談軟盤提供續(xù)志資料*

王照倫

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??? 編過第一屆新志書的人都知道，面對各單位報送來的積堆如山的紙張規(guī)格不一、字跡字體各異、體例格式千差萬別的入志資料，大都感到很頭疼。處理這些資料不僅費時費力，而且很難保證資料處理的高質(zhì)量。首屆新志書出版周期長、質(zhì)量不是普遍的高、社會效益和經(jīng)濟效益較差、實際價值與編者的期望值差距較大，原因雖然是多方面的，但入志資料處理手段的落后，不能不說是基本原因之一。在第一屆新志書編修即將完成，續(xù)志編纂已經(jīng)啟動，信息社會和網(wǎng)絡(luò)時代就要到來的今天，如何高速度、高質(zhì)量地處理入志資料，對于紙版志書、電子版志書和網(wǎng)絡(luò)版志書的編纂來說都是一個不得不面對的問題。本文僅就軟盤方式提供入志資料問題談點淺見，希望能對續(xù)志編纂有點啟發(fā)。

??? 一、軟盤方式的優(yōu)勢

??? 用軟盤方式向志辦提供入志資料，具有簡單快捷、資料處理方便、便于保管和貯藏等優(yōu)點。

??? 1.簡單快捷。利用軟盤貯存入志資料，對于資料提供者來說，十分簡單。將單位資料庫中的有關(guān)信息和通過其他方式得到的信息，簡單地組合后拷貝到一張小軟盤上就行了，使資料的收集、整理、編寫、校改實現(xiàn)了一體化，免去了用手工一遍又一偏地抄寫、修改、再抄寫、再修改的麻煩，可以在最短的時間內(nèi)向志辦提供高質(zhì)量的入志資料。

??? 站在志辦的角度看，處理用軟盤方式提供的入志資料，也具有紙質(zhì)資料載體無法比擬的優(yōu)勢。收到軟盤后，首先要進行殺毒處理，然后把資料拷貝到自己的軟盤或硬盤上（資料提供單位送來的軟盤要作為原始資料保存，不要在上面直接編輯，以免誤修改后，后悔莫及。最好把當(dāng)作原始資料的軟盤加上寫保護），經(jīng)過處理后插入相應(yīng)的章節(jié)，志書編完后拷貝到一張、幾張軟盤或可擦寫式光盤上，能實現(xiàn)志書的編纂、排版一體化，可以以最快的速度將志書推向社會，提高方志信息的傳播效果，進而使方志的社會參與程度得到提高。就縣級續(xù)志而言，幾十萬字（由于續(xù)志的時限大大地小于第一屆志書，一般情況下其篇幅不會超過一百萬字。又由于編者素質(zhì)在不斷提高，可使續(xù)志中的非信息成分降到最低限度，從而使志書的篇幅得以減少）的志書在辦公實現(xiàn)現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的前提下，編纂周期3～5個月就足夠了，最多也不會超過一年（考慮到那個時候的縣志辦不僅有了現(xiàn)代化辦公設(shè)施，而且續(xù)志工作者汲取了第一屆志書編纂的經(jīng)驗教訓(xùn)，加上他們的綜合素質(zhì)通常要比首屆志書編者高，從入志資料征集齊全到送出版社，這個過程有可能還要短）。加之到時候出版部門和印刷單位都已經(jīng)實現(xiàn)了高度現(xiàn)代化（不能以先進的技術(shù)裝備武裝和沒有高素質(zhì)工作人員的出版和印刷單位，將在信息社會里被淘汰。到續(xù)志的紙版志書出版印刷時，能承擔(dān)出版和印刷任務(wù)的單位，一定是從設(shè)備到工作人員都已達到業(yè)界較高層次的），從出版社接到續(xù)志的付印稿到印刷廠將志書裝訂完畢，有半年的時間也就夠了。這樣一來，從著手編寫志書初稿到將志書送上書店的貨架，有一年到一年半的時間就差不多。這絕非天方夜譚。在目前情況下，一些省級綜合性年鑒（大都百多萬字，縣級續(xù)志絕對不會超過目前省級綜合性年鑒的篇幅）能在次年的上半年出書，成為這一問題的最好的注腳。況且，到續(xù)志出版時出版和印刷單位的現(xiàn)代化程度肯定比現(xiàn)在高。

