采購(gòu)流程中的緊迫問(wèn)題在所有企業(yè)中都很常見(jiàn)，大多數(shù)是企業(yè)完全忽視采購(gòu)流程的結(jié)果。?
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在最好的情況下，他們只實(shí)施了次要的、不連貫的改進(jìn)。無(wú)論哪種方式，用電子采購(gòu)軟件取代過(guò)時(shí)的采購(gòu)工具可以減少其大部分的低效率。
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1. 不一致的采購(gòu)方法
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企業(yè)越大，人工流程就越容易在采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生重大差異。一些部門(mén)會(huì)與供應(yīng)商有獨(dú)特的關(guān)系，或遵循自己的政策。這可能導(dǎo)致他們錯(cuò)過(guò)利用全公司范圍的訂單來(lái)獲得折扣和更好的供應(yīng)商關(guān)系。
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電子采購(gòu)使流程保持一致，它描繪了企業(yè)中采購(gòu)到付款流程的全貌，企業(yè)可以利用其訂單的規(guī)模和頻率來(lái)獲得折扣和快速交付。
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2. 無(wú)法將發(fā)票與采購(gòu)訂單匹配
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無(wú)法將發(fā)票與采購(gòu)訂單相匹配可能會(huì)導(dǎo)致許多問(wèn)題，包括重復(fù)付款、罰款和錯(cuò)失折扣機(jī)會(huì)。隨著時(shí)間的推移，這些差異會(huì)拖累你的業(yè)務(wù)，損害你在供應(yīng)商那里的聲譽(yù)。供應(yīng)商也可以操縱價(jià)格，在沒(méi)有明確的系統(tǒng)的情況下，你可能會(huì)支付比最初商定價(jià)格的更高費(fèi)用。
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電子采購(gòu)允許你快速地將發(fā)票與采購(gòu)訂單相匹配，使你很容易檢查訂單是否在你的價(jià)格承受范圍內(nèi)。如果收到的貨物或服務(wù)與發(fā)票不一致，可以拒絕付款。手動(dòng)操作很耗時(shí)，電子采購(gòu)使這一過(guò)程自動(dòng)化，以達(dá)到最佳效果。

3. 申購(gòu)和審批程序過(guò)于復(fù)雜化
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過(guò)時(shí)的采購(gòu)系統(tǒng)往往有過(guò)于復(fù)雜的申購(gòu)和審批程序。這些流程從申請(qǐng)到批準(zhǔn)可能需要幾天、幾周甚至更長(zhǎng)時(shí)間。
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有了電子采購(gòu)，你可以將大部分的申請(qǐng)和審批過(guò)程自動(dòng)化。你可以建立自動(dòng)參數(shù)，而不是手動(dòng)填寫(xiě)、審查和提交表格，然后等待批準(zhǔn)。只要申購(gòu)單符合這些參數(shù)，它就會(huì)被自動(dòng)批準(zhǔn)。否則，它會(huì)被標(biāo)記出來(lái)進(jìn)行詳細(xì)檢查。
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4. 手動(dòng)加入新的供應(yīng)商
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加入新的供應(yīng)商可能很復(fù)雜。如果沒(méi)有一個(gè)簡(jiǎn)化的采購(gòu)流程，企業(yè)就沒(méi)有辦法比較供應(yīng)商的表現(xiàn)或成本。更重要的是，沒(méi)有辦法評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)或他們?nèi)绾芜m應(yīng)你的供應(yīng)鏈。
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通過(guò)電子采購(gòu)軟件建立一個(gè)清晰的入職流程，你可以匯編供應(yīng)商的詳細(xì)資料，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，并將其與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行比較。你還可以通過(guò)建立要求和期望來(lái)建立持久的供應(yīng)商關(guān)系。
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5. 按部門(mén)分散采購(gòu)
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目前的采購(gòu)流程往往在孤立的系統(tǒng)中運(yùn)作。因此，C級(jí)管理人員很難看到任何數(shù)據(jù)點(diǎn)的一致性。當(dāng)然，他們可以看到整體的支出，但要評(píng)估采購(gòu)的戰(zhàn)略性或必要性是很困難的。
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電子采購(gòu)將一個(gè)零散的系統(tǒng)組合在一起，使人們能夠更好地了解采購(gòu)過(guò)程。有了更多的透明度，高管們可以對(duì)成本和浪費(fèi)有更多的了解。通過(guò)減少兩者，企業(yè)可以提高他們的底線。更重要的是，他們可以保持競(jìng)爭(zhēng)力，因?yàn)樗麄兛梢则v出資源，用于其他領(lǐng)域。
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6. 人工輸入采購(gòu)數(shù)據(jù)
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如果你有多個(gè)移動(dòng)部件并且由人手動(dòng)完成任務(wù)，就會(huì)有更大的出錯(cuò)機(jī)會(huì)。紙質(zhì)發(fā)票在這兩方面都存在很多問(wèn)題。此外，它們使你難以自動(dòng)檢查錯(cuò)誤。
