矩陣式項目管理組織，是結(jié)構(gòu)形式呈矩陣狀的組織，項目管理人員由企業(yè)有關(guān)職能部門派出并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，受項目經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)。對于任何從事多個技能要求相似或重疊的項目的企業(yè)來說，這是一個理想的策略。

矩陣組織如何運作？

?矩陣組織旨在支持共享服務(wù)模型，在該模型中，可以根據(jù)技能組合在各種項目中部署資源，而不管他們屬于哪個部門或團(tuán)隊。

?這有助于打破孤島并促進(jìn)跨職能協(xié)作。此外，共享資源庫降低了雇用具有相似技能的新候選人的成本并優(yōu)化了整體利用率。

?盡管這種運作方式聽起來相當(dāng)簡單，但當(dāng)同時運行的多個項目需要相同的能力時，運作的復(fù)雜性就會增加。因此，矩陣結(jié)構(gòu)需要特定的角色和職責(zé)來簡化這一點。

?矩陣式項目管理的重要性

?矩陣管理可幫助企業(yè)在當(dāng)前充滿活力和敏捷的工作場所中蓬勃發(fā)展，允許最大限度地利用現(xiàn)有的勞動力潛力。

?1.?促進(jìn)資源的有效利用

?由于矩陣管理支持共享服務(wù)模式，它允許員工同時在不同的項目中利用他們的技能并釋放他們的真正潛力。

?例如，企業(yè)可以根據(jù)項目的時間表和可用性將相同的資源用于兩個項目，從而最大限度地提高盈利利用率，同時降低資源成本。

?此外，如果資源未得到充分利用，資源經(jīng)理可以通過將它們分配給不同的項目（跨部門）來為它們提供合適的工作。這些做法確保了工作量的統(tǒng)一分配和人才庫的有效利用。

?2.?幫助利用具有成本效益的資源

?由于資源是昂貴的投資，創(chuàng)建最合適的團(tuán)隊以防止項目預(yù)算超支可確保盈利。

?矩陣結(jié)構(gòu)使資源管理者能夠超越區(qū)域界限，利用具有成本效益的資源。

?如果資源超出了他們的控制范圍，他們可以與其他資源經(jīng)理和部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)，以更低的成本采購最合適的資源。例如，假設(shè)一個項目位于資源成本較高的美國。這里的矩陣結(jié)構(gòu)使資源經(jīng)理能夠從低成本國家尋找具有相似技能的資源，并在不影響質(zhì)量的情況下控制項目成本。

?3.?增強(qiáng)創(chuàng)新和自主性

?矩陣組織促進(jìn)來自不同職能和地點的資源之間的部門間協(xié)作，這形成了職能和文化多元化的團(tuán)隊。因此，當(dāng)不同領(lǐng)域的主題專家一起工作時，矩陣結(jié)構(gòu)可以使他們能夠跳出框框思考并促進(jìn)創(chuàng)新。

?此外，矩陣式管理超越了一級權(quán)限，鼓勵分工。因此，當(dāng)項目經(jīng)理將他們的職責(zé)委托給專業(yè)資源時，就會培養(yǎng)一種責(zé)任感。它還為他們提供了更多的創(chuàng)意和創(chuàng)新空間。所有這些累積起來有助于增強(qiáng)自主性。

?4.?促進(jìn)跨職能部門的知識共享

?了解矩陣管理的功能后，很明顯它能帶來一個開放的工作環(huán)境。換句話說，當(dāng)跨部門的資源在一個項目上協(xié)調(diào)工作時，它就打開了知識共享的大門。無縫協(xié)作將有助保持競爭優(yōu)勢，并確保交付的項目符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

?5.?培養(yǎng)更高的靈活性和適應(yīng)性

?由于矩陣結(jié)構(gòu)提供了不同部門之間共享資源的自由，因此它促進(jìn)了組織的靈活性。此外，當(dāng)矩陣資源在不同職能部門的各種項目上工作時，他們就有機(jī)會在動態(tài)環(huán)境中茁壯成長。

?這種根據(jù)不同流程和標(biāo)準(zhǔn)工作的廣泛能力以及整個組織的團(tuán)隊動態(tài)有助于資源變得更具適應(yīng)性。

?如何做好矩陣式項目管理？

?運用以現(xiàn)代技術(shù)為基礎(chǔ)的項目管理系統(tǒng)，如8Manage PM項目管理系統(tǒng)，將項目的所有管理人員和執(zhí)行人員、項目的全過程納入進(jìn)來，在滿足企業(yè)項目管理要求的同時，也有助提高企業(yè)運營效率。

?這里有一些關(guān)于如何使用8Manage PM做好矩陣管理的提示：

?1. 分配角色和責(zé)任：在8Manage系統(tǒng)中創(chuàng)建一個項目團(tuán)隊，并為團(tuán)隊成員分配角色和責(zé)任。每個人都了解他們在項目中的作用，為更好的合作奠定基礎(chǔ)。

?2. 設(shè)定明確的目標(biāo)和目的：清楚地定義項目的目標(biāo)和目的，并與整個團(tuán)隊分享它們。這將確保每個人都在為同一個目標(biāo)而努力，并避免任何誤解。

?3. 使用集中的溝通平臺：8Manage PM可以作為一個集中的溝通平臺，永久保存所有即時聊天和論壇的溝通記錄以便隨時查閱。這將確保溝通的精簡，每個人都能獲得相同的信息。

?4. 創(chuàng)建項目時間表和日歷：通過組織任務(wù)，創(chuàng)建時間表，8Manage PM幫助你監(jiān)視其進(jìn)度并報告性能，讓所有事情都在軌道上，避免資源沖突。

?5. 使用項目儀表板和報告：8Manage PM提供各種計劃與使用報表，讓每個人都了解進(jìn)度、里程碑和任何可能出現(xiàn)的問題。這將有助于使每個人保持一致，確保項目順利進(jìn)行。

?考慮到矩陣組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，適當(dāng)?shù)捻椖抗芾硐到y(tǒng)可提供對數(shù)據(jù)可用性、利用率和資源容量的數(shù)據(jù)驅(qū)動見解，從而使管理人員可以提前預(yù)測需求。