?? ?2.處理方便。傳統(tǒng)志書編纂資料的共享程度很低，在處理入志事物的交叉問題時，很難在不影響他人使用資料的同時自己查看可能要發(fā)生交叉的事物在志書的其他章節(jié)是怎樣處理的（或者說其他部門提供的資料是怎么說的）。而用軟盤方式提供的入志資料（某個單位或某個系統(tǒng)的）能在幾秒鐘內(nèi)復(fù)制一份，可以使每位志書編者在擁有全部資料的情況下去處理自己所承擔(dān)的那部分志稿，能很方便地知道同一事物在其他資料中是怎樣記述的，使志書中的自相矛盾問題降低到最低限度，從而使續(xù)志對入志事物記述的真實性得到提高。

??? 特別是在志辦實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化的時候，資料的共享程度會更高。將軟盤方式的入志資料拷貝到志辦的工作站上，每位志書編者通過自己所使用的終端機，可以十分方便和自由地查閱不同部門報送的資料，或者通過自己所使用的終端機查看他人終端機上對同一入志事物的處理情況，以減少志書硬傷的發(fā)生。

??? 能十分方便地發(fā)現(xiàn)數(shù)字錯誤。我們知道，第一屆新志書的數(shù)字錯訛是一個頑癥，幾乎所有的新志書都程度不同地存在數(shù)字錯誤。而軟盤方式提供的續(xù)志資料，是在計算機上處理的，由于大部分電子表格軟件具有強大的計算功能（如Excel在表格中不僅能求和，而且還有計算百分?jǐn)?shù)等的功能），可使資料中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有所提高。志辦在處理這些表格中的數(shù)據(jù)時，只需要點擊幾下鼠標(biāo)就行了，能很方便地知道資料中的數(shù)字正確與否。

??? 3.便于保管和貯存。在編志書時，編入志書的資料只是所收集資料的一部分，志書編完后，所征集資料的分類歸檔和保管存放工作也是相當(dāng)麻煩的。這些紙質(zhì)載體的資料不僅會占用大量的文件櫥（柜）空間，還容易因受潮、蟲蛀等原因而損壞。載有入志資料的軟盤保管和存放就很簡單了，假設(shè)縣級續(xù)志有一百多個單位或個人向志辦提供資料，百余張軟盤放在寫字臺的一個抽屜里就行了。這與一個甚至幾個檔案櫥的紙質(zhì)資料相比，在保存和管理的工作量上，有天壤之別。

??? 二、軟盤方式的可能性

??? 對于能否用軟盤方式提供入志資料，起碼要有兩個基本條件。一是志辦要有相應(yīng)的軟硬件條件，二是資料提供者的軟硬件條件。

??? 1.志辦的條件。要接受軟盤方式的入志資料，志辦在軟件和硬件兩個方面都要達到一定的水平。否則，用軟盤提供入志資料，只能是一句空話。

??? 在硬件方面，就縣級志辦而言，配一臺目前主流機型的計算機有幾千元就夠了，也就相當(dāng)于幾十本第一屆新志書的售書款（最近幾年出版的縣級志書每本大都在百元以上）。在不要求政府財政撥款的情況下，志辦完全有能力自己解決。當(dāng)然，其前提是第一屆新志書的銷售款沒有用在不該用的地方?，F(xiàn)在配置為PentiumII300CPU、華碩P2L主板、32M內(nèi)存、4.3G硬盤、1.44軟驅(qū)、32X光驅(qū)、120W音箱、15英寸數(shù)控彩顯的品牌機，報價人民幣6380元（資料來自1998年11月2日出版的《中國計算機報》1998年第83期），再加上打印機及部分耗材，不會超過萬元。這個價位中等以上收入的家庭都能承受，更何況一個單位了，關(guān)鍵在于志辦的決策者有沒有這種意識。

??? “軟件”問題。在這里，軟件并非指計算機軟件，而是說志辦的工作人員的知識結(jié)構(gòu)問題，這是制約續(xù)志資料能否實現(xiàn)軟盤方式的基本條件。如果志書編者的知識結(jié)構(gòu)不合理，不管配備了多么先進的辦公設(shè)備都無濟于事。原因在于不論什么樣的設(shè)備都要靠人去操作，盡管人工智能的研究達到了空前的水平，但水平再高也離不開人。這一問題，我在《電子版續(xù)志與編者》（《黑龍江史志》1998年第2期）一文中作了初步探討，本文不展開討論。我認(rèn)為，要實現(xiàn)續(xù)志資料提供的軟盤方式，起碼要求續(xù)志編者必須熟練掌握計算機操作技能。這對于續(xù)志編者來說也不是很困難的事情，能勝任紙版志書編纂的人只要經(jīng)過培訓(xùn)，一般都能用計算機去處理文字和圖表的編排問題。

