涉外案件領事認證的實務要點｜高杉LEGAL
涉外案件領事認證的實務要點｜高杉LEGAL
涉外案件領事認證的程序和內(nèi)容有哪些？
涉外案件領事認證的實務要點
作者｜穆欣欣（北京德和衡律師事務所律師，微信號：Sisi-Mu）
*本文經(jīng)作者授權(quán)發(fā)布，不代表其供職機構(gòu)及「高杉LEGAL」立場與觀點，且不作為針對任何案件或問題的法律意見或建議*
根據(jù)《民事訴訟法》等的規(guī)定，涉外案件中外國主體的主體資格證明、授權(quán)委托書以及部分域外證據(jù)需經(jīng)公證認證。實踐中，涉外案件公證認證的細節(jié)仍有很多值得探討，筆者根據(jù)代理經(jīng)驗和檢索成果形成小文一篇供讀者參考。
一、領事認證概述
（一）領事認證的概念
常見的國際認證有領事認證和海牙認證，認證的目的是使一國出具的文書能在另一國境內(nèi)得以承認，不會因為懷疑文書上的印鑒、簽名的真實性而影響其域外的法律效力。
因我國并非《取消外國公文認證要求的公約》的成員國（中國澳門、中國香港已加入該公約），所以涉外案件中的材料需經(jīng)領事認證才會被法院認可。不過，在商事仲裁程序中，仲裁委員會對領事認證的要求與法院大有不同。例如，北京仲裁委員會、中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會都不強制要求境外當事人對申請立案時提交的文件進行公證認證，在案件審理階段如確有必要則應辦理相關公證認證手續(xù)。
根據(jù)《領事認證辦法》，領事認證是指領事認證機構(gòu)根據(jù)自然人、法人或者其他組織的申請，對國內(nèi)涉外公證書、其他證明文書或者國外有關文書上的最后一個印鑒、簽名的真實性予以確認的活動。領事認證機構(gòu)是指依法辦理領事認證的機構(gòu)，包括外交部、外交部委托的地方人民政府外事部門和駐外使館、領館以及外交部委托的其他駐外機構(gòu)。領事認證不對公證書或者其他證明文書證明的事項行使證明職能，不對文書內(nèi)容本身的真實性、合法性負責，文書內(nèi)容由文書出具機構(gòu)負責。
因認證方向的不同，領事認證可分為國內(nèi)文書的領事認證和國外文書的領事認證。國內(nèi)文書在外國使用時，應辦理國內(nèi)文書的領事認證，需經(jīng)國內(nèi)公證機關公證、外交部或地方外辦領事認證以及文書使用國駐華使館或者領事機構(gòu)領事認證。國外出具的文書如需送往中國使用，需經(jīng)所在國有關機關公證、認證以及中國駐該國使領館領事認證。本文僅討論國外文書在中國國內(nèi)訴訟程序中使用時的領事認證問題。
（二）領事認證程序
因履行領事認證職能的機關不同，域外各國辦理流程可能存在差異，不同國家的辦理流程應以中國駐該國大使館官網(wǎng)所載的步驟和流程為準。以美國為例，在美國申請領事認證需要經(jīng)以下三個步驟：
第一，有關文書應當首先由當?shù)毓C員（Notary Public）辦理公證或由有權(quán)機關（如出生、死亡、婚姻登記處、法院、聯(lián)邦政府部門）出具“核證副本”（Certified Copy）或證書。
第二，所在州州務卿或國務院認證。有部分州要求先向County Clerk申請認證，再由州務卿（Secretary of State）認證。聯(lián)邦政府部門出具的證明，有的可略過第（二）步，直接送美國國務院（Authentication Office, Department of State）認證。
第三，根據(jù)中國駐美使領館領區(qū)劃分遞交認證申請。如未能按照領區(qū)劃分遞交申請，該申請會被拒絕受理。
