檔案的移交要求

01移交準(zhǔn)備

機(jī)關(guān)向國(guó)家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。兩項(xiàng)工作結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)按照結(jié)果對(duì)檢索工具進(jìn)行更新、調(diào)整。

(1)密級(jí)的變更或解除

國(guó)家秘密的變更或解除工作應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》《國(guó)家秘密定密管理暫行規(guī)定》( 國(guó)家保密局令2014年第1號(hào))等法規(guī)、規(guī)章進(jìn)行。對(duì)于符合國(guó)家秘密變更或解密條件的，一般按照以下程序辦理：

第一，承辦人對(duì)國(guó)家秘密事項(xiàng)密級(jí)、保密期限和知悉范圍的變更，或者秘密解除提出意見(jiàn)，并提交機(jī)關(guān)定密責(zé)任人審核；

第二，定密責(zé)任人對(duì)承辦人提交的意見(jiàn)進(jìn)行審核，并簽署是否同意的意見(jiàn)；

第三，定密責(zé)任人在變更或解除國(guó)家秘密的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)在原國(guó)家秘密附近重新做出國(guó)家秘密標(biāo)志或者做出解密標(biāo)志。

(2)檔案的劃控與開(kāi)放意見(jiàn)

檔案進(jìn)館前提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)，建議參照檔案存毀鑒定的組織形式，即在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下，由辦公廳(室)負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開(kāi)展，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。劃控與開(kāi)放工作可以參照《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1991] 28 號(hào))執(zhí)行。

02移交內(nèi)容

檔案移交進(jìn)館時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好三個(gè)“一并”，將檔案原件與相應(yīng)復(fù)制件、檔案檢索工具、編研成果一并移交。按要求設(shè)立全宗卷的機(jī)關(guān)，應(yīng)將管理進(jìn)館檔案的全宗卷一并移交進(jìn)館。

(1)檔案與檢索工具、編研成果一并移交

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求：“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果?！?/p>

(2)傳統(tǒng)載體檔案與相應(yīng)的數(shù)字復(fù)制件一并移交

隨著機(jī)關(guān)信息化工作的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)字化在機(jī)關(guān)越來(lái)越普遍，針對(duì)紙質(zhì)檔案和傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案等形成了大量的數(shù)字復(fù)制件，成為檔案資源的重要補(bǔ)充。為加強(qiáng)國(guó)家檔案資源體系建設(shè)，避免重復(fù)數(shù)字化，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館時(shí)應(yīng)將“傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件與檔案原件一并移交”。當(dāng)然，如果機(jī)關(guān)沒(méi)有開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，同級(jí)檔案行政管理部門對(duì)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化也未作要求的，機(jī)關(guān)可以只移交傳統(tǒng)載體檔案。

(3)電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片一并移交

按照《電子文件管理暫行辦法》(廳字[2019] 39號(hào))要求，具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷的，應(yīng)將電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片一并移交。

03移交方式

紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案的移交方式為實(shí)體移交。電子檔案由于自身特性，移交時(shí)存在在線和離線兩種方式?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》對(duì)兩種移交方式采取開(kāi)放態(tài)度，要求電子檔案移交可以采用在線移交，也可以采用離線移交。

(1)在線移交

對(duì)于在線移交，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，“應(yīng)當(dāng)通過(guò)檔案行政管理部廣指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò)，不得通過(guò)未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交”，對(duì)在線移交的網(wǎng)絡(luò)形態(tài)作了限定。

(2)離線移交

對(duì)于離線移交，機(jī)關(guān)可以參照《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012] 7號(hào))要求執(zhí)行。比如，移交單位一般采用光盤移交電子檔案，光盤應(yīng)當(dāng)符合歸檔要求；移交單位一般向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交一套光盤，光盤應(yīng)當(dāng)單個(gè)裝盒；移交單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤數(shù)據(jù)刻錄及檢測(cè)；存儲(chǔ)電子檔案的載體和載體盒上應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注反映其內(nèi)容的標(biāo)簽；移交載體內(nèi)電子檔案采用符合要求的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)等。

需要注意的是，電子檔案移交后，機(jī)關(guān)選擇繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求繼續(xù)進(jìn)行管理。

04移交程序

檔案移交程序是指檔案移交進(jìn)館時(shí)，機(jī)關(guān)與國(guó)家綜合檔案館對(duì)擬移交檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，填寫(xiě)交接文據(jù)，雙方簽字確認(rèn)交接結(jié)果的過(guò)程。

(1)清點(diǎn)、核對(duì)

機(jī)關(guān)與檔案館應(yīng)當(dāng)指派專人對(duì)擬移交的檔案及有關(guān)資料逐卷(件)進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)照移交清冊(cè)等有關(guān)移交文件進(jìn)行核對(duì)，雙方共同確認(rèn)無(wú)誤。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，按照《電子檔案移交與接收辦法》(檔發(fā)[2012] 7號(hào))，檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交。

(2)填寫(xiě)檔案交接文據(jù)

檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者過(guò)程中形成的，記錄和反映檔案交接有關(guān)內(nèi)容和信息的，具有法律憑證效力的一種文件。《 檔案交接文據(jù)格式》(GB/T 13968—92) 已經(jīng)失效，機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館時(shí)可以按照國(guó)家綜合檔案館提供的樣式或者下列樣式制作、填寫(xiě)檔案交接文據(jù)(見(jiàn)表1)。

檔案交接文據(jù)(移交)?

?表2? 電子檔案移交與接收登記表