??? 2.資料提供者的條件。由于這方面的情況筆者沒有詳細(xì)的統(tǒng)計資料，很難說出一個具體的數(shù)字，就平邑縣的情況看，絕大多數(shù)縣直機關(guān)都購置了微機，縣內(nèi)26個鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府全部有了辦公用計算機。這兩年《臨沂年鑒》要求提供的稿件必須是打印稿，既然能實現(xiàn)打印稿方式，采用軟盤方式就不會有任何問題了。因為將資料拷貝到軟盤上比打印到紙上，更快、更便捷。

??? 可見，續(xù)志資料提供實現(xiàn)軟盤方式不僅具有必要性，而且有了可能性。

??? 三、軟盤方式的規(guī)范

??? 為了使軟盤方式提供續(xù)志資料在志書編纂中發(fā)揮更大的作用，我認(rèn)為有必要提出一些要求去規(guī)范這一新的修志行為。在進行規(guī)范時，一方面要考慮機關(guān)辦公用文字處理軟件的情況，另一方面要注意出版單位的排版軟件的情況。從目前的情況看，出版界的排版軟件，主要以華光、方正、四通三大系統(tǒng)為主；機關(guān)的辦公用文字處理軟件比較多，以WPS、Word、UCDOS、CCED等文字處理軟件為主。由于專業(yè)排版軟件的價格昂貴，不大可能進入一般機關(guān)，所以，縣級續(xù)志在接受軟盤資料時一般和資料提供單位的文字處理軟件處在同一檔次上。只是不同的文字處理軟件生成的文件格式不同，在一些低版本的軟件之間不同格式的文件不能相互取讀，需要進行格式的轉(zhuǎn)換。例如：低版本（WPS97以下）的WPS文字處理軟件不能讀Word 文件。考慮出版單位的排版軟件，目的是續(xù)志完成后如何使志辦軟盤或可擦寫式光盤中的文件，更好地在出版單位的系統(tǒng)中處理，以提高續(xù)志的出版速度。因這一問題不是本文要談的重點，在這里不具體談。

??? 就縣級續(xù)志所收到的軟盤資料而言，肯定會出現(xiàn)用不同的文字處理軟件處理的文件。根據(jù)筆者對這些軟件的了解，建議提出如下要求：

??? 第一，說明文字處理軟件和操作系統(tǒng)；

??? 第二，規(guī)定文件的儲存格式，以文本文件為好；

??? 第三，注明文件的命名方式和文件名及其擴展名；

??? 第四，軟盤中包含哪些內(nèi)容，是否有圖表，是否所有的文字文件都存放在一個文件里；

??? 第五，要使用新的軟盤，并且在軟盤中只有所提供的續(xù)志資料；

??? 第六，報送軟盤前要進行殺毒處理。

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收入《中國知網(wǎng)》，文章網(wǎng)址：http://202.106.125.35/kcms/detail/detail.aspx?QueryID=0&CurRec=11&DbCode=CJFQ&dbname=CJFD9902&filename=HLSZ199902018

被《中國國家數(shù)字圖書館》收藏，網(wǎng)址：http://find.nlc.cn/search/doSearch?query=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&secQuery=&actualQuery=%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97&searchType=2&docType=%E5%85%A8%E9%83%A8&isGroup=isGroup&targetFieldLog=%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5&fromHome=true#query--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CsecQuery--%7C%7CactualQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97%7C%7CpageNo--1%7C%7CorderBy--RELATIVE%7C%7CqueryField--%7C%7CfldText--%E5%85%A8%E9%83%A8%E6%A3%80%E7%B4%A2%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CisGroup--isGroup%7C%7Cshowcount--0%7C%7CdocType--%E5%85%A8%E9%83%A8%7C%7CtargetField--%7C%7CtargetFieldLog--%E5%85%A8%E9%83%A8%E5%AD%97%E6%AE%B5%7C%7CorginQuery--%E5%B9%B3%E9%82%91%E5%8E%BF%E5%BF%97

收入《百度學(xué)術(shù)》，網(wǎng)址：http://xueshu.baidu.com/usercenter/paper/show?paperid=9c8b2d6eaad8c4d912340bdf38128f31&site=xueshu_se

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* 原載《黑龍江史志》1999年第2期。