受疫情影響，筆者代理案件所對應的領館不再接受線下申請，也不接受未經(jīng)預約而直接郵寄至領館的認證申請。認證申請人需先按照領館的要求以電子郵件方式將需認證的文件及相關材料發(fā)給領館審核，在初審通過之后再將相關文件郵寄至領館。除提交認證申請表之外，領館額外要求認證申請人書面說明申請領事認證的理由。
（三）涉港澳臺地區(qū)證明手續(xù)的特殊要求
涉港、澳、臺三地案件的公證程序與領事認證程序有很大不同。涉港、澳地區(qū)的訴訟材料適用委托公證人制度和證書轉(zhuǎn)遞制度。以香港地區(qū)為例，從1981年開始，司法部考核部分香港律師作為委托公證人，負責出具有關公證文書，相關公證文書需經(jīng)中國法律服務(香港)有限公司加章轉(zhuǎn)遞才能發(fā)往內(nèi)地使用。涉臺灣地區(qū)的訴訟材料則需要根據(jù)《兩岸公證書使用查證協(xié)議》《海峽兩岸公證書使用查證協(xié)議實施辦法》規(guī)定的流程完成公證和寄送。
《涉外商事海事審判實務問題解答》第19條規(guī)定，“在內(nèi)地無住所的香港當事人從內(nèi)地以外寄交或者托交的有關訴訟材料，需經(jīng)我國司法部委托的香港律師公證，同時應當由中國法律服務（香港）有限公司加蓋轉(zhuǎn)遞專用章。在內(nèi)地無住所的澳門當事人從內(nèi)地以外寄交或者托交的有關訴訟材料，需經(jīng)我國司法部派駐澳門的中國公證員公證，同時應當由中國法律服務（澳門）有限公司加蓋轉(zhuǎn)遞專用章?！苯刂?022年1月，共注冊有429名中國委托公證人（香港）和16位中國委托公證人（澳門）。
根據(jù)《海峽兩岸公證書使用查證協(xié)議實施辦法》以及財團法人海峽交流基金會（以下簡稱?；鶗┕倬W(wǎng)公布的“兩岸文書使用流程”，在臺灣地區(qū)形成的訴訟材料，首先需經(jīng)臺灣地區(qū)法院公證處或所屬民間公證人事務所辦理公證，并由法院公證處或民間公證人事務所將公證書副本函寄至?；鶗?，再由?；鶗⒐C書副本以公函形式寄往相關?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）公證協(xié)會（即公證申請人指定的文書使用地區(qū)的省公證協(xié)會），最后經(jīng)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）公證協(xié)會核驗后提交內(nèi)地法院使用。
二、涉外案件中需領事認證的文件及例外
根據(jù)《民事訴訟法》《最高人民法院關于適用〈中華人民共和國民事訴訟法〉的解釋》（法釋〔2022〕11號，以下簡稱《民事訴訟法解釋》）以及《最高人民法院關于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》（法釋〔2019〕19號，以下簡稱《新證據(jù)規(guī)定》）的規(guī)定可知，涉外案件中需要領事認證的材料包括外國主體的主體資格證明、從域外寄交的授權(quán)委托書以及在域外形成的涉及身份關系的證據(jù)。
（一）主體資格證明
《民事訴訟法解釋》第521條規(guī)定，“外國人參加訴訟，應當向人民法院提交護照等用以證明自己身份的證件。外國企業(yè)或者組織參加訴訟，向人民法院提交的身份證明文件，應當經(jīng)所在國公證機關公證，并經(jīng)中華人民共和國駐該國使領館認證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規(guī)定的證明手續(xù)。代表外國企業(yè)或者組織參加訴訟的人，應當向人民法院提交其有權(quán)作為代表人參加訴訟的證明，該證明應當經(jīng)所在國公證機關公證，并經(jīng)中華人民共和國駐該國使領館認證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規(guī)定的證明手續(xù)。本條所稱的‘所在國’，是指外國企業(yè)或者組織的設立登記地國，也可以是辦理了營業(yè)登記手續(xù)的第三國?！痹摋l是對外國當事人主體資格證明的領事認證手續(xù)所做的規(guī)定。
