在習(xí)慣和風(fēng)俗完全不一樣的國外，小伙伴們可能會(huì)遇到各種各樣的問題。

比如在英國，大部分的學(xué)習(xí)和生活中的通訊都是通過郵件進(jìn)行，

跟導(dǎo)師互相聯(lián)系要通過郵件，跟學(xué)校行政部門聯(lián)系也要通過郵件，就連小組討論有的時(shí)候都需要用郵件聯(lián)系。

很多小伙伴可能就遇到過以下問題了：

不清楚英文郵件的結(jié)構(gòu)方式……

擔(dān)心英國人的拖延癥，所以想要禮貌的催促一下收件人盡快回復(fù)，卻不知道如何下手……

還擔(dān)心自己的措辭和用法不夠“英國式禮貌”，出現(xiàn)Chinglish……

對(duì)于以上情況，呀哥表示非常理解，但是學(xué)會(huì)科學(xué)“寫郵件”也十分必要、迫在眉睫……

為此，呀哥整理了一系列寫郵件的小技巧，大家趕快馬走，以備未來不時(shí)之需！

郵件的結(jié)構(gòu)及注意事項(xiàng)

Step 1 Subject line 主題行

郵件的寫作中一定要注意寫標(biāo)題。

因?yàn)猷]件是英國人進(jìn)行工作溝通，學(xué)業(yè)溝通的最主要方式之一。

每天英國人都會(huì)收到近百封主題不同的郵件，有一個(gè)好的，吸引人的主題就尤為重要。

簡約 ▼

一般來說，電子郵箱收件箱里顯示主題行大約60個(gè)字符，而手機(jī)頂多15-30個(gè)字符，因此有一個(gè)簡約的標(biāo)題就非常重要了。

理想的單詞數(shù)約為6-8個(gè)單詞

關(guān)鍵詞優(yōu)先 ▼

因?yàn)槭謾C(jī)的閱讀數(shù)量非常有限，所以在寫主題欄時(shí)，強(qiáng)烈建議先寫下最重要的單詞。

這樣有助于你的收件人更快的注意到你的郵件。最吸引人的關(guān)鍵詞包括：郵件的重要程度（Urgent， Emergency，Some Question）

不要過分使用大寫字母 ▼

很多小朋友們會(huì)在寫主題欄時(shí)，把所有主題詞全部用大寫加粗顯示。

但其實(shí)這非常不明智，因?yàn)榇髮懽帜笇?duì)于很多人來說會(huì)有閱讀障礙，而且會(huì)顯得很冒進(jìn)沒有禮貌。

如果你想強(qiáng)調(diào)重要的話，對(duì)重要的詞使用加粗字體是個(gè)不錯(cuò)的選擇。

例句 ▼

當(dāng)你需要發(fā)給導(dǎo)師關(guān)于論文的問題，又需要導(dǎo)師盡快給你回復(fù)時(shí)

Urgent question concerning the dissertation of the ……

（緊急程度★★★★★）

Something important about the dissertation of the master of ……

（緊急程度★★）

Step 2 Greeting & Addressing

問候語和收件人

與導(dǎo)師溝通郵件需要有準(zhǔn)確的稱呼，根據(jù)你對(duì)收件人的了解程度不同，稱呼方式也有不一樣。

一般來說，在稱呼中會(huì)出現(xiàn)以下幾種形式：

知名知頭銜 ▼

Dear title（Eg. Professor） +Surname

Eg. Dear Professor Lee 親愛的導(dǎo)師 Lee

知性別 ▼

Dear Mr or Mrs or Ms + Surname

Eg. Dear Mr Lee

當(dāng)然有的時(shí)候，小伙伴們也會(huì)遇到不知道自己的收件對(duì)象是男是女，這時(shí)候你也可以用下面的幾種稱呼方式：

不知收件人 ▼

Dear Sir or Madam （推薦使用）

Dear Mr or Ms （推薦使用）

To whom it may concern

Step 3 Self-introduction 自我介紹

首先需要有一個(gè)自我介紹。如果你是第一次與這位導(dǎo)師，或者工作人員書信來往的話。

你需要告訴導(dǎo)師關(guān)于你自己的重要信息，這樣方便老師將你準(zhǔn)確的“對(duì)號(hào)入座”。

你的姓名年紀(jì)專業(yè)▼

比如 :

“Dear Professor Lee，My name is Rita, I am a second-year student majoring in Accounting and Finance……”

你和他最近一次交集點(diǎn) ▼

畢竟導(dǎo)師有的時(shí)候日理萬機(jī)，有可能并不記得每個(gè)人的姓名和班級(jí)，這時(shí)候你就要讓他能快速地想起你……

比如 :

“Dear Professor Lee，My name is Rita. I am a second-year student majoring in Accounting and Finance. I attended last Accounting class sitting in the front row with a pink hair.”

