有一些時(shí)候，我們需要在編輯WPS文字和Word文檔的時(shí)候，重復(fù)使用一些內(nèi)容。

例如培訓(xùn)WPS文字和Word的使用技巧經(jīng)常要用到一些示例文檔，做標(biāo)書的同志經(jīng)常要輸入公司的介紹（往往內(nèi)容是一樣）、插入公司的一些資質(zhì)證明文件、歷史業(yè)績證明材料等，寫講話稿的秘書崗位有時(shí)要經(jīng)常引用一些政策、領(lǐng)導(dǎo)講話，做市場的小伙伴寫方案的時(shí)候需要快速插入公司或產(chǎn)品介紹、公司聯(lián)系方式，做銷售的同學(xué)需要快速輸入合同中的模塊......

如果以上工作情境需要素材、資料的時(shí)候都是手動(dòng)輸入或者打開其他文檔復(fù)制、粘貼，那效率就不高。更快的方法是利用WPS文字和Word自帶的【自動(dòng)圖文集】功能，把多個(gè)需要重復(fù)的使用功能創(chuàng)建為自動(dòng)圖文集，保存在模板中，以后需要的時(shí)候在文檔中隨時(shí)一鍵插入。

又快、又好、又準(zhǔn)。

今天六分職場就來手把手教您掌握WPS文字和Word的自動(dòng)圖文集功能，并且詳細(xì)解析插入的三種方式。

這個(gè)功能在WPS文字和Word的使用方法一樣，下面以WPS文字為示例講解。

一、基于選中的內(nèi)容創(chuàng)建自動(dòng)圖文集

根據(jù)微軟的官方介紹，自動(dòng)圖文集是一種可重用代碼片段，有兩種方式快速

我們?cè)赪PS文字或Word文檔中，把將來需要重復(fù)使用，計(jì)劃保存為自動(dòng)圖文集的內(nèi)容（包括文字、圖片、表格、形狀等都可以）設(shè)置各種格式、樣式，然后選中，點(diǎn)擊“插入-文檔部件-自動(dòng)圖文集-將所選內(nèi)容保存到自動(dòng)圖文集庫”：

然后在彈出的保存對(duì)話框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，即可。

上圖中的“說明”是對(duì)本自動(dòng)圖文集詞條的更詳細(xì)說明，將來在選擇的時(shí)候鼠標(biāo)移到詞條名稱上時(shí)會(huì)彈出來。

那么創(chuàng)建自動(dòng)圖文集的時(shí)候三個(gè)選項(xiàng)分別是什么意思呢？六分職場詳細(xì)說明如下：

• 僅插入內(nèi)容：將來使用的時(shí)候，自動(dòng)圖文集從所選中的文字后面插入，和光標(biāo)之前的文字組成一段。

• 插入自身的段落中的內(nèi)容：將來使用的時(shí)候，自動(dòng)圖文集從所選中的文字處回車，另起一段。

• 將內(nèi)容插入其所在的頁面：將來使用的時(shí)候，自動(dòng)圖文集內(nèi)容會(huì)從所選中的文字出Ctrl+回車，自動(dòng)生成一個(gè)新頁面。

二、在新文檔中插入自動(dòng)圖文集

我們?cè)诠ぷ髦谢谛枰饾u添加和豐富自動(dòng)圖文集庫的內(nèi)容（可以理解為詞條），將來要使用的時(shí)候，只要把光標(biāo)放在需要插入的地方，點(diǎn)擊“插入-文檔部件-自動(dòng)圖文集”，在相應(yīng)的自動(dòng)圖文集條目上點(diǎn)擊左鍵即可。

插入到文檔中的圖文集就和文檔的其他內(nèi)容一樣了，可以對(duì)其進(jìn)行各種編輯和操作，不會(huì)影響到原來圖文集的內(nèi)容。

插入的時(shí)候，除了點(diǎn)擊左鍵，還有更豐富的選項(xiàng)可以選擇。其中，第一個(gè)和點(diǎn)擊左鍵是一樣的，其他的一看也明白，六分職場就不一一贅述了。

三、對(duì)已有的自動(dòng)圖文集庫（詞條）進(jìn)行編輯或刪除

如果要對(duì)已有的自動(dòng)圖文集的詞條進(jìn)行操作，只需要在詞條上右鍵，選擇“編輯屬性”或“刪除”。具體操作可參見本文二。

四、關(guān)于自動(dòng)圖文集功能使用的3個(gè)補(bǔ)充說明

六分職場根據(jù)自己的培訓(xùn)和輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)很少人了解WPS文字和Word自動(dòng)圖文集這個(gè)神奇、實(shí)用的功能，更少人會(huì)用。

這里還有3個(gè)補(bǔ)充說明：

1、Word里面選中內(nèi)容以后，按快捷鍵Alt+F3就打開了新建自動(dòng)圖文集的界面。一定要先選中內(nèi)容才有用。

2、如果是部門或多個(gè)人需要使用到相同的自動(dòng)圖文集，建議建立一個(gè)模板替換軟件自帶的模板，大家以后都用這個(gè)模板新建和編輯文檔。

3、在文檔中插入了自動(dòng)圖文集的時(shí)候，在關(guān)閉文檔時(shí)要記得保存到模板文件中，否則下次不會(huì)生效。（根據(jù)提示點(diǎn)擊保存即可）

關(guān)于WPS文字和Word中懶人（其實(shí)是追求高效）必備的其他實(shí)戰(zhàn)技巧，六分職場還將持續(xù)分享，歡迎您交流、探討。

六分職場，專注于辦公效率、職場精進(jìn)。已經(jīng)錄制和發(fā)布了1300+的視頻微課程、文檔，內(nèi)容涵蓋WPS、微軟Office，Windows操作，手機(jī)應(yīng)用，Quicker，語雀，fooView懸浮球等。

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