企業(yè)如何打造響應型供應鏈模式之采購流程的建設(shè)（下篇）

在上周的文章中，曉閑聊了采購流程的中間幾個環(huán)節(jié)，今天接著聊采購流程的最后2個環(huán)節(jié)——談判匯報及協(xié)議簽訂。

在正式介紹談判匯報和協(xié)議簽訂這2個環(huán)節(jié)之前，曉閑有必要先展開說明一下。

談判匯報是指：企業(yè)內(nèi)部對采購部門的采購決策進行審核和審批以確定同意還是否定這個供應商的服務(wù)交付、交付條件和交付要求；

而協(xié)議簽訂是指：在企業(yè)間以協(xié)議或者合同的形式約定雙方之間的交付關(guān)系并以書面要約形式生成相應的書面要約文件。

在很多企業(yè)，談判匯報與協(xié)議簽訂屬于同一個流程。

一般的，在采購部門談好價格、交付條件等要素后，談判人員就會直接進入到合同階段，隨后帶著合同去走匯報流程，此時，談判匯報與協(xié)議簽訂簡化為了協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)一個環(huán)節(jié)。

這樣的流程簡化有其合理性，當企業(yè)的采購業(yè)務(wù)相對比較簡單且企業(yè)的管理模式相對簡單或者粗略時，企業(yè)應當采用簡化的業(yè)務(wù)流程，如果人為將談判匯報與協(xié)議簽訂分割開會增加企業(yè)的流程成本。

不過，如果企業(yè)的管理模式或者采購業(yè)務(wù)比較復雜時，企業(yè)有必要分隔開具體的業(yè)務(wù)流程，即將談判匯報與協(xié)議簽訂分成2個獨立的流程環(huán)節(jié)。

你所在的企業(yè)具體適合哪種模式，這取決于你所在公司的業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀、企業(yè)的管理模式、組織架構(gòu)和企業(yè)文化等方面的影響因素。

曉閑今天所談?wù)摰牟少徚鞒虒⑹堑诙N形式，即談判匯報與協(xié)議簽訂分離的形式。

5.談判匯報

從采購流程的角度看談判匯報，這個環(huán)節(jié)的主要目標是：產(chǎn)生一個決策來認同或者否定采購部門的采購決策，簡單地說：那就是談判匯報的目的是審批采購意見并形成采購意見。

在談判匯報環(huán)節(jié)中的主要活動是2個，分別是：采購部門對談判結(jié)果向公司層面或者部門進行匯報，而公司層面或者部門層面對談判結(jié)果進行審核或者批準，即簡稱“審批決策”。

談判匯報環(huán)節(jié)的主要活動之一是審批決策，因此，曉閑認為審批流程是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

在談判匯報環(huán)節(jié)中，我們需要關(guān)注審批流程的2個維度：審核人與審批人、審核標準和要點。

A審核人與審批人：

在采購決策的審核人和審批人維度上，我們需要清楚一個問題——誰有一項采購決策的審核權(quán)或批準權(quán)呢？

曉閑對這個問題的答案是：采購部門管理者與負責人、風控部門或財務(wù)部、及公司總經(jīng)理或者同等地位，這3類角色才具備審核采購意見或者采購決策的權(quán)力，其他的角色和定位都無權(quán)過問一項采購決策，甚至其中的采購價格、供應商選擇等等問題。

為什么曉閑將其他角色定位都從采購決策流程中淘汰出去呢？

這里，曉閑列舉幾個角色來說明這個問題。

第一個問題是：質(zhì)量部具有審核權(quán)或者審批權(quán)嗎？

答案是它們沒有這個權(quán)力。

在一項采購活動中，質(zhì)量部并不能審核或者審批一個采購決策或者采購意見。

采購決策的核心是采購貨物的質(zhì)量標準、供應商選擇、商務(wù)條款（含價格、付款方式、交期等等）。

其中，質(zhì)量標準是以物料的質(zhì)量標準的形式導入的，而供應商選擇是以企業(yè)內(nèi)部的供應商管理規(guī)程導入的，質(zhì)量標準在需求流程中已經(jīng)進行了相應的約束，換言之，質(zhì)量標準早已通過需求流程解決了，不應在采購流程的審批環(huán)節(jié)繼續(xù)推進；而供應商選擇同樣通過供應商導入環(huán)節(jié)做出了限定，不合適的供應商將不能進入到后續(xù)的談判環(huán)節(jié)而以被淘汰，自然不再需要關(guān)注。

