可靠的電子合同的四要素以及未來趨勢
馬云曾說過：公司有兩個最難干最累的部門，一個就是HR！
大到招聘、培訓(xùn)、薪酬福利、績效考核，小到面試接待、離職面談、社保辦理、員工考勤，都屬于HR的工作范疇。然而面對耗費(fèi)時間和精力最多的勞動合同，HR真是傷透了腦筋。
目前，大多數(shù)企業(yè)仍通過紙質(zhì)合同的方式來簽訂勞動合同。不僅簽署效率低、成本高，大大降低了HR的工作效率；同時紙質(zhì)勞動合同還存在代簽、冒簽、合同易丟失、損毀等隱患，給企業(yè)帶來了各種經(jīng)營風(fēng)險。
隨著無紙化辦公的興起，電子合同逐漸成為HR打破窘境，高效簽署勞動合同的神器。
電子合同和紙質(zhì)合同的區(qū)別
我們通過一張表來看兩者的區(qū)別：
可以看到電子合同在效率和留存性上是具有顯著優(yōu)勢的。
對于HR來說，便捷可追溯的檔案在日常工作中是十分重要的，不僅作為人力資源六大模塊中的招聘和配置，一份合格合法的電子檔案在保存、管理和人力資源規(guī)劃，人才庫搭建的過程中能起到正向的作用。
電子合同作為契合當(dāng)下數(shù)字化信息化時代背景的要求，同時也契合數(shù)據(jù)電文文件取代紙質(zhì)文件的發(fā)展趨勢。
有利于降低用人單位的管理成本，更符合環(huán)保的需要。而電子合同的三個要素則是完整、準(zhǔn)確、透明。
注意：根據(jù)《合同法》及《電子簽名法》的相關(guān)規(guī)定，電子勞動合同屬于書面勞動合同的一種有效形式。
但簽訂電子合同要有一定的技術(shù)與設(shè)備要求，也要符合法律規(guī)定的程序和要求。
根據(jù)上述法律規(guī)定，一份有法律效力的電子合同必須具備以下四個要素：
（1）真實(shí)身份：電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有。
（2）真實(shí)意愿：簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制。
（3）簽名未改：簽署后對電子簽名的任何改動都能夠被發(fā)現(xiàn)。
（4）原文未改：簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。
電子合同的風(fēng)險控制
（一）如何保障電子簽名的效力
通過檢索相關(guān)案例，我們發(fā)現(xiàn)在第三方對電子簽名（電子印章）、簽署行為、是否篡改進(jìn)行能夠提供證明的情況下，法院基本支持電子簽名及電子合同的有效性。
司法實(shí)踐中，法院主要從第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)資信、電子數(shù)據(jù)的生成方式、電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容等因素審查電子簽名的效力。
因此，為了保證電子簽名的有效性在司法階段被認(rèn)可，可選擇符合法律規(guī)定的第三方服務(wù)平臺介入締約過程，且第三方服務(wù)平臺介入時間點(diǎn)應(yīng)不晚于電子簽名認(rèn)證環(huán)節(jié)。
（二）如何滿足可靠性要求
電子簽名要滿足“可靠性”的要求，需要在技術(shù)上、操作上以及在相關(guān)證明材料的留存上進(jìn)行必要的環(huán)節(jié)和流程設(shè)計(jì)。
通過技術(shù)手段，能夠確保電子合同完整、不可更改以及客戶身份和簽名真實(shí)可靠，且一旦發(fā)生爭議可將電子證據(jù)以法律規(guī)定的方式予以呈現(xiàn)，獲得司法機(jī)關(guān)的認(rèn)可和支持。
如何選擇第三方服務(wù)平臺？
在電子合同簽訂過程中，第三方服務(wù)平臺發(fā)揮重要作用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)選擇能夠滿足法律規(guī)定和司法實(shí)踐在簽名可靠性認(rèn)定的服務(wù)平臺。
建議選擇符合法律規(guī)定的第三方認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)，即指根據(jù)《電子簽名法》和《電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法》規(guī)定獲得工信部頒發(fā)的《電子認(rèn)證服務(wù)許可證》的企業(yè)法人（CA），查詢路徑：
登陸工業(yè)和信息部官網(wǎng)-辦事服務(wù)大廳-電子認(rèn)證-結(jié)果查詢-信息化和軟件服務(wù)公司-電子認(rèn)證服務(wù)許可。
為滿足實(shí)踐需要，所選擇的第三方服務(wù)平臺應(yīng)同時具有提供證明文件的能力。
電子合同的應(yīng)用場景并不限于員工勞動合同簽署，實(shí)際上，勞務(wù)派遣公司、用人企業(yè)、人力資源服務(wù)平臺都可采用電子合同，將線下耗時費(fèi)力的多層審批環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移到線上操作，實(shí)現(xiàn)在線進(jìn)行各類合同協(xié)議簽署和人事證明開具。如新員工入職手續(xù)、費(fèi)用報(bào)銷、調(diào)薪協(xié)議、保密協(xié)議、在職證明、離職證明、收入證明、完稅證明等這些紙質(zhì)資料都可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。
