業(yè)務(wù)流程外包在商業(yè)世界中并不是什么新鮮事。在過(guò)去的幾年里，它已成為一種趨勢(shì)。原因是外包可以提高效率，提供成本優(yōu)勢(shì)； 外包后，企業(yè)可以專注于核心領(lǐng)域。 此外，它還提供對(duì)非常熟練的資源等的訪問(wèn)。
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但即使外包，項(xiàng)目也必須進(jìn)行管理。你必須洞察所取得的進(jìn)展、迄今為止花費(fèi)的資金、死胡同，并且必須能夠快速有效地解決任何可能的問(wèn)題。本文為你提供一些成功管理外包項(xiàng)目的技巧。

1.項(xiàng)目規(guī)劃
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將項(xiàng)目外包之前，你需要非常詳細(xì)地計(jì)劃。這將由一個(gè)遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)處理，不可能在運(yùn)行中解決一些問(wèn)題，比如內(nèi)部項(xiàng)目。
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你必須將項(xiàng)目分解成任務(wù)，為每個(gè)任務(wù)編寫(xiě)描述，并解釋每個(gè)任務(wù)必須使用哪些資源和信息。如果你外包給一個(gè)按小時(shí)收費(fèi)的團(tuán)隊(duì)，你還必須與他們協(xié)商每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)需要多少時(shí)間。
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2.提供重要文件的訪問(wèn)權(quán)限
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為了簡(jiǎn)化管理過(guò)程，你必須允許外包工人或團(tuán)隊(duì)訪問(wèn)所有與項(xiàng)目相關(guān)的文檔。這將使他們工作更有效率。此外，不必回答與項(xiàng)目相關(guān)的問(wèn)題也可以節(jié)省大量時(shí)間。當(dāng)外包團(tuán)隊(duì)能夠訪問(wèn)所有信息和資源時(shí)，他們就更容易操作并迅速完成任務(wù)。
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為此，你可以使用任何受云計(jì)算技術(shù)支持的軟件，比如8Manage PM這類項(xiàng)目管理軟件工具。這些工具中大多都支持更改跟蹤。這非常重要，因?yàn)樗梢苑乐谷魏斡袃r(jià)值的信息在編輯和更新后丟失。
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3.外包給可靠的合作伙伴
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市場(chǎng)上有專門(mén)的外包公司，提供一整套業(yè)務(wù)流程外包服務(wù)。這些公司從客戶的角度運(yùn)營(yíng)，同時(shí)也負(fù)責(zé)客戶的項(xiàng)目管理。通過(guò)使用最新技術(shù)，只雇傭最好的專業(yè)人士和自由職業(yè)者，這些公司可以為客戶提供全面的外包服務(wù)。
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如前所述，通過(guò)將項(xiàng)目外包給可靠的外包合作伙伴，你的組織可以專注于核心領(lǐng)域，而無(wú)需不斷監(jiān)督和管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)。在你選擇這樣的合作伙伴之前，一定要檢查他們以前的客戶的推薦，以檢查他們?cè)谑袌?chǎng)上的信譽(yù)。
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4.制定溝通策略
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溝通是每個(gè)項(xiàng)目管理任務(wù)的關(guān)鍵方面。內(nèi)部溝通有很多障礙，更不用說(shuō)在與遠(yuǎn)程人才和團(tuán)隊(duì)合作的情況下了。這就是為什么在開(kāi)始項(xiàng)目之前，你必須與外包團(tuán)隊(duì)制定溝通策略的原因。

由于存在不同類型的溝通，請(qǐng)決定每種溝通類型應(yīng)使用哪個(gè)溝通通道。定義溝通頻率，即他們何時(shí)以及多久向你發(fā)送報(bào)告。

在項(xiàng)目期間，不可避免地會(huì)有一些問(wèn)題。通過(guò)清晰有效的溝通策略，你將減少冗余，提高遠(yuǎn)程員工和團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)率。

利用項(xiàng)目管理軟件

以上這些技巧使管理外包項(xiàng)目變得更加容易。而利用合適的項(xiàng)目管理軟件，能夠使外包項(xiàng)目管理事半功倍。

8Manage PM是一個(gè)實(shí)時(shí)交易型系統(tǒng)，使團(tuán)隊(duì)能夠計(jì)劃和跟蹤項(xiàng)目、實(shí)時(shí)協(xié)作以及自動(dòng)生成報(bào)告。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度、完整性和及時(shí)性的優(yōu)勢(shì)，能讓你與合作伙伴進(jìn)行有效的溝通，并有效地解決問(wèn)題，避免因信息模糊或者不及時(shí)而產(chǎn)生誤會(huì)和相互指責(zé)。

系統(tǒng)實(shí)時(shí)管理合同、項(xiàng)目、資源、活動(dòng)、產(chǎn)品、交付、收入及項(xiàng)目預(yù)算等，更好地實(shí)現(xiàn)端到端業(yè)務(wù)全自動(dòng)化，以及快速獲悉業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)度、各個(gè)延遲及問(wèn)題的影響與原因。通過(guò)時(shí)間跟蹤、預(yù)算管理和項(xiàng)目組合分析創(chuàng)建 360° 可見(jiàn)性，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者都可以看到項(xiàng)目實(shí)時(shí)情況，每個(gè)人都在同一個(gè)頁(yè)面上。

此外，8Manage 內(nèi)嵌的文檔庫(kù)管理可以設(shè)置文檔的訪問(wèn)權(quán)限，還能自動(dòng)記錄所有文檔庫(kù)的訪問(wèn)痕跡，一切有跡可尋。