第二章 行政公文寫作

第十二節(jié) 公文的修改

人們常說“文章是改出來的”，這話有一定的道理。作者在動(dòng)筆行文之前往往充滿信心，而等寫出初稿之后，又覺得心里想說的話沒能準(zhǔn)確完美地表達(dá)出來，這樣就要通過反復(fù)修改，使之臻于完美。魯迅先生曾經(jīng)說過：“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜?！保斞福骸创鸨倍冯s志社問〉）。修改是一個(gè)認(rèn)識(shí)不斷深化、表達(dá)不斷完善的過程。文章的初稿，一般都不夠完善?；騼?nèi)容表達(dá)不充分、不準(zhǔn)確、不周密，或形式運(yùn)用不嚴(yán)謹(jǐn)、不精當(dāng)、不自然，或兩方面兼而有之，因而需要進(jìn)行修改。

初稿的不完善，是由人的認(rèn)識(shí)規(guī)律所決定的，是一種必然的和正常的現(xiàn)象。所有的文章都是人們對客觀事物認(rèn)識(shí)的產(chǎn)物。任何對某一事物或問題的認(rèn)識(shí)，都有一個(gè)由表及里、由深入淺、由粗到細(xì)的逐步精深和漸趨完善的過程。對復(fù)雜的事物或問題的認(rèn)識(shí)，尤其突出。草擬文稿時(shí)，為上述認(rèn)識(shí)規(guī)律所制約，即使經(jīng)過殫精竭慮，嘔心瀝血的構(gòu)思，試圖從內(nèi)容和形式的各個(gè)方面把問題都考慮到，也往往不能處處考慮得十分周密精細(xì)，因此，總難免有這樣那樣的疏漏或缺欠，這就需要修改。通過修改，使文稿成熟或完善起來。

實(shí)用文書由于它的性質(zhì)和作用，比一般文章修改的意義更大，因?yàn)樗莻鬟_(dá)黨的方針政策的工具，是辦理工作實(shí)務(wù)的，文中的字句都關(guān)系著各項(xiàng)事業(yè)，關(guān)系著公眾的切身利益，因此，認(rèn)真修改，精益求精，是實(shí)用文寫作不可或缺的過程。另外，修改文章的過程，也是提高寫作者自身寫作能力的重要性。修改的內(nèi)容涉及實(shí)用文寫作的方方面面，因此，修改本身就是寫作者對機(jī)關(guān)實(shí)用文書寫作技巧的再總結(jié)和再提高。

一、修改的程序：實(shí)用文的修改也要講究科學(xué)性，不要胡子眉毛一把抓，應(yīng)該有序地，有步驟地進(jìn)行。

第一，審查文稿的內(nèi)容。文稿內(nèi)容是文稿的精神支柱，一篇文稿的好壞、質(zhì)量的高低，首先決定于內(nèi)容。如果內(nèi)容不正確，有疏漏，那就會(huì)給工作帶來重大的損失。

第二，審查文稿的格式。實(shí)用文書都具有自己獨(dú)特的格式，這是它在長期的實(shí)踐中逐漸形成的，不按這種約定俗成的格式寫，就會(huì)使收文的單位和個(gè)人費(fèi)解，影響工作，影響交流。

第三，審查文字表達(dá)。文字是文章的載體，古人有“推敲”和“語不驚人死不休”的佳話，足見精心錘煉語言的重要。一字之差，謬之千里。比如一則通知里有這樣一句話：“商品使用未注冊商標(biāo)必須在商品上和包裝上標(biāo)明企業(yè)名稱或地址”，這個(gè)要求就不合理，在有些商品上就行不通，例如藥水就不能在商品上“標(biāo)明企業(yè)名稱和地址”，這句話的毛病就出在“和”字上，應(yīng)該把“和”改為“或”。

二、修改的內(nèi)容：實(shí)用文的修改包括兩個(gè)基本方面：一是內(nèi)容，一是形式。

具體地說，公文修改主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）思想內(nèi)容是否符合黨和國家的方針政策、法律法令或有關(guān)規(guī)定；

（二）主旨是否明確、突出；

（三）材料是否符合具體文種的要求，能否滿足主旨表達(dá)的需要；

（四）結(jié)構(gòu)是否合理、自然、嚴(yán)謹(jǐn)，包括層次是否清楚，段落是否適宜，開頭、主體、結(jié)尾是否貫通，各部分之間的聯(lián)系是否緊湊，過度是否自然等；

（五）語言運(yùn)用是否符合規(guī)范，包括表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡練、通順、清楚，是否符合實(shí)用文的具體要求，有無錯(cuò)別字和不規(guī)范的簡化字，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確、標(biāo)準(zhǔn)，行文是否流暢等；

（六）體式是否得當(dāng)，是否符合規(guī)范；

（七）行文關(guān)系是否妥當(dāng)。

三、修改的原則和方法

（一）原則

１、先內(nèi)容，后形式。就是先檢閱、修改內(nèi)容方面的問題，而后再檢閱、修改形式方面的問題。內(nèi)容問題，主要是指公文初稿所確立的主旨是否正確，是否符合黨和國家的方針、政策和法律、法令及有關(guān)規(guī)定，所攝入的材料是否失實(shí)等；形式問題，主要是指體式是否符合規(guī)范，結(jié)構(gòu)是否得當(dāng)，祥略是否合理等。

２、先大局，后細(xì)節(jié)。就是先檢閱、修改事關(guān)全局、整體性的問題，而后再檢閱、修改局部、個(gè)別的問題。

３、言簡意賅。就是要看內(nèi)容是否豐富、完備，表達(dá)是否明確。在此基礎(chǔ)上，還要看文字是否精練、篇幅是否適宜。

４、修改初稿，必然要在文字上作些改動(dòng)，或增補(bǔ)，或刪削，或更換，或移動(dòng)，這是不可避免的，也是必要的。文稿修改，最后一定表現(xiàn)為對文字的改動(dòng)，這是整個(gè)修改工作的具體化。根據(jù)具體情況和實(shí)際需要，該增就增，該刪就刪，該換就換，該移就移。

（二）方法

1、邊看邊改。即初稿擬成之后，從頭到尾仔細(xì)審閱幾遍，邊審閱，邊思索，發(fā)現(xiàn)問題，即予修正。采用這種方法，一定要瞻前顧后，通盤考慮，避免顧此失彼，改來改去。因此，在動(dòng)手修改前，一定要先仔細(xì)審閱幾遍，把問題找準(zhǔn)，改法想好，不宜貿(mào)然動(dòng)手。

２、邊讀邊改。讀，是指出聲朗讀。朗讀可以發(fā)現(xiàn)默讀所不易發(fā)現(xiàn)的毛病。朗讀有兩個(gè)效用，一是行之于口，即可以發(fā)現(xiàn)文句是否順口，文勢是否貫通，文章是否連貫；一是聽之于耳，可以使視覺和聽覺同時(shí)介入文稿，既可能看出毛病，又可能聽出毛病。

３、邊抄邊改。用邊抄邊改的方法修改、抄出的文稿，仍不是定稿，一般是有關(guān)人員審閱后，再繼續(xù)修改。

４、邊議邊改。即眾人討論，發(fā)現(xiàn)問題，并議定如何修改，由一人執(zhí)筆，予以落實(shí)。

最后，實(shí)用文的修改，尤其是內(nèi)容重要、篇幅較長的文章修改，要比一般文章的修改更為復(fù)雜、困難，因此，一定要認(rèn)真對待，精心處置，決不可掉以輕心，草率從事。