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excel制表技巧：規(guī)范的數(shù)據(jù)源，對(duì)后期分析有多重要

2020-10-23 16:13 作者:IT部落窩教育 0人讀過(guò) | 我要投稿

本篇是Excel規(guī)范第2篇。主角小王將用自己挨罵的親身經(jīng)歷告訴我們?nèi)绾巫鲆粡堖m合后續(xù)各種分析需求的數(shù)據(jù)表。用于分析的數(shù)據(jù)表，稱為數(shù)據(jù)源表，用于記錄、統(tǒng)計(jì)各種原始數(shù)據(jù)，它是后續(xù)數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)。如果數(shù)據(jù)源表設(shè)計(jì)或制作出不規(guī)范，則后續(xù)的分析往往無(wú)法進(jìn)行或者進(jìn)行得很困難。學(xué)習(xí)更多技巧，請(qǐng)收藏關(guān)注部落窩教育excel圖文教程。

小王是某商業(yè)連鎖公司數(shù)據(jù)部門的新人。部門主要職責(zé)就是負(fù)責(zé)10家分店的銷售分析，制作常用的數(shù)據(jù)報(bào)告。

小王自認(rèn)為Excel掌握得很不錯(cuò)，日常工作應(yīng)該都能應(yīng)付得了。

這一天經(jīng)理讓他把本地區(qū)的門店銷售數(shù)據(jù)按照季度和品類整理出來(lái)，并做一些分析。這是小王入職以來(lái)接到的第一項(xiàng)比較重要的任務(wù)，自然滿心歡喜，想要好好地表現(xiàn)一番。

用了不到半小時(shí)，小王就把數(shù)據(jù)弄好了，還做了一番精心的處理，就等著經(jīng)理看到數(shù)據(jù)之后能對(duì)自己有所贊揚(yáng)。

誰(shuí)知道結(jié)果出人意料！

經(jīng)理看到小王交來(lái)的報(bào)表，先是皺起眉頭，然后說(shuō)了句：“你做的這是啥玩意，會(huì)做表嗎？”

小王完全沒(méi)想到是這樣的結(jié)果，有點(diǎn)委屈的小聲回應(yīng)：“這是你要的季度銷售數(shù)據(jù)啊……”

經(jīng)理說(shuō)：“是嗎，你來(lái)給我講講你做的這數(shù)據(jù)是什么意思？”

我想大家一定也很好奇，小王精心制作的到底是一份什么樣的數(shù)據(jù)呢，一起來(lái)看看吧。

為了大家能看清，這里再把表格分成3個(gè)單獨(dú)發(fā)一次。

再來(lái)回顧一下經(jīng)理的要求：將本地區(qū)的門店銷售數(shù)據(jù)按照季度和品類整理出來(lái)。

這句話里有三個(gè)要點(diǎn)：門店、季度、品類。

你認(rèn)為小王做的這個(gè)數(shù)據(jù)符合要求嗎？

小王向經(jīng)理解釋了一下表中的細(xì)節(jié)。每個(gè)季度的銷售數(shù)據(jù)是按合計(jì)升序排序的，也就是說(shuō)，從上往下看，門店銷售合計(jì)，最低的在上方，最高的在下方；從右往左看，品類銷售合計(jì)，最低的在左邊，最高的的在右邊，三個(gè)季度都如此。

經(jīng)理聽(tīng)了小王的解釋，有點(diǎn)哭笑不得，夸也不是，罵也不是……

知道經(jīng)理為什么對(duì)這個(gè)數(shù)據(jù)如此不滿意嗎？

下面老菜鳥(niǎo)就給大家說(shuō)說(shuō)經(jīng)理需要的到底是什么，而小王的問(wèn)題又在哪里。

當(dāng)我們制作數(shù)據(jù)時(shí)，明白這個(gè)數(shù)據(jù)給誰(shuí)看，要做什么至關(guān)重要！

經(jīng)理的要求里有這樣幾個(gè)字“要做一些分析”。

也就是說(shuō)，需要的是一個(gè)數(shù)據(jù)源！

如果以呈現(xiàn)結(jié)果來(lái)說(shuō)，小王做的沒(méi)毛病，但如果以數(shù)據(jù)源來(lái)說(shuō)，這個(gè)報(bào)表真的太坑了，到底有多坑人，咱們簡(jiǎn)單舉幾個(gè)例子。

問(wèn)題1：前三季度銷售合計(jì)最高的是哪個(gè)店？

結(jié)果是看不出來(lái)，還得再求和后才能知道。

問(wèn)題2：前三季度哪個(gè)品類銷售得最好？

結(jié)果還是看不出來(lái)，要求和后才能知道。

問(wèn)題3：門店1銷售最高的是第幾季度的什么品類？

這個(gè)當(dāng)前倒是可以看出來(lái)，2季度的小家電類最高。

但是，如果每個(gè)店都這么問(wèn)一下，估計(jì)眼會(huì)看花。

問(wèn)題4：生鮮類銷售最高的是第幾季度的哪個(gè)店？

結(jié)果同問(wèn)題3，眼睛會(huì)看花。

問(wèn)題5：根據(jù)季度、門店、品類三個(gè)條件及時(shí)查到對(duì)應(yīng)的銷售額，例如2季度3店小家電的銷售額，當(dāng)然三個(gè)條件是可以任意組合的。

結(jié)果同問(wèn)題3，眼睛會(huì)看花，沒(méi)效率。

類似這樣的問(wèn)題很多，更別說(shuō)還需要根據(jù)品類這個(gè)維度做出一些分析圖表了。考慮到后續(xù)可能出現(xiàn)的分析需求，這個(gè)報(bào)表作為數(shù)據(jù)源來(lái)說(shuō)真的是太坑了，完全沒(méi)法用。

那么什么樣的數(shù)據(jù)源才是好用的數(shù)據(jù)源呢？

一維表優(yōu)于二維表，二維表優(yōu)于三維表。

就本例來(lái)說(shuō)，可以算是一個(gè)三維表了。

首先每張季度表都是下面這樣的二維表。

?

季度表中的每個(gè)銷售數(shù)據(jù)有兩個(gè)前綴屬性：門店、品類。譬如上表數(shù)據(jù)“1183”，它指的是5分店、日化類的銷售金額。這兩個(gè)前綴屬性并沒(méi)有都與數(shù)據(jù)1183在同一行（可以理解為X軸），而是一個(gè)（5分店）在X軸，一個(gè)（日化類）在Y軸。這種數(shù)據(jù)的屬性分別在兩個(gè)維度上表達(dá)的表就是二維表。

然后，小王做的表，銷售數(shù)據(jù)還根據(jù)時(shí)間維度分成了3張表，也就是銷售數(shù)據(jù)存在于多個(gè)區(qū)域中，這就是三維表了。

小王做的數(shù)據(jù)在三維表的基礎(chǔ)上還加了一個(gè)坑，他進(jìn)行了篩選排序，打亂了表格的結(jié)構(gòu)，每個(gè)季度中表頭順序不一致。他只是考慮排序后查看方便，卻忽略了數(shù)據(jù)源要求結(jié)構(gòu)一致的問(wèn)題。