財政部 國家檔案局 關(guān)于規(guī)范電子會計

憑證報銷入賬歸檔的通知

(財會〔2020〕6號)

黨中央有關(guān)部門財務(wù)部門、檔案部門,各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市財政廳(局)、檔案局,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團財政局、檔案局,國務(wù)院各部委財務(wù)部門、檔案部門,財政部各地監(jiān)管局,有關(guān)人民團體財務(wù)部門、檔案部門,中央企業(yè)財務(wù)部門、檔案部門:

為適應電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展,規(guī)范各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔,根據(jù)國家有關(guān)法律、行政法規(guī),現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下:

一、本通知所稱電子會計憑證,是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證,包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。

二、來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力。

三、除法律和行政法規(guī)另有規(guī)定外,同時滿足下列條件的,單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔:

(一)接收的電子會計憑證經(jīng)查驗合法、真實;

(二)電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠,對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn);

(三)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù),能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù),能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù),設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序,且能有效防止電子會計憑證重復入賬;

(四)電子會計憑證的歸檔及管理符合《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局第79號令)等要求。

四、單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。

五、符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存。

六、單位和個人在電子會計憑證報銷入賬歸檔中存在違反本通知規(guī)定行為的,縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門應當依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、行政法規(guī)處理處罰。

七、本通知由財政部、國家檔案局負責解釋,并自發(fā)布之日起施行。

針對新政用友財務(wù)云的解讀

一、對規(guī)范性提出了要求

(一)對此次予以規(guī)范的電子會計憑證進行了界定,即為單位從外部取得的電子形式的各類會計憑證。

(二)明確了合法的電子會計憑證、電子會計檔案與紙質(zhì)會計憑證、紙質(zhì)會計檔案具有同等效力;除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外,已經(jīng)以合法合規(guī)方式進行電子化歸檔的電子會計憑證,無須再歸檔其紙質(zhì)打印件。

(三)強調(diào)單位如使用電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔憑證的,必須同時保存該紙質(zhì)打印件的電子會計憑證原件。單位利用紙質(zhì)會計憑證的電子影像件等電子復制件進行會計核算,不屬于本《通知》所述的范疇,仍應按紙質(zhì)會計憑證的有關(guān)規(guī)定進行管理。

(四)明確了單位可僅用電子會計憑證報銷入賬歸檔所需同時滿足的條件。

(五)明確了違反《通知》規(guī)定所應承擔的法律后果。

二、對落地實施提出了要求

《通知》要求自發(fā)布之日起施行。要求各單位在貫徹落實過程中重點做好以下工作:

(一)要加強政策宣傳培訓。各級財政部門、檔案行政管理部門要充分運用媒體、網(wǎng)絡(luò)等多種渠道,切實加強對《通知》有關(guān)政策的宣傳,做好政策解讀和引導;各單位財務(wù)部門、檔案部門要加強對從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓,積極引導從業(yè)人員正確理解《通知》精神,全面掌握《會計檔案管理辦法》關(guān)于電子會計檔案生成、管理等有關(guān)要求。

(二)要加快推進電子發(fā)票報銷入賬歸檔工作。各單位要對照《通知》要求,加強單位信息化建設(shè),及時升級會計核算系統(tǒng),實施并完善電子檔案管理,確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。對于僅能取得電子會計憑證但暫時又不具備電子化報銷入賬歸檔條件的單位,不得僅使用電子會計憑證的紙質(zhì)打印件報銷入賬歸檔,應當妥善保存電子會計憑證,并建立電子會計憑證與相關(guān)聯(lián)會計檔案的檢索關(guān)系。

(三)要加強日常監(jiān)督檢查。各級財政部門、檔案行政管理部門要在實施日常監(jiān)管中,將《通知》的執(zhí)行情況納入監(jiān)管范圍,對于存在違反《通知》規(guī)定的行為的單位和個人,要及時予以糾正,對情節(jié)嚴重的,要依法依規(guī)堅決予以懲處。

三、對企業(yè)管理實踐提出了新要求

(一)企業(yè)管理制度體系需要更新

基于兩部委發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財政部國家檔案局第79號令)的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)的自身特點,更新企業(yè)的會計檔案管理制度、操作規(guī)范、及執(zhí)行標準等,建立一整套新的企業(yè)會計檔案管理制度體系,確保新的管理方式在各個管理層面上都得到標準化的落地執(zhí)行。

(二)會計檔案管理方式需要改變

《通知》的出臺將電子檔案合法化,會計檔案可以以電子形式進行保存。企業(yè)將逐步增加電子會計檔案在企業(yè)中的檔案占比,一方面,明確了合法的電子會計憑證、電子會計檔案與紙質(zhì)會計憑證、紙質(zhì)會計檔案具有同等效力,可以有利于減少企業(yè)的管理成本,另一方面,信息技術(shù)的發(fā)展下,有利于發(fā)掘檔案的數(shù)據(jù)價值,企業(yè)應建立一套屬于自身特性的評估模式,充分的評估分類檔案,梳理企業(yè)會計檔案管理方式。

1.實行會計檔案全生命周期管理

將全生命周期理念應用到檔案管理中,將會計檔案從制、存、查形成一整套的全生命周期管理流程,檔案“制”的過程涵蓋檔案采集和加工; 檔案“存”的過程涵蓋檔案存儲和管理,包括了重建、移交、上架、外借、鑒定、銷毀和權(quán)限管理等,最后檔案“查”的過程涵蓋檔案利用,包括檔案檢索、報告和統(tǒng)計等。

