你喜歡開會(huì)嗎？

相信大多數(shù)朋友都會(huì)回答「NO」，更別提每天都在開會(huì)的項(xiàng)目經(jīng)理了。

其實(shí)老原想給開會(huì)正個(gè)名，開會(huì)原本是可以幫我們最快，最直接解決遇到問題的一種方法手段呢，為啥開著開著，就變味了呢？

所以，大家也不是不可以開會(huì)，而是不想開沒用的會(huì)。

更重要的是，還能借助點(diǎn)工具提高效率就更好了（比如有合適的模板）

所以這篇文章很簡(jiǎn)單，就2個(gè)部分，在文末老原再分享給大家一些常用的會(huì)議模板。

1、項(xiàng)目經(jīng)理到底都要開哪些會(huì)？

2、一個(gè)新的會(huì)議模式

一、項(xiàng)目經(jīng)理都需要開哪些會(huì)？

說到開會(huì)，這不就是項(xiàng)目經(jīng)理的家常便飯嘛，我們不是在開會(huì)，那就一定是在去開會(huì)的路上。

但如果想要實(shí)現(xiàn)高效，那你就得自己先掂量清楚，哪些會(huì)是重要的，哪些會(huì)是不重要的。

先來說說，作為項(xiàng)目經(jīng)理，我們每天都需要開哪些會(huì)？在這我就不姨姨贅述了，大家可以直接看我整理的表格

對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理而言，最需要重點(diǎn)搞定的會(huì)議是前4個(gè)。

顯然，項(xiàng)目啟動(dòng)到項(xiàng)目終驗(yàn)會(huì)，分別代表了項(xiàng)目開始到結(jié)尾。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，是項(xiàng)目經(jīng)理掌控權(quán)力的第一步；

項(xiàng)目例會(huì)，是行使權(quán)力的會(huì)；

項(xiàng)目決策討論會(huì)，是制約權(quán)力的會(huì)；

項(xiàng)目終驗(yàn)會(huì)，是歸還權(quán)力的會(huì)；

總而言之，這就是一個(gè)從獲得權(quán)力到歸還權(quán)力的過程，所以這4個(gè)會(huì)議是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，你得認(rèn)真對(duì)待。

除此之外的會(huì)議，我也給大家一個(gè)小建議：放平心態(tài)。

為啥這么說呢？

領(lǐng)導(dǎo)是項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力的源頭、會(huì)議是項(xiàng)目經(jīng)理行使權(quán)力的手段、責(zé)任是項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力的附加品。

你可以通過會(huì)議來獲取領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力、來行使自己的權(quán)力，但同時(shí)會(huì)議也是用來制約自己的權(quán)力。

如果你想要在這場(chǎng)“權(quán)利的游戲“里爭(zhēng)取好處，就必須要理解會(huì)議的真正意義，學(xué)會(huì)技巧和方法，才能讓自己擺脫現(xiàn)在這“疲于奔會(huì)”的狀態(tài)。

接下來，老原就給大家嘮嘮，怎么提高會(huì)議效率。

二、怎么提高會(huì)議效率

我發(fā)現(xiàn)，大家對(duì)開會(huì)的討厭，可以是各種各樣的因素。比如會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間等等。

對(duì)于參會(huì)的人來說，不知道開什么會(huì)，開完跟沒開一樣，還浪費(fèi)了時(shí)間，這是最痛苦的2件事。

對(duì)于會(huì)議組織者，明知道別人討厭還硬要組織，會(huì)議過程大家的討論總是跑題拉不回來，會(huì)議結(jié)束同步結(jié)論，別人也愛答不理，難以落實(shí)跟蹤……

