商務(wù)會(huì)議是指帶有商業(yè)性質(zhì)的，一般包括企業(yè)的新品宣傳、公司年會(huì)、商務(wù)宴會(huì)等大型會(huì)議，出席會(huì)議的人員包括公司法人代表或者是高級(jí)的管理層，所以商務(wù)會(huì)議對(duì)于會(huì)議環(huán)境的要求相當(dāng)高，因此商務(wù)會(huì)議對(duì)于策劃負(fù)責(zé)人來(lái)說是一個(gè)很大的考驗(yàn)。大到會(huì)場(chǎng)的選擇，小到住宿交通都要安排有序，因?yàn)橹挥芯?xì)的準(zhǔn)備，才能保證一個(gè)會(huì)議的完善。

那么這樣重要的商務(wù)會(huì)議策劃應(yīng)該怎么做？詳細(xì)流程是什么樣的？快會(huì)務(wù)給大家總結(jié)了商務(wù)會(huì)議的策劃流程，分為會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)方面。

快會(huì)務(wù) 商務(wù)會(huì)議管理系統(tǒng)

結(jié)合流程圖，我們?cè)敿?xì)介紹幾個(gè)比較關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

1、場(chǎng)地選擇

公司附近：公司附近聚集著大量同行、上下游企業(yè)以及相關(guān)媒體，受眾準(zhǔn)，到場(chǎng)率也有保證。

地鐵沿線：交通方便，保證嘉賓和媒體出席率。

停車場(chǎng)車位充足：方便與會(huì)者和VIP停車。

會(huì)場(chǎng)硬件達(dá)標(biāo)：首先，裝修風(fēng)格盡可能商務(wù)簡(jiǎn)約，才能襯托論壇的主題；其次，主會(huì)場(chǎng)層高盡可能5米以上，大廳里最好沒有立柱；最后，敲黑板部分來(lái)了，場(chǎng)地一定要比你按人頭估算出面積大20%，因?yàn)檎搲欢〞?huì)設(shè)置舞臺(tái)區(qū)域。

特色體驗(yàn)：有些場(chǎng)地的茶歇可以制作成精巧造型，讓嘉賓們體驗(yàn)良好，會(huì)讓與會(huì)嘉賓樂于傳播。此可謂細(xì)節(jié)取勝。

2、會(huì)議邀約

商務(wù)會(huì)議的邀約要求會(huì)更高，同時(shí)會(huì)議邀約也是會(huì)議宣傳的一部分。

會(huì)議的包裝：對(duì)重量級(jí)嘉賓進(jìn)行內(nèi)容包裝，H5的會(huì)議邀約形式效果更好。

確保通知效率：外部會(huì)議不像公司內(nèi)部同事參與性和普及率那么高，因此多類型的通知方式更為適合。

溫馨提示體現(xiàn)細(xì)節(jié)：交通路線，當(dāng)?shù)靥鞖夂椭苓呑∷薜榷寄荏w現(xiàn)會(huì)議邀約的細(xì)節(jié)。

重要人物嘉賓要點(diǎn)對(duì)點(diǎn)單獨(dú)溝通。

3、電子簽到

自助簽到在節(jié)省主辦方費(fèi)用的同時(shí)，讓參會(huì)嘉賓自助簽到，使參會(huì)嘉賓擁有更大的自由度與參與感。主辦方可以在現(xiàn)場(chǎng)展示簽到二維碼，參會(huì)者入場(chǎng)后自主掃碼簽到或者定位授權(quán)簽到即可。

快會(huì)務(wù)提供二維碼/定位自助簽到方式，防止代簽到、外人蹭會(huì)?？鞎?huì)務(wù)后臺(tái)實(shí)時(shí)監(jiān)控統(tǒng)計(jì)簽到數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)掌握重要用戶是否已簽到、自動(dòng)記錄參會(huì)人員簽到和簽退時(shí)間，了解與會(huì)人員的離場(chǎng)情況，從中可以篩選出潛在客戶。參會(huì)者簽到成功后，頭像及簽到語(yǔ)將展示在大屏幕中。

4、會(huì)議環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)

在環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)上要分清先后主次，才能逐漸引導(dǎo)嘉賓的情緒，營(yíng)造體驗(yàn)、傳遞信息。

開場(chǎng)：開場(chǎng)環(huán)節(jié)通常會(huì)有以下幾個(gè)設(shè)置，開場(chǎng)視頻、主持人開場(chǎng)致辭、開場(chǎng)表演（、開場(chǎng)視頻+互動(dòng)表演（人屏互動(dòng)等高科技）等，一個(gè)很震撼的開場(chǎng)，能夠快速吸引大家的注意，并聚焦于有關(guān)論壇的討論。

嘉賓演講：開場(chǎng)后，一般先請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的大咖（最好有些政府或協(xié)會(huì)背景）作開場(chǎng)演講，分析大形勢(shì)、解讀行業(yè)政策、指明行業(yè)趨勢(shì)，幫助提升正常論壇視野高度。

互動(dòng)：活動(dòng)過程中建議穿插互動(dòng)環(huán)節(jié)，提升會(huì)議氛圍感?？鞎?huì)務(wù)為主辦方提供現(xiàn)場(chǎng)提問、實(shí)時(shí)投票、抽獎(jiǎng)、紅包、和互動(dòng)游戲等功能，滿足主辦方的不同需求。

5、應(yīng)急措施

在會(huì)議結(jié)束前你都不能放松你的神經(jīng)，對(duì)于會(huì)場(chǎng)中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，都應(yīng)該準(zhǔn)備好一些應(yīng)對(duì)之策，組織人員必須保持良好的心理素質(zhì)，盡量把影響降到最低。

6、數(shù)據(jù)導(dǎo)出

主辦方使用快會(huì)務(wù)的后臺(tái)數(shù)據(jù)分析功能可以有效對(duì)會(huì)議營(yíng)銷數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)盤，并使用問卷功能對(duì)參會(huì)者進(jìn)行會(huì)后調(diào)研，對(duì)整場(chǎng)會(huì)議進(jìn)行分析總結(jié)。同時(shí)，快會(huì)務(wù)提供的報(bào)名表單可以在報(bào)名和注冊(cè)環(huán)節(jié)收集參會(huì)用戶名單，讓報(bào)名信息真實(shí)、客觀、實(shí)用，幫助主辦方制作用戶畫像，進(jìn)而更精準(zhǔn)的進(jìn)行二次營(yíng)銷，增加用戶的滿意度與忠誠(chéng)度。

如果您準(zhǔn)備著手布局智能會(huì)議，快會(huì)務(wù)可以提供支持。

快會(huì)務(wù)智能會(huì)議管理系統(tǒng)，結(jié)合宣傳微站、線上展覽、票務(wù)管理、直播互動(dòng)等核心功能，集展示、引流、互動(dòng)為一體，幫助主辦方提升運(yùn)營(yíng)效率、加速數(shù)據(jù)協(xié)同、加強(qiáng)服務(wù)體驗(yàn)和組織競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)會(huì)展的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。