1檔案的保管與借閱

?

動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室的檔案應(yīng)存放于位于實(shí)驗(yàn)室核心區(qū)域外的獨(dú)立的檔案柜或者檔案室。保證檔案的保存環(huán)境整潔、安全。電子記錄應(yīng)根據(jù)實(shí)驗(yàn)室實(shí)際使用考慮其安保、保留時(shí)間、軟拷貝和硬拷貝的存儲(chǔ)環(huán)境、記錄副本、訪問信息的規(guī)則等內(nèi)容。
動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室的檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，設(shè)置不同級(jí)別的借閱權(quán)限。實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理相關(guān)人員借閱時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)即可借閱；其他檢驗(yàn)部門交叉借閱，需實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理部門同意方可借閱檔案；外單位借閱，需持單位介紹信，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可就地閱錄。實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理人員借閱內(nèi)部檔案，一般就地閱錄；如需借出，兩周內(nèi)歸還。逾期仍需要者，辦理續(xù)借手續(xù)。長期出差、出國者，應(yīng)先將所借檔案還清。借閱檔案的人員要如實(shí)填寫“調(diào)閱檔案情況登記表”。檔案是歷史真跡，借閱人員不得涂改、圈點(diǎn)、劃杠、拆散，以維護(hù)檔案的歷史面貌。檔案借閱人員要遵守國家保密制度，檔案借閱期間不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)閱。

2檔案的鑒定與銷毀　　

檔案保管即將超過保管期限時(shí)，應(yīng)由專門的負(fù)責(zé)檔案管理的人員或者小組對(duì)該檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。經(jīng)鑒定確認(rèn)，對(duì)無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。

3檔案的統(tǒng)計(jì)與提供利用

應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、借閱、保管、利用效率、鑒定等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以數(shù)字的形式揭示檔案的數(shù)量及管理狀況，從而掌握實(shí)驗(yàn)室檔案的數(shù)量變化和質(zhì)量情況，便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理工作，為完善管理制度提供依據(jù)。

檔案的提供利用是檔案建立的最終目的，管理人員應(yīng)設(shè)置合理檔案的檢索工具以方便使用者的查詢，并在檔案原件的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉以滿足檔案需要者的利用需求。重視檔案的提供利用，可根據(jù)實(shí)驗(yàn)室實(shí)際空間，開辟借閱室，方便使用者閱覽不宜外借或者比較珍貴的檔案；對(duì)需帶出的檔案提供復(fù)制服務(wù)；管理人員應(yīng)編制有效的檢索工具，制作目錄，設(shè)置關(guān)鍵詞，提升查詢速度；根據(jù)實(shí)驗(yàn)室檔案的實(shí)際利用需求，編寫大事記，制作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯集、簡介，概要、成果等檔案信息的二次加工。

4 提高檔案的信息化管理水平

加強(qiáng)電子檔案保存設(shè)備的維護(hù)，做好系統(tǒng)轉(zhuǎn)換時(shí)的保存工作。目前實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)（LIMS）和實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)和使用過程中，應(yīng)定期進(jìn)行升級(jí)維護(hù)，注意電子記錄與文件定期的導(dǎo)出與備份，對(duì)重要的文檔記錄應(yīng)制成電子檔案進(jìn)行保管。也可增加電子檔案管理的模塊進(jìn)行維護(hù)管理。

華菱咨詢成立于2001年，是長三角，珠三角、京津冀和西南地區(qū)具有影響力的咨詢機(jī)構(gòu)。專注于標(biāo)準(zhǔn)體系咨詢、產(chǎn)品認(rèn)證咨詢、企業(yè)管理項(xiàng)目咨詢以及相關(guān)教育訓(xùn)練的顧問公司。公司已在北京、上海、深圳、杭州、、江西、西安設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)。經(jīng)過20多年的發(fā)展，現(xiàn)已成為江蘇省咨詢協(xié)會(huì)理事單位、蘇州工商聯(lián)咨詢協(xié)會(huì)理事單位、北京企業(yè)管理咨詢協(xié)會(huì)會(huì)員單位、上海認(rèn)證協(xié)會(huì)會(huì)員單位、上海咨詢協(xié)會(huì)會(huì)員單位、廣東省咨詢協(xié)會(huì)會(huì)員單位；同時(shí)也被評(píng)為江蘇省和廣東省優(yōu)秀管理咨詢機(jī)構(gòu)。