總之，大家都不愛開會(huì)。

有什么好的解決方案嗎？

01 分享一個(gè)新的會(huì)議模式

最近我發(fā)現(xiàn)了一個(gè)新的會(huì)議模式：飛閱會(huì)，是「得到高研課院」的課程。

簡(jiǎn)單地說就是，快速閱讀并得出結(jié)果的會(huì)議。

它也不再像之前PPT式會(huì)議，打破一個(gè)人講大家聽的形式，選擇圍繞“文檔”展開。你也可以理解為像是在閱讀時(shí)做筆記。

實(shí)踐起來其實(shí)也很簡(jiǎn)單，我也結(jié)合了自己的理解，總結(jié)了4步：

再舉個(gè)例子，讓你們更好理解。假設(shè)今天要開個(gè)項(xiàng)目例會(huì)，目的是解決近期問題并同步后期工作安排。

1、會(huì)前先建立一個(gè)共享文檔

每個(gè)人都寫下遇到且待解決的問題以及本周/下周安排。

2、會(huì)議開始先默讀。

會(huì)議開始后先不發(fā)言，先查看大家的問題和工作安排情況，判斷自己是否可以參與，與自己的安排有沒有沖突，可以直接在文檔中進(jìn)行新增和備注。

3、集中討論。

通過上個(gè)階段的默讀和備注，大家對(duì)于會(huì)議內(nèi)容也有了一個(gè)基礎(chǔ)的了解，這個(gè)部分主要就是針對(duì)待解決的問題，這才是真正「需要討論」的部分。

這里有一個(gè)重點(diǎn)，必須當(dāng)下解決，有明確的可執(zhí)行和可落地的解決方案。

4、完成計(jì)劃。

經(jīng)過討論，得出一版大家認(rèn)可的方案，并置頂計(jì)劃，會(huì)議解散后就可以實(shí)施執(zhí)行。

計(jì)劃文檔也依舊共享，也可以實(shí)時(shí)了解到大家的進(jìn)度情況，同時(shí)也可以避免一些意外的突發(fā)情況。

02 這套方法有什么值得我們學(xué)習(xí)的？

1、不搞形式主義，只聚焦內(nèi)容和主題。

所有討論的內(nèi)容都基于文檔，文檔內(nèi)容就是會(huì)議主題，且在會(huì)議開始時(shí)，大家就同步了相關(guān)信息，這在很大程度上節(jié)約了時(shí)間。而且不用再另外花時(shí)間去準(zhǔn)備ppt內(nèi)容和稿子。

會(huì)議嘛，當(dāng)然是越高效越好。

2、用文字代替發(fā)言。

你回憶看看，我們之前的會(huì)為啥都得不到好的思路和結(jié)果，要么是大家聊high了，要么就是大家不敢發(fā)言。

通過飛閱會(huì)，大家從舉手發(fā)言到看文檔寫建議，這抵觸心理是不是就小了很多。

不需要成為目光匯集的焦點(diǎn)，也不需要邏輯不清晰會(huì)說錯(cuò)話，你要做的只有一件事——評(píng)論，覺得寫的不好，還可以刪改。

3、會(huì)議結(jié)束=方案/計(jì)劃的生成和落地

開會(huì)最怕就是感覺好像開了個(gè)會(huì)，又好像沒開。還得回去再做總結(jié)和計(jì)劃，計(jì)劃做著又會(huì)遇到新的問題，于是又得擱置，等下一次會(huì)議。

這就形成了惡性循環(huán)。

這種模式最大的好處就是可以留下痕跡，當(dāng)場(chǎng)生成解決方案，列出執(zhí)行計(jì)劃。

即使事后忘了，在點(diǎn)開共享文檔，也可以快速了解所有信息。

看起來好像只是把ppt換成文檔，事實(shí)上改變了大家的工作模式，也提高了大家的開會(huì)效率和能效。

要使用這個(gè)方法也很方便，找到一個(gè)共享文檔的工具就夠了。市面上有很多，比如釘釘、騰訊文檔等，大家平時(shí)用啥順手就用啥。

如果你也一直苦于開會(huì)的效率問題，不妨試一試這套方法。

當(dāng)然，這個(gè)會(huì)議模式更多的用戶解決簡(jiǎn)單，小型的會(huì)議。我也知道，項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)會(huì)議類型一套方法解決不了。

大型項(xiàng)目會(huì)議，需要解決會(huì)議議程、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄等等內(nèi)容，該怎么辦？

當(dāng)然是借助模板咯。