這里強調(diào)一點：在企業(yè)內(nèi)部，合格或者合作供應商的選擇通常是以將某個供應商列入合作供應商清單或者合格供應商清單，或者不得列入不得合作供應商清單為選擇標準，而質(zhì)量部是合作供應商清單或者合格供應商清單的第一責任部門，或者說直接決策部門。

而實際上，多數(shù)企業(yè)的業(yè)務(wù)執(zhí)行時，往往都會先通過核對合作供應商清單、合格供應商清單以及不予合作供應商清單，以評判某個供應商是否可以進入本次采購活動的潛在供應商，而且，多數(shù)企業(yè)通常會采用ERP系統(tǒng)管理合同，如果某個供應商不在合作供應商或合作供應商清單中，將不能生產(chǎn)后續(xù)的合同或者訂單。

第二個問題：需求部門有審核采購決策或者意見的權(quán)力嗎？

答案同樣是：需求部門沒有這樣的權(quán)力。

讓需求部門審核一項采購決策或者在談判報告上簽字，這樣的流程顯得非常奇怪。

一項采購決策的主要內(nèi)容中僅有質(zhì)量標準、供應商選擇和采購成本與需求部門有一定關(guān)聯(lián)，尤其是質(zhì)量標準。

規(guī)范而言，質(zhì)量標準以及供應商選擇其實已經(jīng)在需求流程中進行了約定。

在規(guī)范的需求流程中，在進入采購環(huán)節(jié)前，企業(yè)內(nèi)部已經(jīng)產(chǎn)生了非常公正、客觀、合理的采購需求，所有采購流程中的環(huán)節(jié)都是在上述需求確定之后方才產(chǎn)生。

而在多數(shù)企業(yè)，采購成本也與需求部門沒有任何關(guān)系。

即使是在采取項目預算制的企業(yè)，需求部門也不需要而且也不應當知道最終的采購成本。

在預算制之下，從公司層面看，一個需求被批準后，只要最終采購成本不超預算價格，不論采購價格多高或者多低，它首先在制度上都是合理的。

我們并不能因為最終價格比預算低很多而確定不再完成某個項目的采購。

另外，采購成本屬于企業(yè)內(nèi)部的核心經(jīng)營數(shù)據(jù)，一旦需求部門知道了這些核心數(shù)據(jù)，企業(yè)的經(jīng)營活動可能面臨很多的風險，比如滋生出商業(yè)腐敗行為，產(chǎn)生內(nèi)部商業(yè)機密泄露，或者影響采購決策的公平性等等若干問題。

不過，預算的管理應當有一個合理的流程，而且預算也是一個復雜的問題，本文的主題不是介紹，因此此處不再展開說明。

如果企業(yè)的流程不規(guī)范，就容易在采購審批環(huán)節(jié)中讓諸多部門簽字。

事實上，如果一項采購決策需要需求部門簽字，那么，應當拿著意向供應商的技術(shù)資料去找需求部門簽字，而不是談判匯報的資料或者報告去找需求部門簽字。

下面，曉閑來介紹具有審核權(quán)或者審批權(quán)的角色。

采購部門管理者與負責人

從流程上看，采購部門管理者與負責人對談判結(jié)果負有最終責任，他們需要首先評判一個采購決策的合理性與必要性，同時，一個采購意見要上升到公司層面的意見和決策首先就需要得到采購部門的認可，因此，采購部門管理者與負責人的意見就是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

