企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是一款指專門針對如何管理企業(yè)各類檔案資料的信息管理系統(tǒng)，旨在就是為了提高檔案管理效率、確保檔案資料的安全性和完整性。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和業(yè)務(wù)類型的多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)的需求，因此，引入高效的會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)變得至關(guān)重要。

一、企業(yè)檔案有哪些？

文書檔案：指公司的行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)管理等方面的文件資料，包括各類合同、協(xié)議、會議記錄、紀要、總結(jié)等。

財務(wù)檔案：指公司的財務(wù)報表、稅務(wù)申報表、合同、發(fā)票等財務(wù)相關(guān)資料。

人事檔案：指公司員工的個人檔案、履歷表、績效考核表、員工薪酬福利等相關(guān)資料。

工程項目檔案：指公司的各類工程項目從立項到竣工驗收全過程的相關(guān)資料，包括工程圖紙、施工記錄、驗收報告等。

合同檔案：指公司所有合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程的相關(guān)資料。

影像檔案：指公司的各類照片、視頻、音頻等多媒體資料。

二、企業(yè)檔案管理痛點有什么？

紙質(zhì)檔案管理效率低下：紙質(zhì)檔案不易保存，易受環(huán)境影響，同時查找和借閱不便，效率低下。

信息不透明：紙質(zhì)檔案管理方式導致很多檔案信息不透明，難以實現(xiàn)信息的有效利用和共享。

管理成本高：紙質(zhì)檔案管理需要耗費大量人力物力，管理成本較高。

安全性難以保障：紙質(zhì)檔案管理易出現(xiàn)檔案資料的遺失、損壞和泄密等情況，安全性難以保障。

不符合法規(guī)要求：隨著法律法規(guī)的不斷完善，紙質(zhì)檔案管理已不符合相關(guān)法規(guī)要求。

三、會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)怎么樣？

提高管理效率：通過數(shù)字化管理，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)滿足實現(xiàn)檔案資料的快速檢索、借閱、歸還等操作，提高管理效率。

信息透明化：企業(yè)檔案管理系統(tǒng)滿足實現(xiàn)信息的在線共享，方便員工隨時隨地查閱所需檔案資料，提高信息利用率。

降低管理成本：通過數(shù)字化管理，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)滿足節(jié)省大量人力物力，降低管理成本。

提高安全性：企業(yè)檔案管理系統(tǒng)滿足實現(xiàn)檔案資料的加密存儲、備份等功能，有效保障檔案資料的安全性。

符合法規(guī)要求：企業(yè)檔案管理系統(tǒng)滿足根據(jù)需要生成各種報表和查詢功能，符合相關(guān)法規(guī)要求，同時還滿足幫助企業(yè)加強合規(guī)管理。

促進數(shù)字化轉(zhuǎn)型：企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的引入滿足幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高企業(yè)的數(shù)字化管理水平，增強企業(yè)的競爭力。

四、會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)有什么功能？

1. 檔案錄入：滿足輸入企業(yè)檔案的基本信息，包括檔案編號、名稱、責任人、存放位置等。

2. 檔案檢索：滿足通過關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容，實現(xiàn)全文檢索，并快速定位到相關(guān)檔案。

3. 檔案分類：可按照不同的分類標準將檔案進行分類，便于管理和檢索。常見的分類方式包括歸檔日期、檔案類型、文件格式等。

4. 檔案查詢：滿足按照不同的條件，如企業(yè)公司檔案編號、名稱、責任人等進行查詢，以快速找到需要的企業(yè)檔案。

5. 檔案借閱：滿足記錄企業(yè)檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間等，以便進行統(tǒng)計和管理。

6. 檔案安全管理：滿足對企業(yè)檔案進行加密、權(quán)限控制、防篡改等措施，以保護檔案的安全性。

7. 檔案借閱預約：滿足預約需要借閱的檔案，以方便借閱者提前了解檔案的可借時間和歸還期限。

8. 檔案借閱審批：滿足對企業(yè)檔案借閱申請進行審批，以確保企業(yè)檔案借閱的合理性和必要性。

9. 檔案歸還：借閱結(jié)束后，滿足記錄企業(yè)檔案的歸還情況，包括歸還時間、歸還人等。

8. 檔案備份：滿足對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

10. 檔案權(quán)限管理：滿足設(shè)置不同用戶的權(quán)限，如查看、編輯、刪除等，以實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的保密性和安全性。

11. 檔案銷毀：滿足對不需要再保留的企業(yè)檔案進行銷毀，確保企業(yè)檔案的安全性和保密性。

12. 檔案統(tǒng)計與分析：滿足根據(jù)檔案的不同屬性進行統(tǒng)計，以便用戶與領(lǐng)導進行分析，如檔案數(shù)量、借閱次數(shù)等，以獲取對檔案管理的理解和反饋。

13. 檔案審計：滿足記錄對檔案系統(tǒng)的操作進行審計，以監(jiān)控檔案管理的合規(guī)性和安全性。

14. 檔案銷毀：滿足對不需要再保留的企業(yè)檔案進行銷毀，確保企業(yè)檔案的安全性和保密性。