辦公室裝修：采用解決方案在工作中實現(xiàn)無紙化

創(chuàng)建無紙化辦公室可能會很棘手，但可能比您想象的要容易。

在全國各地的辦公室，計算機(jī)與員工人數(shù)相等，雖然紙張仍然很流行，但新的數(shù)字解決方案可以取代它。

辦公室裝修：無紙化辦公室的好處

1、減少對環(huán)境的影響。

2、降低與打印機(jī)相關(guān)的成本。

3、減少文件柜，增加可用空間。

4、使用數(shù)字歸檔系統(tǒng)改進(jìn)組織。

5、向利益相關(guān)者展示您的環(huán)境責(zé)任。

希望實現(xiàn)無紙化辦公的公司應(yīng)該現(xiàn)實地了解該計劃對您的組織的實用性。完全消除紙張是一項艱巨的任務(wù)，尤其是在依賴紙質(zhì)記錄的行業(yè)中。也就是說，在工作中使用更少的紙張可以為您節(jié)省資金，并向您的員工和客戶證明您認(rèn)真對待環(huán)境的責(zé)任。市場正在轉(zhuǎn)向關(guān)注可持續(xù)的商業(yè)實踐，無紙化工作場所是實現(xiàn)這一目標(biāo)的一種方式。

辦公室裝修：無紙化辦公解決方案

如果您決定過渡到無紙化辦公室，您應(yīng)該做的第一件事就是制定一個負(fù)責(zé)任的計劃，以采用節(jié)省紙張的流程?？紤]使用以下提示來建立關(guān)鍵里程碑，為每個里程碑設(shè)定截止日期并將其提供給您的員工以設(shè)定期望。

隨著您的計劃推出，不斷提醒您的員工探索辦公室周圍紙張的替代品。這將有助于強(qiáng)調(diào)過渡并養(yǎng)成避免使用打印機(jī)的習(xí)慣。

辦公室裝修如何實現(xiàn)無紙化

1、擁抱數(shù)字解決方案：隨著數(shù)字無紙化解決方案的發(fā)展勢頭良好，以下是一些可以在辦公室實施的簡單解決方案。確保向服務(wù)提供商索取無紙報表、在線支付賬單并投資在線文件傳輸系統(tǒng)。不再依賴物理簽名，而是開始使電子簽名成為文檔的標(biāo)準(zhǔn)。多虧了 2000 年的 ESIGN 法案，它們與紙質(zhì)簽署的合同一樣具有法律效力。

2、設(shè)置更高效的工作站：員工經(jīng)常打印文檔與其他文件交叉引用。通過設(shè)置多顯示器工作站減少浪費(fèi)打印機(jī)。

3、減少辦公室中的打印機(jī)數(shù)量：這很簡單。如果您必須在辦公室內(nèi)保留打印機(jī)，請將其放置在不易接近的地方，以防止過度使用。

4、跟蹤紙張使用情況：使用跟蹤系統(tǒng)報告員工打印的原因以及他們使用的紙張數(shù)量。這既可以幫助您了解哪些流程需要最多的紙張，也可以為同事提供問責(zé)制。

5、合并任何打印材料：如果必須打印任何內(nèi)容，請仔細(xì)檢查您是否已選擇雙面打印作為選項。同樣，如果您打印演示文稿的幻燈片，請將打印機(jī)設(shè)置為在每頁上顯示多張幻燈片。

6、實施回收計劃：為廢紙?zhí)峁┗厥障洌欢ㄒ沓霭瑱C(jī)密信息的文件。

辦公室裝修：妥善保管現(xiàn)有文件

也許過渡到無紙化辦公室最困難的部分是處理對您的業(yè)務(wù)至關(guān)重要的現(xiàn)有紙質(zhì)記錄堆棧。為避免丟失歷史數(shù)據(jù)，請投資人將紙質(zhì)文件數(shù)字化。

雖然使用電子書和可搜索文檔會提高效率，但請記住確保您的所有數(shù)據(jù)都是安全的。驗證您的組織是否具有現(xiàn)場和異地備份以防止數(shù)據(jù)丟失。也可以在一周結(jié)束時或每天結(jié)束時設(shè)置適當(dāng)?shù)膫浞萦媱潯?/p>

辦公室裝修：辦公室無紙化可能嗎？

實現(xiàn)無紙化辦公需要時間和奉獻(xiàn)精神，但通過采用數(shù)字解決方案并進(jìn)行漸進(jìn)式變革，大多數(shù)工作場所都可以找到減少紙張使用的方法。