風控部門或財務(wù)部

嚴格而言，風控部門和財務(wù)部門是不對采購決策負責的，甚至說它們并沒有太大的權(quán)力去審核或者審批一項采購決策或者意見的。

為什么此處曉閑會認為這2個部門具有權(quán)力呢？

原因在于一項采購決策中涉及到兩個維度的風險，分別是：供應商選擇與交付達成。

供應商是否存在倒閉風險、資金鏈斷或者繼續(xù)履行交付義務(wù)的能力和意識，這些問題往往是財務(wù)部門或者風控部門最關(guān)注的要點之一。

比如付款方式為預付80%，如果供應商倒閉，那么可能意味著80%的預付款將無法收回。

另外，交付達成也是風控部門或財務(wù)部非常關(guān)注的。

比如供應商是否違規(guī)開票，是否跨經(jīng)營范圍供應，交付價格是否合理，付款方式是否合理和正常等等，都是值得風控部門和財務(wù)部門需要重點關(guān)注的要點。

因此，風控部門和財務(wù)部門往往需要具備采購決策的審核權(quán)。

不過，由于在采購業(yè)務(wù)中，還有一項協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)，因此，風控部門或財務(wù)部門對談判結(jié)果的審核權(quán)可能要放在協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)去發(fā)揮效力了。

公司總經(jīng)理或者同等地位

總經(jīng)理或同等地位是一項采購意見或決策的最終批準人，它們肩負的一項責任是最終決定是否為一項采購需求而支付談判后的成本。

最終批準人并不需要為采購決策的合理性與交付條件和要求負責，它們只需要關(guān)注成本即可。

不過，某種程度上來說，如果需求采用預算制管理的，在采購環(huán)節(jié)中，最終批準人可能是沒有意義的流程設(shè)定。

在需求流程中，只要某項需求在提出時列出了相應的預算，那么，最終企業(yè)內(nèi)部批準某個需求時只要該采購項目不超預算即應當采購。

因此，規(guī)范而言，在談判匯報環(huán)節(jié)的審批流程中，總經(jīng)理或者最高審批人不應當存在，它可能要由采購部門負責人代替。

B.審核標準和要點

在談判匯報環(huán)節(jié)中，審核標準和要點是我們需要關(guān)注的另外一個維度。

由于采購活動的復雜度，因此，關(guān)于審核標準和要點的介紹，曉閑只能簡單介紹。

在審核標準和要點維度上，企業(yè)主要審核3個維度，分別是：采購需求合理性、供應商選擇合理性、降本成效合理性、采購風險合理性。

采購需求合理性

采購需求合理性在需求流程中得到了解答，如果需求流程規(guī)范，那么，只要某個需求審批通過，采購需求合理性自然產(chǎn)生，因此，它取決于一個企業(yè)的需求流程的合理性。

供應商選擇合理性

供應商選擇的合理性需要分情況而定。

對于可以用合作供應商和合格供應商管理的物料類型，只要某個供應商屬于合格供應商或者合作供應商，即可體現(xiàn)供應商選擇的合理性。

而對于無法用合作供應商或者合格供應商管理的物料類型，供應商選擇需要采購部門出具評估意見——為什么選擇這家供應商。

降本成效合理性

降本成效合理性往往是采購審批活動中最關(guān)注的焦點。

這個問題較為復雜，采購價格的合理性評價難度較大，且其難易程度往往取決于采購標的的特性，此處也很難用一兩句話說清楚。

簡單地說：降本成效合理性是要求采購團隊最終實現(xiàn)采購成本的大幅下降，但是，該降幅應當是在合理的范圍內(nèi)，過于明顯的降本可能是有害的。

如果原料價格的合理降幅空間在30%-45%，85%的降價幅度可能意味著潛在風險，當然，降本成效是一個復雜的問題，并不能說降價85%一定有問題。

采購風險合理性

在采購風險合理性維度上，企業(yè)需要關(guān)注多個維度的風險，比如：供應商存續(xù)風險、供應商繼續(xù)履約風險性、開票內(nèi)容與開票稅率風險、供應商業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品交付合規(guī)性風險、貿(mào)易方式風險性、資金支付方式風險性、政治風險等多個維度。