根據(jù)《北京市高級人民法院關于民事案件立案材料要求的規(guī)范意見》第55條，原告是外國人的，應提交用以證明自己身份的護照等身份及入境證明文件；本人在境外不能到人民法院起訴的，應提交經(jīng)過公證、認證的身份證明復印件。原告是港、澳、臺居民的，應提交個人身份證件（港、澳、臺居民身份證、回鄉(xiāng)證）的復印件；在內(nèi)地沒有住所的香港居民，本人在內(nèi)地以外不能到人民法院起訴的，應提交經(jīng)香港律師（我國司法部委托）公證的身份證明復印件；在內(nèi)地沒有住所的澳、臺居民，本人在內(nèi)地以外不能到人民法院起訴的，應提交經(jīng)公證的身份證明復印件。
根據(jù)上述規(guī)定，外國人可提交護照作為主體資格證明文件，港澳臺居民可提交港澳臺身份證、來往內(nèi)地通行證（回鄉(xiāng)證）。如果本人能親自到法院參加訴訟活動，那么外國人就無需辦理主體資格證明文件的公證認證手續(xù)，提交護照及入境證明文件（含翻譯件）給法院即可。
對于外國企業(yè)或組織的身份證明文件的具體內(nèi)容，《民事訴訟法解釋》等法律法規(guī)并沒有明確規(guī)定。與國內(nèi)企業(yè)或組織提供的主體資格證明文件不同，法院要求外國企業(yè)或組織提供的材料包括經(jīng)領事認證的注冊證書以及同意起訴的股東會決議、董事會決議、合伙人協(xié)議或者負責人意見等，并提交相應的中文翻譯件。
（二）授權(quán)委托書
在授權(quán)委托書的出具主體上，涉外訴訟與非涉外訴訟是一樣的。如當事人是自然人，法院一般要求由其本人或者其法定監(jiān)護人出具授權(quán)委托書；如當事人是法人，應當由其法定代表人或者有權(quán)出具授權(quán)委托書的部門或者個人出具；屬于其他組織的，應當由其負責人出具。
《民事訴訟法》第271條規(guī)定了從域外寄交或托交的授權(quán)委托書應辦理領事認證手續(xù)，具體為：“在中華人民共和國領域內(nèi)沒有住所的外國人、無國籍人、外國企業(yè)和組織委托中華人民共和國律師或者其他人代理訴訟，從中華人民共和國領域外寄交或者托交的授權(quán)委托書，應當經(jīng)所在國公證機關證明，并經(jīng)中華人民共和國駐該國使領館認證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規(guī)定的證明手續(xù)后，才具有效力。”
對于外國當事人出具的授權(quán)委托書，除領事認證程序之外，《民事訴訟法解釋》等法律法規(guī)還規(guī)定了如下幾種替代方式。相關替代方式也同樣適用于港澳臺當事人。
第一，《民事訴訟法解釋》第526條規(guī)定，“外國人、外國企業(yè)或者組織的代表人在中華人民共和國境內(nèi)簽署授權(quán)委托書，委托代理人進行民事訴訟，經(jīng)中華人民共和國公證機構(gòu)公證的，人民法院應予認可。”亦即，在我國境內(nèi)簽署的授權(quán)委托書，經(jīng)我國公證機關公證即可。
