每次大型會(huì)議的籌備組織，都是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理以及項(xiàng)目組成員的一次非凡歷練。任務(wù)多、事務(wù)雜、統(tǒng)計(jì)難、簽到難、協(xié)作煩、愁體驗(yàn)、愁安保都是大型會(huì)議的典型問題。快會(huì)務(wù)通過多年的研發(fā)與實(shí)踐，推出了快會(huì)務(wù)大型會(huì)議、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理解決方案。每年有超過數(shù)千場(chǎng)大型會(huì)議啟用該方案，在智慧化運(yùn)營(yíng)。

快會(huì)務(wù) 大型會(huì)議管理系統(tǒng)

快會(huì)務(wù)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理簡(jiǎn)單來(lái)說就類似于‘積木拼搭’，翻譯過來(lái)就是：數(shù)據(jù)開放性集成與智能技術(shù)應(yīng)用與智能硬件的接入，用人話再翻譯就是：在人數(shù)較多的活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，可以按照你對(duì)不同區(qū)域的要求來(lái)搭配不同終端，把他們像拼積木一樣組合在一起，引導(dǎo)參會(huì)者自助操作、借助AI科技、搭配終端設(shè)備。讓身份識(shí)別更精準(zhǔn)、打印胸牌更快速、最終實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的高效管理，適用于中大型會(huì)議活動(dòng)。

以下內(nèi)容我們都以比較常見的方式為標(biāo)準(zhǔn)與你分享每一個(gè)積木的功能及‘積木拼搭’方式。

1、快會(huì)務(wù)智慧簽到

在入場(chǎng)時(shí)你可能會(huì)面臨這些問題：

大型會(huì)議參會(huì)人員多，現(xiàn)場(chǎng)簽到壓力大

即便使用電子簽到，當(dāng)人潮涌來(lái)時(shí)，依然會(huì)出現(xiàn)排隊(duì)情況

參會(huì)者需要攜帶或出示參會(huì)憑證，簽到效率和參會(huì)體驗(yàn)還有待進(jìn)一步提升

這時(shí)，你可能需要智慧簽到！

多功能集成自助簽到機(jī)

多功能自助簽到機(jī)對(duì)于人數(shù)較多的展會(huì)、博覽會(huì)以及峰會(huì)來(lái)說一定是最好的選擇，它可實(shí)現(xiàn)自助簽到(二維碼、閘機(jī)簽到、人臉識(shí)別)+打印的功能，可自助的屬性也為大型活動(dòng)中的簽到打印環(huán)節(jié)分散了不少排隊(duì)壓力。

無(wú)線手持機(jī)簽到

在分會(huì)場(chǎng)簽到及接機(jī)環(huán)節(jié)，無(wú)線手持機(jī)簽到更受青睞。而這份青睞得益于無(wú)線手持機(jī)簽到不受時(shí)間空間局限以及其小巧的屬性，和閘機(jī)、簽到機(jī)箱相比，它擁有更加靈活的特點(diǎn)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)不夠好的機(jī)場(chǎng)、高鐵站或是會(huì)場(chǎng)也可提供離線簽到方式，讓你安全、高效的完成簽到。

2、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)信息導(dǎo)引

入場(chǎng)后，參會(huì)者發(fā)現(xiàn)大會(huì)中分布著復(fù)雜的日程，過多的會(huì)場(chǎng)，以及大量的演講人員信息，在常規(guī)情況下，需要在巨大的展板中查看日程，擁擠的人群，一不小心就串行的內(nèi)容...都給參會(huì)者帶來(lái)了極大困擾。

快會(huì)務(wù)微站

現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)管理是提升參會(huì)體驗(yàn)的重要因素，而可以通過掃碼查看的微站正可以解決大型會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)信息展示問題的絕佳方案：日程安排自助查詢、會(huì)場(chǎng)地圖導(dǎo)航、Speaker安排、參展商及展位安排、贊助商信息以及VIP行程信息都可通過快會(huì)務(wù)微站作為載體進(jìn)行展示。

3、快會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)管理

當(dāng)參會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后除了可以觀看常規(guī)的演講內(nèi)容，也可以參與現(xiàn)場(chǎng)互動(dòng)，來(lái)增強(qiáng)代入感。通過掃碼參與的抽獎(jiǎng)、大屏聊天互動(dòng)、彈幕等環(huán)節(jié)的設(shè)置可以將大會(huì)氣氛帶入高潮

4、出席情況追蹤

這一環(huán)節(jié)不見得是所有大會(huì)主辦方都會(huì)使用的，但是我認(rèn)為，許多主辦方不使用的原因在于，他們壓根不知道會(huì)議追蹤的價(jià)值所在。

當(dāng)下，許多數(shù)字化水平較高的活動(dòng)會(huì)在分會(huì)場(chǎng)、展廳、商務(wù)約談交流會(huì)場(chǎng)等不同活動(dòng)入口設(shè)立簽到點(diǎn)，許多人對(duì)此舉感到迷惑：明明已經(jīng)簽到，為何多此一舉?

