當(dāng)收到很多項(xiàng)目請(qǐng)求并且每個(gè)請(qǐng)求都是重中之重時(shí)，該怎么辦？從最易完成的開始？還是先解決最大的問題？
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實(shí)際上兩種做法都不對(duì)。確定項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)的更好方法是評(píng)估以下內(nèi)容，而不是關(guān)注項(xiàng)目規(guī)?；蛲瓿蓵r(shí)長：
● 每個(gè)項(xiàng)目如何與業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致
● 你的資源能力如何
● 項(xiàng)目有多緊急，如果不完成會(huì)面臨什么風(fēng)險(xiǎn)

確定任務(wù)優(yōu)先級(jí)別的 6 個(gè)步驟
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1. 確定每項(xiàng)任務(wù)的緊迫性和重要性
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確定工作任務(wù)優(yōu)先級(jí)的第一步是確定任務(wù)的緊迫性和重要性。這有助于你確定哪些任務(wù)需要立即處理，哪些可以推遲或委托他人處理。
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艾森豪威爾矩陣可以幫助你分清事情的輕重緩急，確定你目前真正需要處理的任務(wù)。它將任務(wù)分為四類：緊急且重要、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要。
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● 緊急且重要的任務(wù)：如在截止日期前完成一個(gè)關(guān)鍵項(xiàng)目或解決客戶投訴。
● 重要但不緊急的任務(wù)：如為公司規(guī)劃未來或制定新戰(zhàn)略。
● 緊急但不重要的任務(wù)：如參加一個(gè)不需要你提供意見的會(huì)議。
● 不緊急也不重要的任務(wù)：如瀏覽社交媒體或每隔幾分鐘查看一次電子郵件。
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通過確定每項(xiàng)任務(wù)的緊迫性和重要性，管理人員可以相應(yīng)地分配資源和安排工作的優(yōu)先次序。確保最關(guān)鍵的任務(wù)首先完成，而不太重要的任務(wù)可安排在稍后完成。
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2. 繪制項(xiàng)目依賴關(guān)系
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工作項(xiàng)目通常取決于需要先完成另一項(xiàng)任務(wù)才能開始的任務(wù)。有時(shí)，你甚至?xí)行枰?lián)完成的任務(wù)和/或必須同時(shí)開始或完成的任務(wù)。
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繪制項(xiàng)目依賴關(guān)系圖：
● 列出希望處理的每個(gè)項(xiàng)目所涉及的所有任務(wù)和子任務(wù)。
● 列出每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人和需要咨詢的利益相關(guān)者。
● 列出每項(xiàng)任務(wù)的所有阻礙因素，包括任何需要完成的前置任務(wù)和關(guān)鍵的利益相關(guān)者批準(zhǔn)。
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列出這些任務(wù)后，你就會(huì)看到依賴性最小的項(xiàng)目。那么，在提前計(jì)劃具有重大依賴性的項(xiàng)目時(shí)，優(yōu)先考慮這些項(xiàng)目。
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3. 與團(tuán)隊(duì)溝通優(yōu)先事項(xiàng)
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溝通優(yōu)先事項(xiàng)是成功確定工作任務(wù)優(yōu)先次序的重要步驟。如果沒有清晰的溝通，團(tuán)隊(duì)成員可能會(huì)從事一些不太重要或不緊急的任務(wù)，從而導(dǎo)致整體目標(biāo)的延遲實(shí)現(xiàn)。
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要有效溝通優(yōu)先事項(xiàng)，可以采取這些行動(dòng)：召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議、設(shè)定明確期望、跟進(jìn)以及溝通變化，還可以利用協(xié)作工具，如8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，創(chuàng)建任務(wù)列表并分配優(yōu)先級(jí)。
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憑借8Manage PM的強(qiáng)大溝通功能（包括即時(shí)聊天、自動(dòng)預(yù)警與通知），你可以輕松地實(shí)時(shí)共享團(tuán)隊(duì)優(yōu)先事項(xiàng)的更新和更改。
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當(dāng)你為每項(xiàng)任務(wù)分配優(yōu)先級(jí)并設(shè)置截止日期，8Manage PM會(huì)自動(dòng)向團(tuán)隊(duì)成員發(fā)送提醒。這有助于每個(gè)人保持正軌并確保任務(wù)按時(shí)完成。