Step 4 Purpose 目的

在簡短又清晰明確的自我介紹之后，再詳細(xì)表述之前，你需要明確這篇郵件的目的。

這個(gè)部分也是最簡單的了，一般情況下你的Purpose與你的Subject Line比較相似。

呀哥在下面例舉了幾個(gè)較為常用的句型，可以變換使用。

當(dāng)你對(duì)作業(yè)或者論文有疑問時(shí) ▼

I have a question about the assignment/dissertation you gave us…… 我對(duì)您上周布置的作業(yè)和論文有點(diǎn)疑惑

常用句型 ▼

I am writing to inquire…我是來詢問您……

I am writing to reference to… 我寫信是為了xxx事情

I am writing to confirm … 我寫信是為了來確認(rèn)……

Step 5 Content 正文

前幾步都完成了之后就需要開始具體描述主體正文了……

正文中，主要是具體描寫你遇到的問題，以及問題產(chǎn)生的相關(guān)背景。

你需要做到以下幾點(diǎn)：

切忌長文不分段 ▼

在正文部分中，切忌不能一整段話寫完。要適當(dāng)?shù)姆侄危⑶颐慷尾糠值闹黝}句和重要部分可以加粗提醒。

保證基本語法正確 ▼

正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) ▼

正確使用禮貌用語 ▼

比如“Sorry to bother you……” “would you please”等禮貌用語

不能使用非正式用途縮略語 ▼

有很多小伙伴在生活中很喜歡使用不正規(guī)的縮略語。

比如”2morrow—tomorrow“ “U—You”

這種用法可以在網(wǎng)絡(luò)和社交軟件上與同學(xué)，網(wǎng)友之間使用。

但對(duì)于導(dǎo)師來說，縮略語略微有些輕浮和不講禮貌。所以千萬要正確拼寫你的單詞。

正確的使用大寫字母 ▼

正確的使用大寫符號(hào)對(duì)于小伙伴們來說非常重要。

有的同學(xué)們喜歡通篇使用大寫字母，這給收件人的閱讀過程制造了很大的障礙……

大寫字母常用的主要有一下幾種形式 ▼

1. 每一句的第一個(gè)單詞的第一個(gè)字母

2. 我的第一人稱形式— “I”

3. 人名和頭銜——比如 Professor、Doctor

4. 專有名詞（國家，電影，書籍，專業(yè)，論文題目等等）

5. 部分時(shí)間（月份，季節(jié)，星期，節(jié)日）

6. 部分導(dǎo)師可能會(huì)要求學(xué)生將自己的姓全部大寫。比如 “XiaoMing LEE”....

因?yàn)樵絹碓蕉嘁孕赵谇?、名在后的來自中國等亞洲裔國家的學(xué)生在英國留學(xué)。

而有些留學(xué)生仍然習(xí)慣于他們的母語體系，所以將“姓大寫”有助于閱讀者分辨哪個(gè)是姓哪個(gè)是名。

但姓全部大寫也不是強(qiáng)制要求，如果你沒有全部大寫也不用因?yàn)檫@個(gè)而擔(dān)心。

Step 6 Closing 結(jié)尾

既然你的導(dǎo)師已經(jīng)辛苦閱讀到郵件結(jié)尾了，就要跟導(dǎo)師表達(dá)一下感謝之情……這就需要你用到結(jié)尾句和結(jié)尾詞了！

常用結(jié)尾句

一般情況下結(jié)尾句可以這么寫 ▼

Have a nice day 祝您一天愉快

但在不同情況下也可以使用不同的結(jié)尾：

比如，當(dāng)你需要導(dǎo)師給你回信或則給你詳細(xì)的幫助時(shí)，你可以說 ▼

·Thanks in advance for your time

為占用您的時(shí)間而提前感謝您

·I appreciate your help

非常感謝您的幫助

·Thanks and let me know if there are any hold-ups

如果有任何難題請(qǐng)告訴我

·Appreciate your help in answering my question

非常感謝您能幫助我并回答我的問題

· thanks for pointing me in the right direction

感謝您為我指點(diǎn)迷津

比如，當(dāng)你想要繼續(xù)保持與收件人的聯(lián)系▼

·Talk soon 稍后詳談

·Speak with you soon 盡快與你詳談

想要禮貌的催促他盡快回復(fù)時(shí)，你可以 ▼

·Looking forward to your reply

希望您能盡快回復(fù)

·I look forward to hearing from you

我期待您能盡快給我回復(fù)

常用結(jié)尾詞

除了這些結(jié)尾句之外，你還需要在你的落款前加上適用的結(jié)尾辭，比如 ▼

·Best wishes最美好的祝愿

·Cordially yours 謹(jǐn)上

·Fond regards親切的問候1

·Kind regards親切的問候2

·Kind Thanks親切的問候3

·Regards 致意

·Respectfully尊敬的

Step 7 Signature 落款

在落款處，你需要用你的全名落款。而且落款時(shí)需要注意，外國的姓名順序與國內(nèi)不一致，正確的落款需要名在前，姓在后。

同時(shí)如果需要，也可以在姓名落款后加上自己的電話號(hào)碼和郵箱地址。以免收件人聯(lián)系不到你，而耽誤效率。

如果導(dǎo)師有要求的話，也需要注意將自己的姓全部大寫。

比如：XiaoMing LEE/LEE XiaoMing

禮貌打油詩

在用郵件的表達(dá)過程中最主要的就是需要有禮貌的表達(dá)方式，因?yàn)槟愕囊谎砸恍卸际潜晃淖钟涗浽诎傅摹?/p>

而導(dǎo)師或者你的合作伙伴，每一次閱讀你寫的郵件，就是對(duì)你本人的一次形象塑造。

為了咱們講禮貌的高素質(zhì)形象，大家一定要在寫郵件的時(shí)候注意文明禮貌和正確的表達(dá)。

郵件主題當(dāng)門面，簡潔明確要牢記。

收件稱呼需謹(jǐn)慎，姓名性別需分清。

當(dāng)頭就問使不得，自我介紹很必要。

少用強(qiáng)制語氣詞，常用would you不犯錯(cuò)。

不用簡寫是禮貌，每詞每句全完整。

題尾慰問當(dāng)尊重，導(dǎo)師offer全通過！

寫好一篇郵件，不僅有助于解決問題，還有助于促進(jìn)與老師、同學(xué)之間的溝通和交流~

只要記得以上幾點(diǎn)，一定能幫助你啃下“寫郵件”這塊硬骨頭~