我們都知道范圍定義了項(xiàng)目所需的工作，管理范圍是項(xiàng)目經(jīng)理的重要工作，特別是當(dāng)項(xiàng)目正在進(jìn)行并且范圍蔓延開始出現(xiàn)時(shí)。
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范圍蔓延是指在主要利益相關(guān)者和項(xiàng)目經(jīng)理同意或不同意的情況下，對(duì)項(xiàng)目的原定目標(biāo)進(jìn)行更改或增加的現(xiàn)象。
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從積極的角度來看，范圍蔓延有助于擴(kuò)大項(xiàng)目的參數(shù)，使其可以探索新的可能性。反之，則會(huì)造成重大延誤、增加費(fèi)用以及客戶或其他利益相關(guān)者的不滿。

管理和避免范圍蔓延的6個(gè)技巧
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面對(duì)不斷變化的需求，要做到清晰明了很有挑戰(zhàn)性。項(xiàng)目經(jīng)理是參與項(xiàng)目的第一人，也是最后一人。他們不僅要監(jiān)督項(xiàng)目的每個(gè)階段，而且還是流程的維護(hù)者。
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以下有六個(gè)技巧，可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理有效控制范圍蔓延：
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1、預(yù)先定義項(xiàng)目范圍
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首先要預(yù)先定義范圍，并與你的變更控制委員會(huì)、利益相關(guān)者和客戶以及基線達(dá)成一致。在項(xiàng)目開始之前確定范圍的基線非常重要。
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2、設(shè)定優(yōu)先事項(xiàng)
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如果所有任務(wù)都具有相同的優(yōu)先級(jí)，團(tuán)隊(duì)成員就很難知道哪些任務(wù)應(yīng)首先關(guān)注。分配優(yōu)先級(jí)可以讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)各自的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力安排工作，從而以最佳方式完成每項(xiàng)任務(wù)。
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通過概述首要目標(biāo)，我們可以明確并專注于如何實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期目標(biāo)。這可以幫助我們確定任務(wù)的優(yōu)先次序，排除干擾，并在追求重要目標(biāo)時(shí)保持動(dòng)力。
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3、盡可能將重復(fù)性工作自動(dòng)化
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每天手動(dòng)歸檔、整理和更新任務(wù)會(huì)增加項(xiàng)目時(shí)間。自動(dòng)化可讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)專注于創(chuàng)造性的工作，從而不會(huì)被乏味但必要的重復(fù)性任務(wù)所困擾。
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4、建立變革管理流程
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變更控制流程是項(xiàng)目管理的重要組成部分，包括制定處理變更請(qǐng)求的標(biāo)準(zhǔn)程序。如果沒有這個(gè)流程，范圍蔓延就會(huì)給項(xiàng)目帶來混亂。
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首先，確定需要采取哪些步驟來評(píng)估變更請(qǐng)求，例如收集相關(guān)利益者的反饋、評(píng)估擬議變更的風(fēng)險(xiǎn)，以及考慮其對(duì)時(shí)間安排和預(yù)算的影響。
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接著，建立一個(gè)高效的系統(tǒng)，對(duì)每項(xiàng)請(qǐng)求以及批準(zhǔn)、修改、行動(dòng)項(xiàng)目等文檔進(jìn)行跟蹤。所有利益相關(guān)者都應(yīng)能查閱相關(guān)文檔。
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最后不要忘了向團(tuán)隊(duì)傳達(dá)變更，解釋為什么有必要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行更改，如何使他們的工作變得更好，以及在哪里可以找到變更資源。
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5、讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與進(jìn)來
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如果團(tuán)隊(duì)所有成員都能提出自己的意見，就會(huì)產(chǎn)生主人翁意識(shí)，并增強(qiáng)他們對(duì)項(xiàng)目的承諾和動(dòng)力。
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多角度的思考會(huì)帶來新的解決方案和創(chuàng)造性的想法。邀請(qǐng)團(tuán)隊(duì)參與決策和戰(zhàn)略討論可以更快地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。此外，還使圍繞困難決策進(jìn)行對(duì)話變得更容易，因?yàn)樗麄兡塬@得第一手的背景資料。
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有些挑戰(zhàn)不是項(xiàng)目經(jīng)理的技能所能解決的。依靠團(tuán)隊(duì)的專業(yè)知識(shí)和指導(dǎo)，委派正確的工作。他們將告知所需的工作量，并最大限度地減少范圍蔓延。
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6、建立半嚴(yán)格的反饋周期
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在項(xiàng)目評(píng)審的最關(guān)鍵時(shí)刻，及時(shí)獲得反饋可確保團(tuán)隊(duì)在事情發(fā)展成重大問題之前搶占先機(jī)。
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如果沒有在項(xiàng)目過程中設(shè)立檢查點(diǎn)（里程碑），那么范圍蔓延的可能性就會(huì)增加。
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一個(gè)可實(shí)現(xiàn)的反饋周期應(yīng)該是項(xiàng)目經(jīng)理、工作團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者之間的對(duì)話。主要目的是評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)展、討論變化并確定是否需要新的目標(biāo)。
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輔助項(xiàng)目范圍管理的工具
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項(xiàng)目范圍管理對(duì)于一個(gè)人甚至幾個(gè)人來說可能需要處理很多事情。雖然明確的計(jì)劃可以減輕其中一些困難，但使用項(xiàng)目管理軟件，成效將更進(jìn)一步。
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8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可以幫助設(shè)定整個(gè)項(xiàng)目組合的標(biāo)準(zhǔn)和期望，以實(shí)現(xiàn)更清晰和更簡(jiǎn)單的流程管理。系統(tǒng)提供先進(jìn)的機(jī)制集中管理項(xiàng)目的范圍與需求：
● 提供需求申請(qǐng)功能：獲取，過濾，解析和明確項(xiàng)目的需求
● 提供需求矩陣功能：整理分析需求并跟蹤需求從開始到完成的整個(gè)過程
● 提供現(xiàn)狀調(diào)查功能：幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)范圍溝通與需求不穩(wěn)定的問題
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在項(xiàng)目整個(gè)過程，8Manage PM會(huì)自動(dòng)跟蹤需求的審批與接收情況。任何需求的更改都要經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖兏刂屏鞒桃源_保項(xiàng)目的順利進(jìn)行。系統(tǒng)還提供實(shí)時(shí)顯示組件功能，有效地顯示和分析所有需求管理的信息。
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你可以使用8Manage PM拆分WBS任務(wù)計(jì)劃，細(xì)分項(xiàng)目的管理顆粒度。借助甘特圖、看板和實(shí)時(shí)報(bào)告等功能，8Manage PM可以根據(jù)最初的計(jì)劃有效跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。如有任何時(shí)間差異都會(huì)實(shí)時(shí)預(yù)警，方便項(xiàng)目人員更方便快捷地管理項(xiàng)目時(shí)間和及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。
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此外，8Manage PM還能促進(jìn) 100% 的透明度和問責(zé)制，從而更容易監(jiān)控變更并防止對(duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的更改。
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總的來說，8Manage PM項(xiàng)目管理軟件提供了一個(gè)集中平臺(tái)，所有項(xiàng)目細(xì)節(jié)、更新和變更都記錄在案，所有利益相關(guān)者都能看到，從而確保了項(xiàng)目范圍的控制。