一、什么是文書

文書即公務文書的簡稱，是國家機關、人民團體、企事業(yè)單位和個人在日常工作、生產、學習和生活中為處理公務而按照特定的體式，經過一定的處理程序制成的文字材料。廣義的公文，外延十分廣闊，除通用文書外，還包括法律、財經、文教、外交、軍事、稅務、工商等行業(yè)自己的專用文書。

二、什么是公文

黨政機關、人民團體、企業(yè)事業(yè)單位實施領導、履行職能、處理公務的過程中所形成的，按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內使用的，具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)、規(guī)章或管理規(guī)章，施行行政措施和領導管理職能，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況的重要手段工具。

三、規(guī)范性文件

規(guī)范性文件，是各級機關、團體、組織制發(fā)的各類文件中最主要的一類，因其內容具有約束和規(guī)范人們行為的性質，故名稱為規(guī)范性文件。常見的包括：條例、規(guī)定、辦法、規(guī)則、準則、細則等。

四、公文作用

（一）明法傳令，指揮工作

公文不同程度地規(guī)定了有關機關、團體和單位的辦事準則和行為規(guī)范。

（二）聯(lián)系公務，溝通信息

機關、團體、單位聯(lián)系公務、溝通信息有多種渠道，但公文是其中最重要、主要的渠道。

（三）宣傳教育，引導輿論（宣傳教育，統(tǒng)一思想）

機關、團體、單位常常利用下行公文、會議報告、專題講話等公文，宣傳形勢，宣講政策，提出任務，以動員群眾，提高認識，統(tǒng)一思想，推動工作。
公文不僅要傳達決策意圖、布置任務，還要解釋原因、說明情況，讓人們知道為什么要這樣做，從思想上弄清問題，提高認識。充分發(fā)揮公文的宣傳教育作用，可以使廣大干部、群眾明確目標，統(tǒng)一思想，以積極的態(tài)度對待工作，提高工作的自覺性。

（四）記錄記載，以為憑據

公文常是領導意圖、決策的載體，因而它往往是執(zhí)行公務、安排工作、解決問題、辦文辦事的依據。公文又總是公務活動的真實記錄和單位工作的歷史見證。

五、公文特點

（一）明確的工具性

工具性是公文的基本特點，也是公文的基本性質、本質屬性。
凡是應用文都具有工具性，因為它們都是應用實踐活動的需要而產生，對實踐活動的進行發(fā)揮實際效用的文本，其用途僅限于公務活動。

（二）直接的實用性

A說法：公文是根據公文活動的實際需要，為解決實際問題、為達到某一具體目的而撰寫的，是直接用來處理公務的。因此，它的內容總是有特定的指向，總是直接針對某一具體、現(xiàn)實的公務活動的，并對處理這一事務有直接的實用價值。
B說法：公文是用來處理公務的文書，所以它總是根據現(xiàn)實需要，針対實際問而制發(fā)，有著明確的寫作目的。

（三）客觀的真實性（可靠性）

求真務實是公文的生命，實事求是是公文寫作的基本出發(fā)點，是公文處理工作的基本原則。
公文涉及的事實以及所引用的材料和數(shù)據，必須真實可靠，不得有任何虛假和錯漏。

（四）法規(guī)政策性（政治性、公務性）

公文是黨的機關和行政機關行使管理職能、辦理具體事務的重要工具，對國家政治、經濟和社會生活的各個領域都有著指導作用，是維護和發(fā)展社會主義制度、建設物質文明和精神文明的保障。

（五）特定的程式性（規(guī)范性）

為了更方便、有效地辦理事務，公文形成了自身特有的辦理程序和寫作格式。
公文格式的規(guī)范性，是公文本質特性的發(fā)展，是公文寫作和辦理的需要。
有利于加強對公文的科學管理，提高公文寫作質量和公文處理效率，更有效的發(fā)揮公文的作用。

（六）法定性、權威性

公文的作者（作者指發(fā)文機關）是法定的，讀者是特定的；
公文的法定權威性是公文區(qū)別于其他信息記錄的顯著標志。

（七）時代性、及時性/時效性、時限性

公文所針對的問題，總是存在于特定的時間范圍之內，一旦時過境遷，公文的實用價值也會隨之喪失。所以，公文的寫作、傳遞和辦理，都要求迅速及時。
公文的時效性主要體現(xiàn)在時代性、及時性、時限性。
時代性：與現(xiàn)實緊密結合，為推動現(xiàn)實工作服務，適應時代發(fā)展的要求。
及時性或時效性：公文有很強的實用性和時間性，要求及時制發(fā)，及時辦理，迅速產生效用，實現(xiàn)其發(fā)文宗旨和目的，不容許拖沓延誤。公文的時效性是其區(qū)別于檔案的重要標志。
時限性：公文一經正式發(fā)布，即產生法定效用，但這種效用只在一定時期內存在。

（八）定向性

公文都是由某一個特定機關制發(fā)的，并且大部分都是寫給特定對象閱讀的，作者與讀者之間有具體、明確的對應關系。公文的這種定向性特點使得寫作有著很強的針對性。