沒有人喜歡處理文書工作。文檔管理可能是你最不關(guān)心的問題，但如果處理不當(dāng)，可能會(huì)給你的企業(yè)帶來(lái)一些問題。

為什么電子文檔管理對(duì)你的企業(yè)至關(guān)重要？以下總結(jié)了4個(gè)原因：

1、高效

擁有一個(gè)良好的電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）將幫助你提高內(nèi)部效率和整體業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力。

沒有什么比成堆的實(shí)物文件和檔案更讓人分心。而且，無(wú)法找到你需要的東西最終可能會(huì)損害你的聲譽(yù)。

電子文檔管理系統(tǒng)將確保記錄不會(huì)丟失，并幫助你快速、可靠地獲得需要的任何信息或數(shù)據(jù)。

2、成本效益高

盡可能地節(jié)約成本是任何一個(gè)初創(chuàng)企業(yè)的關(guān)鍵，而電子化的文件存儲(chǔ)是管理所有記錄的一種經(jīng)濟(jì)有效的方式。

人工文檔管理是一個(gè)耗時(shí)的過程，將這些內(nèi)部資源和昂貴的員工時(shí)間重新分配到更重要和更有成效的任務(wù)上，會(huì)有助于加強(qiáng)和建立你的業(yè)務(wù)。

還有與物理存儲(chǔ)相關(guān)的成本，特別是當(dāng)一個(gè)快速增長(zhǎng)的企業(yè)將產(chǎn)生大量文件的情況下。轉(zhuǎn)向數(shù)字存儲(chǔ)將使你能夠經(jīng)濟(jì)高效地管理擴(kuò)展需求。

3、支持良好的合規(guī)做法

企業(yè)所處的行業(yè)類型將決定你在文件和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面需要遵守的各種規(guī)定。

舊文件可能需要保存一定年限，你可能需要證明已遵循某些程序并正確存儲(chǔ)了敏感信息。

電子文檔管理使你不再擔(dān)心合規(guī)問題，甚至可以設(shè)置它以確保在你不再需要記錄時(shí)以安全和及時(shí)的方式銷毀文件。

4、保護(hù)你的業(yè)務(wù)

電子文檔管理系統(tǒng)是存儲(chǔ)文檔和文件的最安全方式。近年來(lái)有許多引人注目的數(shù)據(jù)泄露事件，你的企業(yè)需要用一個(gè)安全的系統(tǒng)來(lái)保護(hù)敏感的財(cái)務(wù)信息和受信任的客戶資料。

它還具有提供異地備份的附加價(jià)值，以防辦公室發(fā)生任何災(zāi)難破壞場(chǎng)所的物理和電子文件。

電子文檔管理系統(tǒng)

電子文檔管理對(duì)于任何企業(yè)的行政職能而言都是一項(xiàng)重要資產(chǎn)。如果你的企業(yè)還沒有電子文檔管理系統(tǒng)，盡快開始應(yīng)用是很有商業(yè)意義的。

8Manage為企業(yè)提供強(qiáng)大的電子文檔管理系統(tǒng)，切實(shí)做好業(yè)務(wù)文檔收集、管理、利用，更方便的是可通過PC端和移動(dòng)端進(jìn)行快速訪問。

8Manage EDMS可作為企業(yè)的文件庫(kù)、知識(shí)中心，充分考慮企業(yè)業(yè)務(wù)整合，能夠?qū)崿F(xiàn)以下功能：

1-中央文檔知識(shí)庫(kù)

系統(tǒng)提供中央文檔知識(shí)庫(kù)機(jī)制幫助用戶存儲(chǔ)和管理所有的文檔。用戶可按需自定義不同的文檔庫(kù)。所有文檔每天同步備份，用戶無(wú)需擔(dān)心數(shù)據(jù)丟失的問題。

2-文件夾管理

8Manage EDMS提供文件夾層級(jí)管理機(jī)制管理和組織每個(gè)文檔庫(kù)的文檔。文檔庫(kù)的負(fù)責(zé)人可以利用文檔層級(jí)功能來(lái)組織文檔，文檔的檢閱者可以根據(jù)條理清晰的文檔層級(jí)快速方便地找到所需的文檔。

3-文檔審批流程

8Manage 支持用戶按需自定義多個(gè)文檔審批流程，每個(gè)審批流程可以有不同的階段，每個(gè)階段可以有不同的審批步驟。

4-版本控制

系統(tǒng)支持文檔版本管理，默認(rèn)檢索最新版本的文檔。用戶也可以根據(jù)實(shí)際需求檢閱任一歷史版本的文檔。

5-知識(shí)管理

8Manage EDMS支持企業(yè)按需自定義知識(shí)分類和提供強(qiáng)大的知識(shí)索引和搜索機(jī)制。并且系統(tǒng)的文檔知識(shí)庫(kù)可與8Manage其它應(yīng)用模塊（如CRM，SRM 以及 PPM）無(wú)縫結(jié)合，用戶不僅可通過文檔獲取知識(shí)，還可通過 CRM，SRM 以及 PPM 的運(yùn)作獲取一站式的知識(shí)與信息。

總結(jié)

在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)，使員工高效查詢和準(zhǔn)備文件，并及時(shí)響應(yīng)客戶和合作伙伴的需求，才能成為行業(yè)中的佼佼者。使用像8Manage電子文檔管理系統(tǒng)這樣有效的解決方案，你的企業(yè)將能夠更好地管理企業(yè)文檔，改善時(shí)間管理并提升業(yè)務(wù)辦公效率。