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4. 估算每個(gè)項(xiàng)目的范圍、時(shí)間表和成本
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范圍、時(shí)間和成本是項(xiàng)目管理中的三重約束。其中任何一個(gè)相互依存的要素都可能對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生負(fù)面影響，因此要確認(rèn)每個(gè)要素對(duì)團(tuán)隊(duì)來說都是切實(shí)可行的。
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估算范圍：查看過去的項(xiàng)目或與完成過類似項(xiàng)目的人交談，以了解其中的內(nèi)容。
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估算時(shí)間：至少采訪三個(gè)參與過類似項(xiàng)目的人，以準(zhǔn)確估算完成這些項(xiàng)目所需的時(shí)間。
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估算成本：看看需要的工具的成本，以及參與項(xiàng)目人員的小時(shí)工資，再乘以完成項(xiàng)目所需的時(shí)間。
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在估算范圍、時(shí)間和成本方面有困難？專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件有助于確定團(tuán)隊(duì)的真實(shí)能力。使用 8Manage PM，你可以監(jiān)控資源在項(xiàng)目上實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間，從而對(duì)未來項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)化估算。
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5. 根據(jù)項(xiàng)目成本評(píng)估預(yù)算
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在開始之前，權(quán)衡收到的預(yù)算與達(dá)到的估計(jì)成本（來自上一部分）。批準(zhǔn)的資金能否支付完成項(xiàng)目所需的估算成本？如果不能，那么項(xiàng)目很可能會(huì)半途而廢。
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在其他條件相同的情況下，優(yōu)先考慮獲得全額預(yù)算批準(zhǔn)的項(xiàng)目。
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當(dāng)然，項(xiàng)目經(jīng)常會(huì)超出預(yù)算，所以最重要的是做好準(zhǔn)備，隨時(shí)跟蹤成本變化。例如，如果使用 8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，你就可以查看員工或承包商是否記錄了超過計(jì)劃的工時(shí)，并跟蹤任何額外成本。
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6. 評(píng)估團(tuán)隊(duì)的帶寬，分配職責(zé)
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參與項(xiàng)目的人員是否有足夠的技能處理整個(gè)項(xiàng)目范圍和時(shí)間表中的每個(gè)步驟？在項(xiàng)目開始前確認(rèn)這一點(diǎn)，避免出現(xiàn)只能交付次品的情況。
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使用8Manage PM項(xiàng)目管理軟件來跟蹤和評(píng)估團(tuán)隊(duì)的帶寬，可以讓你一目了然：
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● 誰擁有適合項(xiàng)目的技能
● 誰有時(shí)間，誰在休假
● 何時(shí)恢復(fù)休假
● 誰在加班
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8Manage PM還可幫助你根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的特長和技能分配職責(zé)，確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都在從事最適合自己的工作，從而提高效率和生產(chǎn)力。
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確定項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)是一個(gè)持續(xù)的過程
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如果你正在為確定任務(wù)優(yōu)先級(jí)而苦惱，可以參考本文列出的步驟。為了確保團(tuán)隊(duì)將寶貴的時(shí)間投入到正確的事情上，應(yīng)該使用8Manage PM這樣功能強(qiáng)大的項(xiàng)目管理軟件，更好地控制團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目。該軟件通過將項(xiàng)目需求、時(shí)間、收入與成本、資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)管理集中在一個(gè)平臺(tái)上，更有效地跟蹤項(xiàng)目所有方面。借助任務(wù)列表、甘特圖和看板等功能，你可以輕松組織待辦事項(xiàng)列表并可視化進(jìn)度。