初創(chuàng)企業(yè)和規(guī)模較小的企業(yè)在采購時往往抱著 "獲取業(yè)務(wù)所需 "的心態(tài)進(jìn)行采購。這對于采購需求較低的小型企業(yè)來說可能可行，但隨著企業(yè)的發(fā)展，采購系統(tǒng)必須不斷發(fā)展。
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這種演變通常始于一種通過技術(shù)進(jìn)一步強(qiáng)化的流程——集中采購模式。利用集中采購技術(shù)和工具，企業(yè)可以協(xié)調(diào)整個組織的開支，從而更好地了解和控制支出。

集中采購
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集中采購是指將企業(yè)的所有采購工作集中到一個部門、系統(tǒng)或技術(shù)之下。每筆采購都要經(jīng)過一個接收、處理和支付工作流程，最好是在一個軟件系統(tǒng)中進(jìn)行。
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如果企業(yè)不使用集中采購，就無法密切關(guān)注員工的訂購情況，也無法找出重復(fù)和浪費現(xiàn)象。利益相關(guān)者在采購時各自為政，企業(yè)往往會失去定價和條款方面的優(yōu)勢。
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只有一個辦公地點的企業(yè)可以通過協(xié)調(diào)團(tuán)隊和部門之間的采購來集中采購。特許經(jīng)營企業(yè)則更進(jìn)一步，在一個中央位置（如采購管理工具）協(xié)調(diào)多個業(yè)務(wù)地點的采購。無論企業(yè)的規(guī)?；蚪Y(jié)構(gòu)如何，其目的都是消除各自為政的采購方式，提高管理層對支出的可見性，控制供應(yīng)鏈管理。
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集中采購的主要好處是什么？
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采用集中采購策略可以讓利益相關(guān)者確保他們使用最好的供應(yīng)商。這有助于企業(yè)節(jié)約成本，與供應(yīng)商建立更好的關(guān)系，同時保持每個人的工作效率。
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使用集中采購解決方案的好處包括：減少管理費用、加強(qiáng)采購戰(zhàn)略、采購申請和采購訂單自動化，以及采購組織的全面可見性。
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1.降低采購成本
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當(dāng)計劃好業(yè)務(wù)開支并將所有訂單視為一個整體時，能節(jié)省大量資金。
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集中采購可避免重復(fù)訂單或超出企業(yè)政策的采購造成的浪費。同時，它還能為大宗訂單提供批量折扣，降低運費。
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2.消除異常及重復(fù)的支出
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集中采購降低了企業(yè)在重復(fù)或特立獨行支出上浪費資金的可能性。
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異常支出是標(biāo)準(zhǔn)采購流程之外的任何交易。當(dāng)人們不了解采購規(guī)則，或覺得官方流程是一種障礙時，這種情況經(jīng)常發(fā)生。
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分散的開支使得這種不受控制的現(xiàn)金外流很難被發(fā)現(xiàn)。采購來自不同部門和地點的眾多員工，因此很難對其進(jìn)行監(jiān)控。
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在集中采購的情況下，企業(yè)可以實施審批流程，阻止員工在公司政策之外進(jìn)行采購。它能確保供應(yīng)商關(guān)系穩(wěn)固，采購合規(guī)，采購團(tuán)隊隨時了解情況并有權(quán)進(jìn)行支出分析。
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集中采購還可以輕松地防止員工或部門在不知不覺中為同一服務(wù)付費。例如市場和銷售團(tuán)隊都獨立決定購買同一款的新軟件工具。如果沒有集中采購，兩個部門分別訂閱軟件，就會造成重復(fù)支付，浪費資金。
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3.獲得批量訂單折扣
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許多供應(yīng)商對批量訂單提供折扣，但企業(yè)必須批量購買才能獲得這些折扣。集中采購使這成為可能。
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當(dāng)企業(yè)進(jìn)行一次集體采購時，他們會推高訂購的商品數(shù)量和訂單總價。這樣創(chuàng)造了獲得供應(yīng)商折扣的資格，并節(jié)省企業(yè)的采購資金。
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4.集中采購節(jié)省員工時間
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運營和會計部門的采購流程效率低下、分散。集中采購簡化了運營團(tuán)隊的訂購過程，進(jìn)而減少了通過采購創(chuàng)建的發(fā)票數(shù)量。

5.簡化采購
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企業(yè)采購可能需要相當(dāng)長的時間，尤其是當(dāng)需求分布在多個地點，且訂單分布在多個供應(yīng)商時。
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企業(yè)可以通過指定一個人一起提交每個地點的訂單來簡化訂購。更成熟的企業(yè)通常會實施采購管理軟件解決方案，讓用戶在直接經(jīng)理和部門（例如法務(wù)和 IT）批準(zhǔn)的情況下下訂單。該系統(tǒng)的運作無需在買家和他們所需的供應(yīng)之間進(jìn)行干預(yù)。
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集中采購的好壞取決于你的流程
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在添加軟件來實施采購計劃之前，需要從戰(zhàn)略角度審視你的流程。跟蹤每次采購的生命周期，了解采購是如何觸發(fā)的、需要哪些批準(zhǔn)、如何付款以及采購部門如何跟蹤此采購活動。詳細(xì)且有據(jù)可查的采購政策將幫助你避免未經(jīng)批準(zhǔn)的支出。
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使用正確的技術(shù)解決方案整合訂單
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集中采購的最簡單方法之一是使用先進(jìn)的采購管理軟件，如8Manage SRM。該軟件允許多個部門和地點的員工從一個集中的平臺上采購所需物品。你可以管理和合并采購需求，并通過快速詢比價、電子招標(biāo)或電子競價選擇最劃算的交易。