項(xiàng)目采購(gòu)流程，主要包括采購(gòu)認(rèn)證、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、合同跟蹤、付款操作等幾個(gè)方面。一個(gè)完整的項(xiàng)目采購(gòu)流程應(yīng)包括以下環(huán)節(jié):

1.確認(rèn)需求:采購(gòu)的起點(diǎn)是確認(rèn)需求。在采購(gòu)之前，應(yīng)先確定需要采購(gòu)哪些貨品、需要多少、何時(shí)需要、何時(shí)采購(gòu)、由誰(shuí)決定等。采購(gòu)部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測(cè)物料需求。

要求生產(chǎn)部門在填寫(xiě)采購(gòu)訂單時(shí)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)訂單，盡量減少特殊需求訂單和緊急訂單。

2.需求說(shuō)明:即確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均加以明確說(shuō)明，以便使來(lái)源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)能順利進(jìn)行。一般的需求說(shuō)明應(yīng)包含下列內(nèi)容:

(1)采購(gòu)日期。

(2)采購(gòu)品編號(hào)。

(3)采購(gòu)申請(qǐng)的發(fā)出部門。

(4)采購(gòu)所涉及的金額。

(5)對(duì)于所需采購(gòu)品本身的型號(hào)、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述。

(6)采購(gòu)品需要的日期。

(7)任何特殊的發(fā)送申請(qǐng)。

(8)授權(quán)申請(qǐng)人的簽字。

3選擇供應(yīng)商:選擇供應(yīng)商是采購(gòu)作業(yè)中的重要一環(huán)。供應(yīng)商的素質(zhì)直接關(guān)系到采購(gòu)品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價(jià)格和售后服務(wù)等。供應(yīng)商與采購(gòu)相關(guān)的品質(zhì)要素，包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、通信、位置和供應(yīng)柔性等也是采購(gòu)部門要關(guān)注的。為了更有效地進(jìn)行采購(gòu)，項(xiàng)目采購(gòu)部門必須做到以下幾點(diǎn):

(1)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控。

(2)提供所購(gòu)貨品項(xiàng)目的分類表。

(3)做好供應(yīng)商記錄。

(4)提供合同樣本。

4.確定價(jià)格:確定所需支付的價(jià)格是采購(gòu)過(guò)程中的一項(xiàng)重要決策。選定可能的供應(yīng)商后，項(xiàng)目采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析，與供應(yīng)商談判，選擇好供應(yīng)商，最后發(fā)出訂單。為此采購(gòu)人員必須了解各種定價(jià)方法及其使用時(shí)機(jī)，并能利用價(jià)格談判技巧來(lái)取得滿意的支付價(jià)格。

5訂單安排:價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書(shū)面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，必須予以說(shuō)明。一份詳細(xì)的項(xiàng)目采購(gòu)訂單應(yīng)包括以下幾個(gè)要素:

(1)采購(gòu)品序列編號(hào)。

(2)采購(gòu)訂單發(fā)出的日期。

(3)接受訂單的供應(yīng)商名稱和地址。

(4)所需貨品的數(shù)量和描述。

(5)發(fā)貨日期。

(6)運(yùn)輸要求。

(7)價(jià)格。

(8)付款條件。

(9)對(duì)訂單有約束的各種條件。

由于合同形式使用不當(dāng)，很可能帶來(lái)嚴(yán)重的法律爭(zhēng)議。所有企業(yè)都有備好的采購(gòu)訂單，但究竟是使用企業(yè)的自備訂單還是使用供應(yīng)商的銷售協(xié)議，取決于項(xiàng)目采購(gòu)部門和供應(yīng)商相互協(xié)商后所制定的戰(zhàn)略。

6.貨物跟催:采購(gòu)訂單簽訂和發(fā)出后，為使供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按時(shí)、按量交貨，應(yīng)依據(jù)合同規(guī)定，督促供應(yīng)商按規(guī)定交運(yùn)。跟蹤是對(duì)訂單所作的例行追蹤，以確保供應(yīng)商能履行其發(fā)貨的承諾。如果產(chǎn)生了問(wèn)題，如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問(wèn)題，企業(yè)就需要對(duì)此盡快了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤通常需要詢問(wèn)供應(yīng)商的進(jìn)度，有時(shí)甚至有必要到供應(yīng)商那里走訪。這就是項(xiàng)目采購(gòu)人員對(duì)訂單的跟蹤。催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以使其履行最初所作的發(fā)運(yùn)承諾，提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快已經(jīng)延誤的訂單所涉及的貨物的發(fā)運(yùn)。催貨應(yīng)僅適用采購(gòu)訂單的一小部分，因?yàn)槿绻髽I(yè)對(duì)供應(yīng)商能力已經(jīng)作過(guò)全面分析的話，那被選中的供應(yīng)商就應(yīng)是那些能遵守合同的可靠的供應(yīng)商。當(dāng)然在物資匱乏的時(shí)候，催貨具有重要的意義。

7.核對(duì)發(fā)票:廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開(kāi)具發(fā)票。要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門核對(duì)，財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。8驗(yàn)收貨物:貨物驗(yàn)收的基本目的是為了確保貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是否完好無(wú)損，數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合。這樣才能將貨物送往下一地方進(jìn)行儲(chǔ)存檢驗(yàn)或使用。接受部門要將與接收手續(xù)有關(guān)的文件進(jìn)行登記并送往相關(guān)人員。凡供應(yīng)商所交貨物與合同不符的或驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨并立即辦理重購(gòu)。對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)短缺現(xiàn)象，若有此類情況發(fā)生，項(xiàng)目采購(gòu)部門要及時(shí)向供應(yīng)商提交貨物短少報(bào)告。

9記錄并保存檔案

經(jīng)過(guò)上述所有步驟后，對(duì)于一次完整的采購(gòu)活動(dòng)而言就是更新采購(gòu)部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案的采購(gòu)事項(xiàng)均應(yīng)列入檔案，登記編號(hào)分類予以保管，以便參閱或事后發(fā)生問(wèn)題時(shí)查考。需要保存的項(xiàng)目采購(gòu)檔案有以下幾種:

(1)采購(gòu)訂單目錄。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號(hào)并說(shuō)明結(jié)案與否。

(2)采購(gòu)訂單卷宗。所有的采購(gòu)訂單副本都被順序編號(hào)后保管在里面。

(3)商品文件。記錄所有的主要商品或主要項(xiàng)目的采購(gòu)情況(日期、供應(yīng)商、數(shù)量、價(jià)格和采購(gòu)訂單編號(hào)等)。

(4)供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行的所有采購(gòu)事項(xiàng)。

(5)合同管理。指明所有主要供應(yīng)商與企業(yè)所簽合約的狀況(合約到期日)。

(6)投標(biāo)歷史文件。指明主要貨品項(xiàng)目所邀請(qǐng)的投標(biāo)商、投標(biāo)額、投標(biāo)的次數(shù)、成功的中標(biāo)者等信息。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下串通。(7)工具和壽命記錄。指明采購(gòu)的工具、使用壽命、使用歷史、價(jià)格、所有權(quán)和存放的位置等。

注:采購(gòu)檔案的保管應(yīng)有一定的時(shí)限規(guī)定。如:一張可以作為和外界所簽合同的證據(jù)的采購(gòu)訂單一般要保存7年，而作為備忘錄的采購(gòu)申請(qǐng)單保存的時(shí)間更長(zhǎng)。