第二，《民事訴訟法解釋》第525條規(guī)定，“外國人、外國企業(yè)或者組織的代表人在人民法院法官的見證下簽署授權(quán)委托書，委托代理人進行民事訴訟的，人民法院應予認可?！币嗉矗?jīng)法官見證簽署的授權(quán)委托書不需要辦理公證認證手續(xù)。實踐中，法官會要求注明“在法官面前簽署”字樣，并且除了向法官出示身份證明和入境證明外，外國企業(yè)或組織的法定代表人或者負責人還必須提交其有權(quán)簽署授權(quán)委托書的證明文件，且該證明文件辦理了公證認證手續(xù)。
第三，除現(xiàn)場見證外，當事人也可申請法官線上視頻見證?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于為跨境訴訟當事人提供網(wǎng)上立案服務的若干規(guī)定》第6條規(guī)定，“通過身份驗證的跨境訴訟當事人委托我國內(nèi)地律師代理訴訟，可以向受訴法院申請線上視頻見證。線上視頻見證由法官在線發(fā)起，法官、跨境訴訟當事人和受委托律師三方同時視頻在線?？缇吃V訟當事人應當使用中華人民共和國通用語言或者配備翻譯人員，法官應當確認受委托律師和其所在律師事務所以及委托行為是否確為跨境訴訟當事人真實意思表示。在法官視頻見證下，跨境訴訟當事人、受委托律師簽署有關委托代理文件，無需再辦理公證、認證、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)。線上視頻見證后，受委托律師可以代為開展網(wǎng)上立案、網(wǎng)上交費等事項?！?/p>
需注意，《最高人民法院關于為深化兩岸融合發(fā)展提供司法服務的若干措施》第17條規(guī)定，“持有臺灣居民居住證的臺灣當事人委托大陸律師或者其他人代理訴訟，代理人向人民法院轉(zhuǎn)交的授權(quán)委托書無需公證認證或者履行其他證明手續(xù)?！?/p>
（三）域外證據(jù)
《新證據(jù)規(guī)定》對域外證據(jù)的公證認證要求做了修改。《新證據(jù)規(guī)定》第16條規(guī)定，“當事人提供的公文書證系在中華人民共和國領域外形成的，該證據(jù)應當經(jīng)所在國公證機關證明，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規(guī)定的證明手續(xù)。中華人民共和國領域外形成的涉及身份關系的證據(jù)，應當經(jīng)所在國公證機關證明并經(jīng)中華人民共和國駐該國使領館認證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規(guī)定的證明手續(xù)。當事人向人民法院提供的證據(jù)是在香港、澳門、臺灣地區(qū)形成的，應當履行相關的證明手續(xù)?！?/p>
根據(jù)上述規(guī)定可知，需要公證認證的證據(jù)包括涉及身份關系的證據(jù)和公文書證這兩大類。其中，公文書證包括外國法院作出的判決、裁定，外國行政機關出具的文件，外國公共機構(gòu)出具的商事登記、出生及死亡證明、婚姻狀況證明等文件，但不包括外國鑒定機構(gòu)等私人機構(gòu)出具的文件。
另外，涉及身份關系的證據(jù)和域外公文書證的公證認證手續(xù)是不同的。其中，涉及身份關系的證據(jù)需經(jīng)領事認證，而域外公文書證應該經(jīng)所在國公證機關證明，或者履行相應的證明手續(xù)。
對于域外公文書證的公證，《全國法院涉外商事海事審判工作座談會會議紀要》第16條規(guī)定了例外情形，即如果可以通過互聯(lián)網(wǎng)方式核查公文書證的真實性或者雙方當事人對公文書證的真實性均無異議的，可以不用公證。需說明的是，經(jīng)公證認證的證據(jù)不當然的具有證明力，仍需在庭審活動中進行質(zhì)證。
（四）起訴狀等文書