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電子采購(gòu)以電子方式存儲(chǔ)信息，消除了數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，加快了發(fā)票的處理時(shí)間。它也很容易檢查錯(cuò)誤，無(wú)需運(yùn)行報(bào)告或手動(dòng)整理數(shù)據(jù)。
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7. 允許異常支出
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當(dāng)員工在采購(gòu)時(shí)有意或無(wú)意地忽略了公司政策，異常支出就會(huì)發(fā)生。結(jié)果，企業(yè)錯(cuò)過(guò)了從經(jīng)過(guò)審查和首選的供應(yīng)商處可獲得的折扣和其他好處。
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異常支出是由于缺乏監(jiān)督而發(fā)生的。電子采購(gòu)增加了透明度，這意味著在采購(gòu)過(guò)程中存在更多的責(zé)任。有了數(shù)字記錄，你可以很容易地跟蹤支出，看到哪里存在由異常支出造成的機(jī)會(huì)錯(cuò)失。如果員工違反公司政策，他們可以被追究責(zé)任。
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8. 紙質(zhì)發(fā)票
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由于成本問(wèn)題，紙質(zhì)發(fā)票是一個(gè)主要的痛點(diǎn)。除了比電子發(fā)票貴得多外，紙質(zhì)發(fā)票的數(shù)字并不一致。
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電子采購(gòu)使發(fā)票處理自動(dòng)化，減少了時(shí)間，也降低了總體成本，節(jié)約紙張。
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9. 沒(méi)有將采購(gòu)整合到你的流程中
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從發(fā)票到付款處理，采購(gòu)過(guò)程有多個(gè)移動(dòng)系統(tǒng)。較大的企業(yè)有更多的步驟和流程，而且通常有更多的筒倉(cāng)，這只會(huì)創(chuàng)造更復(fù)雜的系統(tǒng)。
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使用電子采購(gòu)可以使你連接這些流程，優(yōu)化更多的業(yè)務(wù)工作流程。集成還可以加快處理速度，減少錯(cuò)誤的發(fā)生。員工不再需要在多個(gè)平臺(tái)上手動(dòng)移動(dòng)數(shù)據(jù)，使他們可以騰出手來(lái)做其他工作。

?減少企業(yè)采購(gòu)流程的痛點(diǎn)
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隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，你的采購(gòu)流程將變得更具戰(zhàn)略意義且更有價(jià)值。但是，如果你不小心，它可能會(huì)成為阻礙業(yè)務(wù)增長(zhǎng)的昂貴費(fèi)用。成功的關(guān)鍵是通過(guò)連接每個(gè)采購(gòu)關(guān)鍵流程并制定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)統(tǒng)一整個(gè)企業(yè)的采購(gòu)方式。
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端到端的電子采購(gòu)管理軟件8Manage SRM可以幫助企業(yè)將采購(gòu)從一個(gè)手動(dòng)的、零散的、耗時(shí)的過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)綜合的、高效的功能，為企業(yè)帶來(lái)真正的價(jià)值。
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1-隨時(shí)隨地跟蹤：通過(guò) 360 度可見(jiàn)性和基于角色的訪問(wèn)控制來(lái)跟蹤從采購(gòu)到付款流程的任何方面。
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2-主動(dòng)支出分析：使用8Manage SRM可定制的、視覺(jué)豐富的報(bào)告，根據(jù)支出類(lèi)別捕獲數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)分組。
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3-實(shí)時(shí)協(xié)作：8Manage SRM 為供應(yīng)商提供一個(gè)自助服務(wù)門(mén)戶，使他們能夠直接在系統(tǒng)內(nèi)交流疑慮并進(jìn)行查詢。
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4-精確的三向匹配：8Manage SRM通過(guò)自動(dòng)三向匹配來(lái)控制暗采購(gòu)，該匹配將發(fā)票與采購(gòu)訂單和 GRN 進(jìn)行比較以確保一致性。
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從基于紙質(zhì)的采購(gòu)流程轉(zhuǎn)向電子采購(gòu)管理軟件可以為你的企業(yè)帶來(lái)許多增值收益，簡(jiǎn)化端到端采購(gòu)流程，并消除勞動(dòng)密集型和繁重的管理流程。通過(guò)利用8Manage SRM避免常見(jiàn)的采購(gòu)陷阱，將使你的企業(yè)走上一條隨著你的成長(zhǎng)而發(fā)展壯大的道路。