交易風險是一個復雜的話題，因此，曉閑在此處也就一筆帶過，留作以后的專題談?wù)摗?/p>

需要說明的一點：在協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)中，企業(yè)同樣需要評估采購決策的風險，因此，基于采購流程的高效執(zhí)行原則，采購風險合理性決策可能需要在協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)中履行。

6.協(xié)議簽訂

協(xié)議簽訂是采購流程的最終環(huán)節(jié)。

從流程上看，協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)相對比較簡單。

協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)的最終目的是批準某個采購合同并最終形成雙方蓋章的協(xié)議。

也就是說：協(xié)議簽訂由2個部分構(gòu)成，分別是：協(xié)議條款的審批以及協(xié)議蓋章。

在協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)中，我們同樣關(guān)注2個方面，分別是：審核標準和要點，以及審核人和審批人。

A.審核標準和要點

在曉閑看來，協(xié)議審批是一個非常簡單的環(huán)節(jié)。

在這個審批環(huán)節(jié)中，企業(yè)內(nèi)部唯一要關(guān)注的就是協(xié)議的合理性，也就是采購風險合理性的評估和決策，也就是關(guān)注業(yè)務(wù)中的風險是否可以接受。

當然，對采購風險合理性的評估并不應當發(fā)生在這個環(huán)節(jié)，采購風險評估是貫穿在整個業(yè)務(wù)流程中的，從供應商導入、采購詢價和采購談判等多個環(huán)節(jié)中。

在協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)中，企業(yè)需要對采購風險進行決策，需要判斷是否要在目前的條件下與意向供應商簽訂采購合同或者采購協(xié)議。

具體的風險類型曉閑已經(jīng)在前面一個環(huán)節(jié)中列出了。

不過這里需要補充一條風險，那就是企業(yè)內(nèi)部需要關(guān)注合同或者協(xié)議中的眾多條款，以規(guī)避潛在的風險和明顯不利條款。

另外，合同蓋章是企業(yè)需要高度關(guān)注的方面。

如何保護印章不被盜用，以及如何確保蓋章合同與合同審批環(huán)節(jié)中的合同相同是協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)中的重要風險管控方面。

另外，協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)還存在一項風險項，那就是合同原件的存檔與保存。

企業(yè)內(nèi)部應當建立統(tǒng)一的合同管理職能，由相應的崗位去管理全部的采購合同，以便后期查閱、履約等方面時的統(tǒng)一管理。

B.審核人和審批人

在協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)中，具有審核和審批權(quán)力的角色分別是：采購部門的負責人和管理者、風控部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、公司總經(jīng)理或者同等地位角色。

標準與談判匯報環(huán)節(jié)的審核人和審批人選擇標準相同，需求部門和質(zhì)量部門并沒有參與合同審核和合同審批的權(quán)力，此處不再說明具體原因。

采購部門的負責人和管理者

采購部門的負責人和管理者為采購成本負責，因此，需要參與到合同和協(xié)議審批中。

風控部門、財務(wù)部門和法務(wù)部門

上述3個部門都是為合同風險負責的，它們需要參與到合同審核和合同審批環(huán)節(jié)中，進行相應的風險把控。

在采購流程中，上述3個部門只為評判采購風險服務(wù)，而不應當關(guān)注具體的預算項目，因為在規(guī)范的流程中，采購預算已經(jīng)在需求流程中生效了。

公司總經(jīng)理或同等地位

公司總經(jīng)理或者同等地位是最終決策人，它們只為采購成本負責，嚴格而言，它們可能不用出現(xiàn)在合同審批環(huán)節(jié)中。

如果采購需求經(jīng)過嚴格審批，已經(jīng)生效的采購需求是不需要公司總經(jīng)理審批的，或者如果總經(jīng)理已經(jīng)談判匯報中簽字的，此時，也不需要總經(jīng)理審批合同。

不過，很多采購項目的資金規(guī)模較大，最終總歸是由總經(jīng)理肩負了最終決策權(quán)以進一步約束采購流程，此時，總經(jīng)理的身份就是采購流程的守門員。

在下周的文章中，曉閑將會介紹供應鏈管理的其他內(nèi)容，請繼續(xù)關(guān)注。