第二章 行政公文寫(xiě)作

第十節(jié) 函

一、? ?函的概述

（一）?函的概念：函是用于同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間聯(lián)系商洽工作、詢問(wèn)或答復(fù)問(wèn)題時(shí)所使用的公務(wù)信件。在古代，“函”是一種書(shū)信。當(dāng)時(shí)，因等級(jí)不同，信件有不同的稱謂：“移”、“關(guān)”、“咨”、“呈”、“牒”、“簡(jiǎn)”、“書(shū)”、“函”等，民國(guó)時(shí)期，取消了封建社會(huì)繁雜的名目，只規(guī)定使用“公函”。新中國(guó)成立后，函又有 “公函”和“便函”之分，到了1957年，統(tǒng)一為“函”。

（二）?文種的特點(diǎn)

1、溝通性：不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，需要借助“函”這座橋梁。函的溝通作用尤為突出。

2、靈活性：函是平行公文，可以靈活行文。另外在寫(xiě)作格式上，除了國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒(méi)有文頭版，不編發(fā)文字號(hào)，甚至可以不擬標(biāo)題。

3、?單一性：函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點(diǎn)，一份函只宜寫(xiě)一件事項(xiàng)。

（三）?類型

?1、商洽函。用于機(jī)關(guān)之間商洽工作，討論問(wèn)題，如商量業(yè)務(wù)培訓(xùn)、人員調(diào)動(dòng)、信息交流、物質(zhì)供應(yīng)等，重在商洽。

2、問(wèn)復(fù)函。用于提出問(wèn)題和答復(fù)問(wèn)題，如疑難詢問(wèn)、調(diào)查詢問(wèn)、統(tǒng)計(jì)詢問(wèn)。既包括平行機(jī)關(guān)之間，也包括上下級(jí)之間。

3、請(qǐng)批函。用于向沒(méi)有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)。

4、知照函。用于把自己管轄范圍的事項(xiàng)告之有關(guān)單位，平行機(jī)關(guān)、不相隸屬和上下機(jī)關(guān)之間都可以使用。

二、函的寫(xiě)作

（一）基本結(jié)構(gòu)：函由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款、成文日期組成。

1、標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種寫(xiě)法。一是由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”構(gòu)成，答復(fù)函或知照函常用；第二類是由“事由+文種”構(gòu)成，商洽函和請(qǐng)批函常用。

2、格式?????????

公函與便函都是處理公務(wù)的文書(shū)，但公函的內(nèi)容往往比較重要，涉及行使權(quán)力，故行文 鄭重，具有完整的公文格式。便函為單位、領(lǐng)導(dǎo)之間處理具體事務(wù)時(shí)用，格式如同一般書(shū)信 ，不加標(biāo)題，不編文號(hào)，不需存檔，但亦需加蓋公章。

（二）正文

1、基本寫(xiě)法：函由發(fā)文原由、事項(xiàng)和結(jié)尾三部分構(gòu)成。

（1）發(fā)文原由。把發(fā)函的理由說(shuō)清楚，一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，注意層次的邏輯性。然后根據(jù)函本身的類型，用然后用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下”等過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)入下文。

如果是復(fù)函，要先引敘來(lái)函的主要內(nèi)容，再針對(duì)來(lái)函的要求做出答復(fù)，注意問(wèn)答相符。

（2）事項(xiàng)。即商洽、詢問(wèn)和請(qǐng)批的具體內(nèi)容及發(fā)文單位對(duì)函告事情的看法和處理意見(jiàn)

（3）結(jié)尾。有些函意思表達(dá)完就結(jié)束；有的根據(jù)函的不同用途，寫(xiě)上“特此函告”、“請(qǐng)復(fù)函”、“特此函復(fù)”等固定用語(yǔ)。