用友電子會計檔案業(yè)務(wù)流程圖

2.重建會計檔案管理架構(gòu)

依據(jù)《通知》要求,搭建符合企業(yè)實際需求的電子會計檔案管理系統(tǒng):簡化實體檔案歸檔操作,實現(xiàn)電子會計檔案在線管理;完善會計檔案業(yè)務(wù)管理,提高會計檔案管理水平;完備的會計檔案利用服務(wù),維護檔案會計安全,發(fā)揮會計檔案價值。

3.轉(zhuǎn)變會計檔案管理觀念

企業(yè)將改變傳統(tǒng)模式種以紙質(zhì)管理為主,進行紙質(zhì)檔案的管理工作,手工進行憑證匹配裝訂,封盒裝柜,紙質(zhì)借閱管理,臺賬登記管理等方式,《通知》政策新要求,企業(yè)將逐步以依托于系統(tǒng)為主,進行電子文件的審核,歸檔后在系統(tǒng)中完成借閱、權(quán)限控制等的管理。同時將被動的管理者行為轉(zhuǎn)變成主動型的管理行為,掌握計算機技術(shù),更好地提升工作效率,在過程中不斷挖掘新的價值,對會計檔案信息的統(tǒng)計分析,實現(xiàn)檔案價值及風險預警的功能。

用友財務(wù)云助力企業(yè)會計檔案管理轉(zhuǎn)型

一、對標新政

用友財務(wù)云電子會計檔案打造行業(yè)領(lǐng)先的,具備業(yè)務(wù)擴展與管控能力,適應系統(tǒng)變革,符合科技創(chuàng)新趨勢的會計電子檔案系統(tǒng)?？梢詾槠髽I(yè)檔案管理生命周期全過程提供信息化支撐,構(gòu)建一體化的會計檔案管理系統(tǒng):一體化影像和數(shù)據(jù)歸檔簡化實體檔案歸檔操作;規(guī)范化的會計檔案管理;完備的會計檔案利用服務(wù)。

二、實施策略

(一)建立標準體系

依托會計檔案系統(tǒng)完善會計檔案接受管理、庫存管理、調(diào)閱管理、處置管理,實現(xiàn)對會計檔案全周期的高效低險管理;

(二)規(guī)范業(yè)務(wù)憑證

業(yè)務(wù)類原始憑證通過打印條碼封面、人工掃描方式實現(xiàn)電子化收集、歸檔,實現(xiàn)業(yè)務(wù)憑證單據(jù)化管理;

(三)數(shù)據(jù)分層治理

對檔案類型,人員權(quán)限進行高業(yè)務(wù)貼合度的分層和管理,對敏感數(shù)據(jù)進行分層的數(shù)據(jù)可視管理。以財務(wù)核算系統(tǒng)為基礎(chǔ),與報賬等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過集成方式,通過掃描、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、OCR、后臺導入等方式建立碧桂園真實、完整、可用、安全的會計電子檔案,具備數(shù)據(jù)收集、整理、查詢、分析等全程電子流管理功能,為用戶提供高效、便利、端到端的數(shù)字化檔案服務(wù)。同時,為保障系統(tǒng)在海量數(shù)據(jù)下高效、穩(wěn)定,系統(tǒng)應支持碎片化壓縮、斷點續(xù)傳、電子附件獨立部署及存檔轉(zhuǎn)儲等功能。

用友財務(wù)云電子會計檔案系統(tǒng)整體架構(gòu)圖

(四)六大應用場景

多方式支持影像件采集、實現(xiàn)自動裝冊&自動歸檔&自動上架、支持檔案多維度檢索、嚴格檔案管理查閱&借閱&移交等、建立電子會計檔案與紙質(zhì)檔案索引、能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案反向查找電子會計檔案。

三、產(chǎn)品價值

目前,用友財務(wù)云電子會計檔案應用已覆蓋全國多家大型企業(yè)客戶,在為諸多客戶提供服務(wù)的實踐中,方案價值得以彰顯和被廣泛認可。

價值一:完整的解決方案,電子會計檔案庫、電子憑證庫、實體檔案影像庫。

價值二:全業(yè)務(wù)電子化,紙質(zhì)&電子檔案同時管理、掃描儀&高拍儀集成、支持遠程查閱審計。

價值三:自動化歸檔,自動生成存儲目錄、自動統(tǒng)計生成相應歸檔信息、同步處理紙質(zhì)檔案并記錄存儲位置、自動生成檔案封面和盒脊數(shù)據(jù)。

價值四,方便檔案利用,目錄查詢&專題查詢&綜合查詢&模糊查詢、支持憑證上下級聯(lián)查、靈活設(shè)置查閱權(quán)限。

價值五:按需服務(wù),私有云部署、公有云托管服務(wù)、公有云服務(wù)+采集端。

價值六:可靠的安全性,原始性和完整性保障、身份認證&電子簽章、防篡改&防泄漏、存儲和傳輸?shù)陌踩?/p>

價值七:產(chǎn)品集成,支持標準檔案接口、支持標準檔案模板、按規(guī)則實現(xiàn)自動歸檔。

總結(jié)

企業(yè)在進行電子會計檔案管理建設(shè)和轉(zhuǎn)型的過程中能做到以數(shù)字化戰(zhàn)略和國家政策為指導,以“數(shù)據(jù)是資產(chǎn)”理解為基礎(chǔ),以創(chuàng)新技術(shù)為工具,以變革管理方式為支撐,在數(shù)據(jù)化時代下,企業(yè)電子會計檔案管理轉(zhuǎn)型就能獲得成功。