時間管理不是萬能藥,想高效還要做這三件事

在很多人看來,壓力大是因為總覺得時間不夠。為了解決這一問題,很多人嘗試時間管理,希望通過“更高效”的方式將一小時會議壓縮成半小時,或者在日程表里的空檔安排一些小任務,盡量減少無效時間。然而矛盾的是,時間管理往往會增壓而非減壓。效率提升時,人們會為更多任務騰出空間,感到壓力更大。如果感覺不知所措,最好從根本上解決問題。??

時間管理陷阱
疫情暴發(fā)之后很多人改為遠程工作,也成了有趣且自然的實驗,充分證明時間管理的悖論。超過四分之三的受訪者表示在家工作可以節(jié)省時間,通常因為省去了通勤和商務旅行,約一半遠程工作人員稱工作效率更高。
盡管人們宣稱節(jié)省時間且生產(chǎn)率提高,來自企業(yè)軟件公司Atlassian的數(shù)據(jù)顯示,全球平均工作日延長了整整30分鐘,與預期中更有效利用時間的情況相反。導致問題更加復雜的是,額外30分鐘工作時間主要犧牲了晚上的休閑時間。
人們都相信,只要時間管理得當并提升效率,就能騰出空間輕松完成各種待辦事項。然而,時間管理就像海灘上挖洞,洞越大,沖進去填滿的水就越多。身處潛在需求無限的世界,日程表上騰出一小時就好像點燃信號燈,宣布有能力投身另一個項目或承擔新職責。

這并不意味著時間管理沒價值。生產(chǎn)力很重要。但在工作倦怠不斷蔓延的世界里,人們也需要采取一些策略減少工作,而不是簡單地適應。想逃脫陷阱可以做三件事。
01? 減少任務量
待辦事項代表達成某個協(xié)議:“我要處理下周會議的預算更新”,“回家路上我要買點東西吃”或“今晚晚些時候我把更新的幻燈片發(fā)給你”。
一旦協(xié)議存在,就會產(chǎn)生完成的壓力。如果不得不打破或重新談判協(xié)議,又會產(chǎn)生進行艱難談話的額外壓力以及導致他人失望的內疚感。為了減少任務量造成的壓力,一開始就要守住底線,才不會之后被迫重新協(xié)商。至于如何守住底線,取決于待辦事項為分配任務還是自愿選擇承擔。
對于分配任務,要考慮優(yōu)先次序而不是時間。上級要求做某事時,用“沒時間”回答可能讓人覺得太粗魯。可以考慮這樣問:“x、y和z三項任務,應該怎么安排先后?”這么問有兩個作用。首先,安排的責任交給了上級而不是自己。第二,問題從二元選擇變成共同討論哪項工作最緊要。
對于考慮主動承擔的任務,請先在日歷上添加。人們常常對自身能力過于樂觀,等事到臨頭才不知所措。經(jīng)常是看看日歷發(fā)現(xiàn)還有時間,然后想,“好吧,大概星期五能完成。”然后星期五到了,又得重新商量。
挑戰(zhàn)在于,日程表通常只顯示涉及同步工作(即自己跟其他人同時執(zhí)行的任務)的時間,包括會議、電話、喝咖啡討論等等。而待辦事項是并不與其他人同步但占用自己時間的工作(自己執(zhí)行,不與其他人實時合作)。如何解決?可在日歷上為每個待辦事項鎖定時間,合并日歷和待辦事項列表。通過全面了解目前的承諾,就能在同意承擔更多任務之前認清自己的實際能力。
02? 用原則代替決定
過去一年的特點是無休止的決定:要送孩子上學嗎?能去看望父母嗎?回辦公室安全嗎?不斷面對后果很重要而信息并不完善的決策,可能導致科學家說過的認知過載,即需要完成的腦力勞動需求超過實際應對能力。認知過載會增加犯錯的可能性,也會讓人不知所措。
可以用絕對原則代替決定,開始減少認知負荷。例如,減肥管理科學告訴我們,宣布“晚上7點以后不吃東西”比起說“晚上7點以后限制吃零食”要有效得多,因為限制的說法會產(chǎn)生無數(shù)后續(xù)決定:“能喝酸奶嗎?吃塊水果怎么樣?”只要決定晚上7點以后不吃東西,就杜絕了各種可能。無需再做任何決定。
提姆·菲利斯(Tim Ferriss)是成功作家,他稱之為“做出一項決定,消除100個決定”。對菲利斯來說,這意味著定下原則2020年不閱讀新出版的書。多年來,熱心的作者和公關每周都催著他閱讀、評論或吹噓數(shù)十本新書或即將出版的書,定下這一總原則之后就不必再做成百上千的決定。
史蒂夫·喬布斯(Steve Jobs)有個舉動非常出名,就是每天都穿同樣的衣服,如此一來可以免除每天早上選衣服的決策疲勞。高管獵頭公司Heidrick&Struggles加拿大業(yè)務董事總經(jīng)理喬恩·麥基(Jon Mackey)制定了周五不開會的原則。由于沒法逐個決定要開哪場會不開哪場,避免為此浪費時間,他決定每周留出一天集中精力。
03? 多利用結構而非意志力,盡量減少分心
分心導致沒法完成任務和做出最重要的決定,特別容易讓人感到不知所措,因為一旦分心就會覺得沒法取得進展,進而無法釋放壓力。
如果想用意志力排除社交媒體等干擾因素,就是在跟當代最聰明的人們對抗。這群人冷酷地利用人性的弱點,拼命想爭奪注意力,這一弱點是Facebook創(chuàng)始總裁肖恩·帕克(Sean Parker)提過的“人類心理的脆弱”。分心方面,每次結構都能勝過意志力。
我在商界曾共事的幾位領導者都在一天中設定某段時間,關掉筆記本電腦的Wi-Fi以集中注意力。其他人則強制站立30分鐘,其間團隊成員可以隨時前來提問并獲得指導。此舉可極大避免成天被問“能占用你五分鐘嗎?”
德勤前首席執(zhí)行官凱西·恩格爾伯特(Cathy Engelbert)取消安排一場接一場會議。她讓助手留出10分鐘的間隔,她稱之為SMORs,即碎片思考時間。有了簡短的休息時間恢復精力,會議結束時她不會因為想著下一場會,進入新會議時也不會想著之前的討論。
面對各種情況,解決方案并不是提升效率以完成更多任務,做出更多決定,結果不斷分心。當務之急非常明確,就是簡化。減少承擔的任務數(shù)量,用原則代替決定,并建立適當?shù)慕Y構消除干擾。
關鍵詞:自管理
戴安·詹森(Dane Jensen)| 文
戴安·詹森在Third Factor擔任首席執(zhí)行官,該公司是跨行業(yè)領導力發(fā)展公司,業(yè)務涉及體育、商業(yè)、學術和政府等。他在北卡羅來那大學肯納-弗拉勒商學院(Kenan-Flagler School of Business , University of North Carolina)擔任助理教師,也在加拿大女王大學史密斯商學院(Smith School of Business , Queen’s University)任教,也是《壓力的力量》(The Power of Pressure)一書作者。
劉雋 | 編輯