1 加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)，提升人員能力素質(zhì)

動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室在日常管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)《檔案法》、CNAS的相關(guān)要求以及該動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室的檔案管理制度的宣傳普及，使動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室的管理人員以及檔案使用人員不斷強(qiáng)化歸檔意識(shí)，對(duì)有價(jià)值的記錄要注意及時(shí)留存，后續(xù)也要及時(shí)整理歸檔；應(yīng)定期組織與檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，使其了解動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室檔案管理的工作流程，提高人員在檔案管理方面的能力素質(zhì)。

2完善建檔立卷程序，紙質(zhì)檔案與電子檔案兼顧

歸檔應(yīng)本著“系統(tǒng)排列、局部調(diào)整”的技術(shù)要求進(jìn)行分類整理。完整的建檔立卷應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、排序好的文件、備考表四部分。預(yù)備歸檔立卷的文件材料首先應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行整理與排序，排序好的文件應(yīng)在正面的右下角和背面的左下角編寫頁號(hào)，以固定文件在卷內(nèi)的位置。二是制作卷內(nèi)目錄，標(biāo)明順序號(hào)、文件材料題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、頁號(hào)、備注，卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件之首。三是制作備考表，用來說明卷內(nèi)文件的狀況，主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)以及在立卷或使用過程中需要說明的問題，備考表排在卷內(nèi)文件的最末頁之后。最后是制作案卷封面，案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，并注明密級(jí)，填寫保管期限等。制作完整的檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂或直接放在統(tǒng)一制式的檔案盒中保存，便于后期保存、管理。已建檔的檔案應(yīng)根據(jù)其分類進(jìn)行登記整理，編寫分類號(hào)、固定案卷位置以及編制檢索工具等。通常每年要進(jìn)行一次材料的補(bǔ)充和調(diào)整，相應(yīng)的卷內(nèi)目錄也要補(bǔ)充，同時(shí)在備考表上說明具體情況。

根據(jù)實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的相關(guān)要求，實(shí)驗(yàn)室開展檢驗(yàn)過程中必須同步填寫原始記錄，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和記錄資料在實(shí)驗(yàn)室區(qū)域間的轉(zhuǎn)移、歸檔、匯編等過程中極易造成病原微生物的泄露和擴(kuò)散，存在生物安全風(fēng)險(xiǎn)。不同生物安全防護(hù)水平的動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室可根據(jù)涉及的傳染性病原微生物種類以及開展動(dòng)物實(shí)驗(yàn)的危害性，從生物安全管理角度考慮是否留存紙質(zhì)的原始檔案，如不適合，應(yīng)將不能傳遞出的紙質(zhì)文件或者記錄在動(dòng)物安全實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部進(jìn)行掃描、傳真或拍照，再進(jìn)行電子文件的歸檔，所有的電子記錄都要有可靠的備份備檔，現(xiàn)場(chǎng)制作的文件或記錄，可在受控要求下轉(zhuǎn)換為電子文本，同時(shí)保留必要的原始檔案。

3細(xì)化檔案分類，建立分級(jí)檢索目錄

對(duì)動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)室各類文件分類建檔是實(shí)驗(yàn)室正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要環(huán)節(jié)。依據(jù)不同管理要素，可分為：質(zhì)量管理檔案（Quality Management）、生物安全管理檔案（Biosafety Management）、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理檔案（Experimental Animal Management）、環(huán)境及設(shè)施設(shè)備(Environment and Facilities)、實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)記錄(Laboratory Activity Record)、人員管理(Personnel Management)、廢棄物處理管理(Waste Management)和物資管理(Material Management)，共八大類。這八大類可作為整個(gè)動(dòng)物生物安全實(shí)驗(yàn)檔案管理的一級(jí)檢索目錄，每個(gè)一級(jí)檢索目錄下，又包括很多歸檔內(nèi)容，這些歸檔內(nèi)容可作為二級(jí)檢索目錄。

華菱咨詢成立于2001年，是長(zhǎng)三角，珠三角、京津冀和西南地區(qū)具有影響力的咨詢機(jī)構(gòu)。專注于標(biāo)準(zhǔn)體系咨詢、產(chǎn)品認(rèn)證咨詢、企業(yè)管理項(xiàng)目咨詢以及相關(guān)教育訓(xùn)練的顧問公司。公司已在北京、上海、深圳、杭州、、江西、西安設(shè)立了分支機(jī)構(gòu)。經(jīng)過20多年的發(fā)展，現(xiàn)已成為江蘇省咨詢協(xié)會(huì)理事單位、蘇州工商聯(lián)咨詢協(xié)會(huì)理事單位、北京企業(yè)管理咨詢協(xié)會(huì)會(huì)員單位、上海認(rèn)證協(xié)會(huì)會(huì)員單位、上海咨詢協(xié)會(huì)會(huì)員單位、廣東省咨詢協(xié)會(huì)會(huì)員單位；同時(shí)也被評(píng)為江蘇省和廣東省優(yōu)秀管理咨詢機(jī)構(gòu)。