藝術培訓機構如何運用培訓學校管理系統(tǒng)提高課消率？

在教培圈，我們不時聽到某機構突然消失、跑路的消息，他們學費收的其實不少，但是為什么支撐不下去呢？

關鍵在于課時消耗沒做好，導致預付款沒有真正落入機構營收的口袋里。

造成這種狀況，主要在于校長存在認識誤區(qū)：判斷一個機構做得好與否時，只看它的預存款營收。

比如這個月機構預收了100名家長三年的學費，校長一看現(xiàn)金流還不錯，于是拿著其中的部分資金去開新學?；蛘咦鰟e的投資。

家長交的預存款被提前花掉，一旦后面課時消耗沒有做到位，資金鏈很容易會斷掉，學校也就難以維持。

說到課時消耗，就必然要提課時管理。課時管理做的恰如其分，學員的課耗才能有序完成。

那么，如何通過課時管理提高課時消耗呢？

愛耕云培訓學校管理系統(tǒng)認為，根據(jù)課時消耗中的諸多因素，我們可以把課時管理分為課時確認與核對、加課、停課控制與激活、請假曠課控制四個維度。

接下來，我們就從四個維度一一說明。

01

課時確認與核對

我們與家長進行課時確認與核對的目的在于，讓家長清楚孩子在機構享有的學習權益，同時便于學管師、老師薪酬的計算與支付。

其中，確認是指孩子通過課程通知來機構進行刷人臉考勤或者老師點名操作，家長收到課消通知進行確定，通過學校公眾號內(nèi)的學員考勤通知消息進行呈現(xiàn)。

在學期初，機構通過愛耕云培訓學校管理系統(tǒng)對學生所報班級進行排課設置，系統(tǒng)自動生成課表供家長查看，家長必須關注機構公眾號完成學生在校課表確認。

核對則是一項日常性工作，主要是與學員核對課時消耗，而這類工作完全可以讓系統(tǒng)去完成。

學管師只需在每周一、周二在學校管理系統(tǒng)內(nèi)對學員的課時進行核對，確認學員已上課時、剩余課時。

學校管理系統(tǒng)也將自動生成學生課表信息，導出打印等，反饋給有需要了解的家長或者老師。

特別注意：在學生上課之前，家長必須關注綁定機構的公眾號，才能收到對應的上課通知。

通過對課時的確認與核對，機構、家長、學員三方都把各方權益納入制度化的范疇里，易于課時管理，課耗也明晰。

02

加課

在課時管理中，加課是一個永久性話題。

為什么這么說呢？

因為加課會意味著課時更快消耗，家長所交的學費預存款就會更快變?yōu)闄C構的盈利性收入。

但是基于此，我們就可以任性加課嗎？

答案是不可以。

相對來講，我們建議機構要通過加強課時管理，謹慎加快課時消耗。

把握好加課的度，我們需要清楚加課的目的、原則、時機。
①加課的目的：為機構學員的學習達到輔導目的、成績得到更大提升。

②加課的原則：謹慎、適度

課時管理中，我們選擇給學員加課時，必須保持謹慎的原則，即使加課，也要適度。

比如一個學員一年的課程，通過加課，課耗在三個月或半年就結束。

這種情況下，通過加課密集學習，學生成績變好了還好說，家長可能還會續(xù)費；倘若因為倉促實現(xiàn)課時消耗，導致學費很快用完，但學生成績提高幅度有限，這個時候機構與家長的矛盾就會出現(xiàn)，結果往往得不償失。

所以，我們真要給學員加課的話，一定要給家長充足的理由。特別是給學員做好充足的、真實的學習計劃，包括學習時間、學習規(guī)劃、學習效果，讓家長覺得錢花得合理。

③加課的時機

至于加課時機，我們怎么把握呢？從四個角度進行：

了解學生學校的日程安排

關注學生的生活、學習進程

把握畢業(yè)班、非畢業(yè)班學員的特點，關注會考、寒暑假、小假期等

利用會銷、講座、活動加課

比如，老師發(fā)現(xiàn)小明的數(shù)學學習效果不好，想給其加課。

首先，要對小明的學校日程安排、生活規(guī)律了解清楚，然后與小明家長交流時，我們可以用這樣的話術去引導：

小明家長您好，剛才我給數(shù)學老師溝通了孩子的學習情況，老學邦孩子在學習中，對混合運算的概念有些混淆；但是這部分知識對后面的學習至關重要，我想跟老師商量商量，給咱孩子在本周六擠個時間再鞏固一下，課后給孩子留張試卷做下。不確定孩子的時間是否方便，如果確定好時間，您給個回話。

很明顯，通過課時管理中的“加課”，學員的課耗會提前完成，家長續(xù)費的節(jié)點也會更早到來。
除了加課，停課也是課時管理中的一個重點。

03

停課控制與激活

在機構，學員發(fā)生停課的現(xiàn)象比較常見，比如生病。如果我們放任這種行為，時間一長會影響到機構的盈利、課程的口碑、老師的課時費等方面，最重要的是對學員學習造成斷層，不利于其整體學習效果的提升。

