的不同類型的標(biāo)引詞一次勾畫完畢，為標(biāo)引詞的錄入提供便利。

??? 第二，用改變標(biāo)引詞顏色的辦法標(biāo)記標(biāo)引項。用鼠標(biāo)選中標(biāo)引詞，當(dāng)標(biāo)引詞變成“黑底白字”時，點擊“字體顏色”按鈕，再點擊對話框中的不同顏色（白色除外）按鈕，使不同類型的標(biāo)引詞變成不同的顏色。用這種方法既可以標(biāo)記單一索引的標(biāo)引詞，更適合綜合索引不同類型標(biāo)引詞的標(biāo)記。

??? 第三，使用工具欄上的“繪圖”按鈕進行勾畫。當(dāng)點擊工具欄上的“繪圖”按鈕后，在顯示器的下部會出現(xiàn)一個繪圖工具欄，點擊“直線”按鈕，鼠標(biāo)在編輯區(qū)內(nèi)會變成“十字”狀，在標(biāo)引詞下可劃直線，即可完成單一索引標(biāo)引詞的勾畫。劃綜合索引的標(biāo)引詞時，點擊“線條顏色”按鈕，出現(xiàn)一個對話框，除白色外，內(nèi)有39種顏色可供選擇，可在不同類型的標(biāo)引詞下劃上不同顏色的線。這樣處理能在標(biāo)引詞顏色不變的前提下，使不同類型的標(biāo)引詞下面的劃線呈不同的顏色，以利錄入。

??? 二、錄入和編排

??? 在確定了索引范圍、索引量和完成了標(biāo)引項的勾畫后，下一步就是錄入和編排了。為了便于標(biāo)引詞的排序，最好在錄入前確定是通欄、2欄還是3欄排。32開本的建議用2欄，16開本的建議用3欄，一般不要用通欄的方式，以節(jié)約版面。

??? 第一，要為每一類索引建立一個文件名。然后分別進行錄入。如果是在硬樣上勾畫的，可將各個索引的文件都以打開的方式放在計算機的內(nèi)存中在顯示器上使用，依次分別錄入標(biāo)引詞。如果是在軟樣上勾畫的，可將索引文件和軟樣都以打開的方式放在內(nèi)存中在顯示器上錄入標(biāo)引詞。點擊Word 97工具欄中的“文件”按鈕，在下拉式“菜單”中最多可列出9個最近所用的文件名。這對于一般的綜合性索引來說，已經(jīng)足夠了。用點擊不同文件名的方式使計算機顯示不同的索引文件，分別依次錄入。

?? 第二，為標(biāo)引詞排序。錄入完成后，打開一個文件，點擊工具欄上的“編輯”按鈕，在下拉式菜單中點擊“全選”選中整篇文擋。再點擊工具欄上的“表格”按鈕，在下拉式菜單中點擊“將文字轉(zhuǎn)換成表格”，出現(xiàn)一個對話框，根據(jù)分欄情況在“列數(shù)”中鍵入相應(yīng)的數(shù)字，然后按回車鍵或點擊“確定”按鈕，就把“文字”形式變成了“表格”形式。利用“編輯”按鈕或鼠標(biāo)選中要排序的內(nèi)容，然后點擊“表格”按鈕，在下拉式菜單中點擊“排序”，會出現(xiàn)一個對話框，在“類型”中有“筆畫”“數(shù)字”“日期”“拼音”4個項目，根據(jù)需要選中按什么排序，最后點擊“確定”按鈕或按回車鍵，就完成了標(biāo)引詞的排序工作。

??? 第三，去掉表格線。先將表格全部選中，然后點擊工具欄上的“表格和邊框”按鈕，出現(xiàn)一個對話框，點擊對話框中的“所有框線”按鈕，又出現(xiàn)一個對話框，點擊對話框中的“無邊框”按鈕，表格線消失。

??? 或者將表格選中后，點擊工具欄上的“表格”按鈕，再點擊下拉式菜單中的“將表格轉(zhuǎn)換成文字”，出現(xiàn)一個對話框，按回車鍵或點擊對話框中的“確定”按鈕，又將“表格”形式還原成了“文字”形式。

??? 第四，插入字母或幾畫。如果是按漢語拼音排序的，按順序在索引的某欄適當(dāng)位置居中插入漢語拼音大寫字母“A”“B”“C”……。如果是按筆畫排序的，按順序在索引的某欄適當(dāng)位置居中插入“一畫”“二畫”“三畫”……。至此，一部地方志書或年鑒的索引編制工作就全部完成了。

對于電子版（軟盤版、光盤版、網(wǎng)絡(luò)版）的地方志和年鑒，我們可以在索引中的標(biāo)引詞和條目（內(nèi)容）之間建立一種聯(lián)系，使讀者用鼠標(biāo)點擊索引中的標(biāo)引詞就能轉(zhuǎn)換到要瀏覽的條目（內(nèi)容）中，以利讀者準(zhǔn)確迅速地查閱有關(guān)內(nèi)容。同樣，我們在制作電子版的地方志和年鑒的目錄時，也可以在志書目錄的篇、章、節(jié)、目、子目、細(xì)目、微目或年鑒的條目與對應(yīng)的正文之間建立某種聯(lián)系，使讀者用鼠標(biāo)點擊方志目錄中的篇章節(jié)目或年鑒目錄中的條目就可以轉(zhuǎn)換到正文中的相關(guān)內(nèi)容中，方便讀者使用。

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收入《中國知網(wǎng)》，文章網(wǎng)址：http://202.106.125.35/kcms/detail/detail.aspx?QueryID=0&CurRec=7&DbCode=CJFQ&dbname=CJFD9902&filename=NJXX200004023

被《中國國家數(shù)字圖書館》收藏，網(wǎng)址：http://find.nlc.cn/search/doSearch?query=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&secQuery=&actualQuery=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&searchType=2&docType=%E5%85%A8%E9%83%A8&isGroup=isGroup&targetFieldLog=%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5&fromHome=true#query--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CsecQuery--%7C%7CactualQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CpageNo--3%7C%7CorderBy--RELATIVE%7C%7CqueryField--%7C%7CfldText--%E5%85%A8%E9%83%A8%E6%A3%80%E7%B4%A2%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CisGroup--isGroup%7C%7Cshowcount--0%7C%7CdocType--%E5%85%A8%E9%83%A8%7C%7CtargetField--%7C%7CtargetFieldLog--%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CorginQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97

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* 原載《年鑒信息與研究》2000年第4期。