有經(jīng)驗的策劃人都知道，在做一些中大型的活動時，需要制定出一份嚴謹又周密的活動執(zhí)行方案，來幫助自己更好的把控和統(tǒng)籌現(xiàn)場。

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但是，盡管有執(zhí)行方案，一些活動還是不能得到很好的落地，最后的效果也和預想的有一定差距。最后還是得執(zhí)行出來背鍋…

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看到這里，只能心疼執(zhí)行小伙伴一秒~

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那么，為了能讓大家的活動都能順利圓滿的落地，今天貓妹妹將從這七個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、全體排練、 現(xiàn)場執(zhí)行、會后跟進，來幫助各位活動人制訂一份執(zhí)行手冊，把控整個執(zhí)行過程。
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一

信息溝通

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信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的基礎，也能盡可能避免由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。

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因此項目總負責人須在活動正式籌備之前，與領導和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內爭取了解盡可能多的信息，填寫下列活動信息溝通表，再籌劃下一步工作。

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二

方案制定

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活動方案是活動執(zhí)行的指導性文件。在活動信息溝通完成之后，項目負責人填寫活動信息溝通表，項目組制定活動方案與活動執(zhí)行方案（初稿），組織各部門討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案（第二版）， 提交給領導審閱，最后根據(jù)領導反饋意見制定活動執(zhí)行方案（最終版）。

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三

開會分工
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活動前期，成立活動項目組，由項目負責人定期召開溝通會議，進行初步的工作分工。

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活動方案確定后，項目執(zhí)行人召集全體工作人員，舉行活動工作安排會，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解全體人員時間和工作任務情況，聽取反饋建議，及時進行工作調整與方案完善，最終確定全體人員分工。

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同時要根據(jù)不同的活動內容明確人員招聘的需求，保證人員基本手續(xù)齊全。

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四

活動統(tǒng)籌

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在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，真正是細化深入的過程，根據(jù)不同活動情況進行一一排查。

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比如戶外場地排查環(huán)節(jié)：

· 活動區(qū)域具體位置及相關尺寸測量（可利用長寬高）

·?活動區(qū)域周邊情況（人流/朝向/交通/周邊具體環(huán)境）

·?是否需要報批手續(xù)及相關部門（如需要報批列出清單）

·?安全隱患評估（做好消防/防雨等安全預案）

·?競品活動了解（同一時間是否有競品或其他活動）

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比如文件管理環(huán)節(jié)：

活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關證件票據(jù)等，需及時整理，讓各個需要文件的工作人員可以及時傳遞，從而提高工作效率。

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五

全體排練

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針對重大公開活動，或其它有重要領導參加的活動，需提前對重要環(huán)節(jié)進行排練，以增加工作人員活動執(zhí)行的熟練度，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。

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需要排練的重要環(huán)節(jié)通常包括領導接待環(huán)節(jié)、活動開場環(huán)節(jié)、重要儀式環(huán)節(jié)、領導歡送環(huán)節(jié)等，其中重要儀式環(huán)節(jié)由于其中工作較多，需要多人的配合，通常需要進行多次排練。

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六

現(xiàn)場執(zhí)行

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在活動正式開始前，你需要了解布展位置是否與先前一致，這直接影響活動效果；物料是否準備齊全，這將直接影響活動質量。

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七

會后跟進

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會后跟進工作也是活動的重要環(huán)節(jié)，于活動結束之后，需及時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面：

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1、會后撤場

有序安排各部門進行撤場，還原會場整潔，執(zhí)行負責人辦理撤場手續(xù)。

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2、感謝短信發(fā)送

活動結束后，需及時對與會領導的參會和支持表示感謝。

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3、會議/活動紀要

活動結束后，工作人員及時整理活動錄音、視頻和會議記錄，撰寫會議/活動紀要，針對重要活動，需要形成活動記錄，甚至形成會議/活動成果書籍。

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4、活動新聞稿

活動結束的當天晚上，工作人員整理活動新聞稿，保證第二天及時進行新聞發(fā)布。

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5、音像資料整理

及時對活動圖片、視頻等音像資料進行整理、修飾和剪輯，重要活動的視頻和圖片還須進行刻盤，連同其它活動成果資料、洗印照片等。

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6、活動文件歸檔

在會后跟進的基本工作完成之后，對活動文件進行歸檔整理。

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