2、體例：函的內(nèi)容比較單一，因此，結(jié)構(gòu)上也比較簡(jiǎn)單。一般情況下，可以將函的不同部分歸為一段。如果所涉及的事項(xiàng)比較復(fù)雜，可以三段分開(kāi)來(lái)寫(xiě)，事項(xiàng)部分可采用分條式的寫(xiě)作方法。

三、寫(xiě)作要點(diǎn)

（一）由于函是不相隸屬的單位之間的行文，因此，寫(xiě)作時(shí)語(yǔ)氣要緩和、謙虛、禮貌、懇切，體現(xiàn)出相互尊重、平等協(xié)商的意向。切忌用命令、客套的語(yǔ)言。

（二）如果是問(wèn)復(fù)函，寫(xiě)作時(shí)則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。

（三）語(yǔ)言要簡(jiǎn)練，不必詳細(xì)敘述事情的經(jīng)過(guò)。寫(xiě)作時(shí)要注意一些技巧，比如，在答復(fù)對(duì)方提出的問(wèn)題時(shí)，如果是否定的，寫(xiě)作時(shí)先說(shuō)明否定的原因，然后再表明態(tài)度，使對(duì)方容易接受。

?四、例文分析

?例文一：

?????????????????? ??××省人民政府辦公廳關(guān)于
請(qǐng)求撥款維修省政府機(jī)關(guān)辦公室的函

省財(cái)政廳：

省政府機(jī)關(guān)辦公室大多數(shù)修建于80年代，不少門(mén)窗已經(jīng)變形和破損，部分門(mén)窗漏水嚴(yán)重，急需維修。為保證省政府機(jī)關(guān)正常辦公，擬請(qǐng)撥給房屋修繕費(fèi)12萬(wàn)元。

請(qǐng)予批準(zhǔn)。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二00八年十月三十日

評(píng)析：這是一則請(qǐng)批函，這是因?yàn)椤罢k公廳”與“財(cái)政廳”都是省政府的職能部門(mén)，屬于平行關(guān)系，不能使用請(qǐng)示。正文只有兩段，第一段將原由和請(qǐng)求事項(xiàng)放在一起，語(yǔ)言簡(jiǎn)練。結(jié)尾使用了客氣的謙敬語(yǔ)，大方得體。

例文二：

國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于同意
發(fā)行特種郵票時(shí)使用國(guó)旗國(guó)徽?qǐng)D案的復(fù)函

信息產(chǎn)業(yè)部：

你部《關(guān)于申請(qǐng)授權(quán)使用國(guó)旗國(guó)徽?qǐng)D案的函》（信部辦函﹝2003﹞363號(hào)）和《關(guān)于補(bǔ)充說(shuō)明申請(qǐng)授權(quán)使用國(guó)旗國(guó)徽?qǐng)D案情況的函》（信部辦函﹝2003﹞342號(hào)）收悉，經(jīng)研究并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同志批準(zhǔn)，同意國(guó)家郵政局在2004年國(guó)慶節(jié)發(fā)行的《國(guó)旗國(guó)徽》特種郵票上使用國(guó)旗和國(guó)徽標(biāo)準(zhǔn)圖案。望正確使用，切實(shí)維護(hù)國(guó)旗國(guó)徽尊嚴(yán)。

特此復(fù)函。

　　　　　　　　　　　　?????????????????國(guó)務(wù)院辦公廳

　　　　　　　　　　　　?????????????二ＯＯ三年十一月七日

評(píng)析：這是一篇復(fù)函。開(kāi)頭引用了原文件名稱，然后就源文件所提到的請(qǐng)求事項(xiàng)給予明確答復(fù)，并提出了一些希望。寫(xiě)作上，一段到底，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確。

五、文種辨析

請(qǐng)批函與請(qǐng)示的區(qū)別：請(qǐng)批函是用于不相隸屬之間的請(qǐng)求批準(zhǔn)，因單位之間不是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，所以，用函；而請(qǐng)示是用于有隸屬關(guān)系的上下級(jí)之間，單位之間是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。