對于外國當事人從國外寄交的起訴狀等文書是否需要領事認證的問題，《民事訴訟法》未加以規(guī)定。根據(jù)筆者的辦案經(jīng)驗，北京地區(qū)法院不強制要求對起訴狀等法律文書進行公證認證。
不過，寧波中院要求對外國當事人從國外寄交的起訴書進行領事認證。在《涉外民商事案件審理中的問題及對策分析》一文中，上海浦東法院蔡東輝認為：“對于原告在起訴狀上簽名這一訴訟行為，如果發(fā)生在我國領域之外，也應當進行公證認證，因為比之訴訟委托，起訴顯然是更具重要性的訴訟行為。”
三、授權(quán)委托書的起草建議
（一）外國當事人的一次性授權(quán)
《全國法院涉外商事海事審判工作座談會會議紀要》第8條規(guī)定，“外國當事人一次性授權(quán)訴訟代理人代理多個案件或者一個案件的多個程序，該授權(quán)辦理了公證認證或者司法協(xié)助協(xié)定規(guī)定的相關證明手續(xù)，訴訟代理人有權(quán)在授權(quán)委托書的授權(quán)范圍和有效期內(nèi)從事訴訟代理行為。對方當事人以該訴訟代理人的授權(quán)未就單個案件或者程序辦理公證認證或者證明手續(xù)為由提出異議的，人民法院不予支持。”
可以看到，法院認可外國當事人一次性授權(quán)訴訟代理人代理多個案件或者一個案件的多個程序。再加上，公證認證周期長、手續(xù)繁瑣。因此，筆者建議在涉外案件中選擇一次性授權(quán)的方式（外國當事人進行單程序委托的除外）。
（二）有關“代為在法律文書上簽字”委托事項的特別提示
法院一般都要求起訴人本人在起訴狀上簽名或蓋章。根據(jù)筆者的代理經(jīng)驗及檢索研究來看，不同法院對律師能否代外國當事人在起訴狀上簽字的審查標準不一。
根據(jù)北京高院、東莞中院、珠海橫琴新區(qū)人民法院的立案要求或指引，只有被明確授權(quán)“代為在起訴狀上簽字”的律師才可以代當事人在起訴狀上簽字，否則相關文書不會被法院接受。不過，寧波中院持相反意見，認為：“若原告委托我國律師參加訴訟，對律師的授權(quán)范圍包括代為提起訴訟事項，且就該授權(quán)委托書辦理了公證認證手續(xù)的，該律師可代為提起訴訟，并有權(quán)在訴狀中簽署律師姓名。”
考慮到各地法院審查尺度不一，為了減少不必要的麻煩，筆者建議在授權(quán)委托書上寫明“可代為在法律文書上簽字”這一權(quán)限內(nèi)容。
（三）代理權(quán)限內(nèi)容參考
筆者根據(jù)案件代理經(jīng)驗并參考了部分法院發(fā)布的涉外案件代理權(quán)限建議，整理了以下委托權(quán)限供讀者參考使用：代為調(diào)查取證；代為在訴前和訴訟中申請采取和解除財產(chǎn)、證據(jù)保全；代為制作和修改起訴狀及其他訴訟法律文書；代為在起訴狀及與本案有關的法律文書上簽字或蓋章并接收與本案有關的法律文書；代為立案起訴；代為申請變更、追加當事人；代為承認、放棄、變更訴訟請求；代為提起反訴、上訴、撤訴和申訴；代為調(diào)解、和解，代為簽收調(diào)解書；代為繳納和接收法院退給當事人的訴訟費用；代為提出案件執(zhí)行申請及接受執(zhí)行財產(chǎn)標的等從事作為案件執(zhí)行申請人的所有執(zhí)行事宜；代為接收被告自動履行調(diào)解書或判決書所確定的財產(chǎn)標的；在上述代理權(quán)限內(nèi)轉(zhuǎn)委托他人從事上述代理行為。
四、結(jié)語
盡管領事認證不是律師的業(yè)務范圍，但是外國當事人申請領事認證難免需要律師的意見。如律師對領事認證程序及其他公證程序深諳于心，那么對案件的順利啟動及獲取委托人的信任都將有所幫助。文章行文受制于自身辦案經(jīng)驗，多有不足之處，亦請不吝賜教。