其實(shí)不同入口簽到的原因在于通過簽到，主辦方可以更加全面的了解到用戶在會(huì)議活動(dòng)中的整個(gè)‘會(huì)議旅程’，并生成實(shí)時(shí)視圖，幫助組織者提供更具吸引力和更智能的會(huì)議活動(dòng)。

5、接機(jī)接站管理系統(tǒng)

大型活動(dòng)通常會(huì)在火車站、高鐵站設(shè)有專人接機(jī)，人數(shù)較少還好，當(dāng)工作人員核對(duì)人數(shù)動(dòng)輒幾百一千的接機(jī)名單時(shí)簡(jiǎn)直要命，多個(gè)簽到點(diǎn)數(shù)據(jù)同步也很難實(shí)現(xiàn)。接機(jī)管理系統(tǒng)通過‘人碼綁定’輕松解決了這一問題，系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)了不同接機(jī)點(diǎn)，每個(gè)接機(jī)點(diǎn)下等待接機(jī)的嘉賓也對(duì)應(yīng)了不同的狀態(tài)，嘉賓航班狀態(tài)系統(tǒng)與‘飛常準(zhǔn)’進(jìn)行綁定，當(dāng)嘉賓到達(dá)機(jī)場(chǎng)完成接機(jī)簽到點(diǎn)負(fù)責(zé)人點(diǎn)亮已接機(jī)狀態(tài)，當(dāng)嘉賓接機(jī)后登上大巴車，大巴車上的簽到人員點(diǎn)亮已上車狀態(tài)，接機(jī)簽到的價(jià)值在于工作人員可以確定嘉賓現(xiàn)處于哪個(gè)位置，避免遺漏，同時(shí)多個(gè)簽到點(diǎn)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)同步也便于主辦方負(fù)責(zé)人了解到接機(jī)進(jìn)展。

6、商務(wù)約談系統(tǒng)

許多有過參展經(jīng)驗(yàn)的人都知道，如果想要在一場(chǎng)展會(huì)中達(dá)到滿意的效果(也就是提高成交簽單率)，一場(chǎng)高效的洽談撮合極為重要，而許多展商在與買家匹配洽談時(shí)面臨許多問題。

展商賣家預(yù)約系統(tǒng)便是通過三個(gè)階段來(lái)實(shí)現(xiàn)二者高效約談。

第一階段：展商和買家互相選擇一批想要約見的對(duì)象，第一階段截止后，系統(tǒng)會(huì)按照設(shè)定的順序自動(dòng)匹配商務(wù)約談時(shí)間。

第二階段：展商和買家可以通過在線互動(dòng)補(bǔ)全剩余的商務(wù)約談空檔。

第三階段：展商和買家可以通過現(xiàn)場(chǎng)的買家-約見-賣家系統(tǒng)來(lái)針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的意外情況對(duì)約談行程做最后的補(bǔ)充和調(diào)整。

7、數(shù)據(jù)大屏幕 實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)

實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)的功能更多應(yīng)用于大型展會(huì)及博覽會(huì)中，用來(lái)監(jiān)控人流情況，還有PC端和移動(dòng)端的數(shù)據(jù)儀表盤，以可視化形式展示自定義數(shù)據(jù)，清晰的查看注冊(cè)和簽到的數(shù)據(jù)，一目了然的找到最受歡迎的論壇和人流最大的展位，同時(shí)對(duì)于出現(xiàn)人流較大等異常情況時(shí)，工作人員也可及時(shí)調(diào)整策略來(lái)保障活動(dòng)順利進(jìn)行。

快會(huì)務(wù)為主辦方提供在智能會(huì)議管理系統(tǒng)，提供從基于平臺(tái)內(nèi)部的內(nèi)容運(yùn)營(yíng)、到體系化的線上營(yíng)銷以及總結(jié)報(bào)告等一站式服務(wù)。

如果您準(zhǔn)備著手布局智能會(huì)議，快會(huì)務(wù)可以提供支持。

快會(huì)務(wù)智能會(huì)議管理系統(tǒng)，結(jié)合宣傳微站、線上展覽、票務(wù)管理、直播互動(dòng)等核心功能，集展示、引流、互動(dòng)為一體，幫助主辦方提升運(yùn)營(yíng)效率、加速數(shù)據(jù)協(xié)同、加強(qiáng)服務(wù)體驗(yàn)和組織競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)會(huì)展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。