什么樣的情況算停課呢？

一般意義上，如果學生連續(xù)一個月及以上沒在機構上課，我們即把他歸為停課學員。

針對學員停課，具體如何處理呢？

學員停課，學管師要及時了解原因，并找任課教師對孩子的情況進行分析，然后和家長溝通。

首先，在態(tài)度上，要克服畏懼心理，敢于面對停課學員的家長。

其次，在應對方案上，學管師要堅持每月家訪、尋找家長需求點。

總體上，我們要按照上面2個步驟進行，積極解決。

①家訪：重在搞清楚停課原因

學員停課，我們選擇家訪，目的在于弄明白學員停課的原因，是機構服務不到位還是老師能力有限，抑或?qū)W員自身的原因。

首先，在進行家訪時，要把孩子的上課記錄表展示給家長，向其表明

曠課要正常記錄課時，目的在于讓家長產(chǎn)生損失心理，便于我們知道學員停課的真正原因。

其次，針對停課原因，要現(xiàn)場給予家長清晰的解決方案，比如原因是孩子成績沒有提升，我們可以給孩子額外輔導或者更換更好的老師。

②尋找家長需求點：多問個“為什么”

這跟房產(chǎn)中介賣房子是一樣的道理。比如中介帶客戶看房子，轉(zhuǎn)了一上午，客戶說不太喜歡這套房子。很明顯，客戶提出了模糊的異議，怎么辦？

一般的中介，一遇到客戶拒絕，就認定這個客戶沒希望，帶客戶去看其他的房子；而真正有能力的中介會用連續(xù)的“為什么”找出客戶隱藏的真實想法，把客戶模糊的異議變得清晰明確，從容應對。

針對孩子停課，與家長交流時，我們要多問個為什么，深層挖掘?qū)W員停課背后的真正原因，而不是在家長給出的模糊原因上糾纏。
停課是課時管理中比較突出的部分，且持續(xù)時間長，會直接影響課耗的正常進行，甚至會拖續(xù)費的后腿，必須解決。

有停課的現(xiàn)象，請假、曠課更是常見。

04

請假、曠課控制

在機構，學員請假、曠課會不僅會影響學生的提分、班級正常教學秩序，對課時管理帶來很大的困擾，更重要的是影響機構的課時收入、會計進賬。

出現(xiàn)學員無故請假、曠課的現(xiàn)象，我們應該這樣進行課時管理：

首先，我們要對學員請假、曠課的原因進行分析，主要存在3個層面。

①家長層面：心疼學生、心疼錢、效果質(zhì)疑、服務質(zhì)疑、性價比低

比如，家長覺得孩子學習沒有得到提升，與機構當初的承諾不符。

②學員層面：負向傳遞、生病

這里所說的負向傳遞，主要是家長覺得孩子在機構上課兩個月后，成績并沒有得到提升、甚至下降，這樣的心態(tài)傳遞給孩子，孩子容易出現(xiàn)破罐子破摔的心態(tài)。

③學校層面：課業(yè)增多、六日時間被征用

可以看出，除了不可控的學校層面，學員請假、曠課的原因集中在生病和家長層面，那么，我們怎么解決呢？

第一，我們要利用已有的工具、表格作為“證據(jù)”與家長理性交流。

與家長的交流中，我們學管師可以拿出家長簽訂的學員入學須知、課時定制單，表明孩子在機構享受的權益范圍，吸引家長作為受益方的注意力。

第二，講明請假、斷續(xù)上課的危害。

我們可以以學員“生病請假”為例，來看怎么處理：

“我家孩子起不來，今天就不去了”、“外面這么冷，我怕孩子會感冒”等，這是很多家長給孩子請假的理由。

在交流中，不妨讓家長通過班級群、老師講授等渠道，了解疾病預防知識和護理常識，盡量避免孩子因為經(jīng)常生病而無法堅持上課。

同時，我們要跟家長說明孩子斷續(xù)上課的危害：孩子頻繁地請假，減少了與同學、朋友的接觸，不利于孩子的交往；慣著孩子不去上課，孩子對父母更加依賴，不利于孩子養(yǎng)成獨立自主的性格；最重要的是，孩子學習能力的提升需要循序漸進地努力，孩子經(jīng)常請假會打破學習的連貫性，不利于成績的提升。

總而言之，做好課時管理，我們需要注意這4點：

①開課前，機構要與家長簽訂課時定制單，把課時總量和課耗進程制度化。

②加課需要謹慎、恰當使用，不能為了加快課耗而無節(jié)制

③學員停課，學管師要通過家訪搞清楚停課原因，同時深挖家長真實需求點

④有請假學員，機構要及時干預，不要聽之任之

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