蘇州的大型會議策劃往往要經(jīng)過一系列繁瑣的工作。如果某一步做得不好或做得不到位，可能會使會議效果不盡如人意，甚至出現(xiàn)混亂。詳細(xì)的會議策劃方案可以讓以后的實(shí)施更容易，但詳細(xì)的方案包括很多事項(xiàng)，如會議目的、規(guī)模、時間和地點(diǎn)、參與者、預(yù)算、會議形式、分工等。如何開始會議策劃，應(yīng)該注意哪些方面？

萬業(yè)會務(wù)

一、與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解會議目的

會議策劃前的溝通是必不可少的工作。要了解領(lǐng)導(dǎo)召開會議的目的，確定整個會議策劃的大方向，方案要體現(xiàn)主辦方的意圖，否則完全是盲目的。比如溝通會議的主題是什么？規(guī)模有多大？邀請哪些領(lǐng)導(dǎo)？議程是什么？有什么特別的解釋？

二、制定初步方案，與領(lǐng)導(dǎo)確定

溝通結(jié)束后，應(yīng)寫出一般方案，交給領(lǐng)導(dǎo)審批。因?yàn)樵跍贤ㄟ^程中，可能會出現(xiàn)理解偏差，將方案提到紙上，可以及時糾正，防止偏差。同時，如果領(lǐng)導(dǎo)需要修改，或者有新的想法，也可以及時添加。

三、細(xì)化方案

初步方案確認(rèn)后，需要細(xì)化每一個環(huán)節(jié)，這是最重要的一步。每一步都可以按照“會前、會中、會后”的思路來安排。

1、會前準(zhǔn)備：會議通知、會員名單落實(shí)、會場安排、會場平面圖、會議簽到、會議材料分發(fā)等。

會前準(zhǔn)備工作量大，更注重場地安排，根據(jù)不同會議安排場地，也考慮作為安排等。例如，會議通知、登錄事宜，可利用會議現(xiàn)場會議登記和3D登錄墻協(xié)助，大大減少工作量。

會優(yōu)現(xiàn)場-新版3D簽到文字方式

例如，優(yōu)秀的大屏幕互動功能；在現(xiàn)場可以實(shí)現(xiàn)大屏幕登錄，拿出手機(jī)掃描登錄碼，每個參與者的頭可以在3D登錄墻上，增強(qiáng)互動感，自動統(tǒng)計(jì)參與情況，及時掌握會議細(xì)節(jié)。

2、會議：物料配合、人員配合

會議的每一個環(huán)節(jié)都需要什么材料配合？工作人員在每個階段都應(yīng)該做些什么？所有的計(jì)劃都需要到位。

例如，會議包含了現(xiàn)場抽獎環(huán)節(jié)，那么抽獎游戲的形式是什么呢？優(yōu)秀的現(xiàn)場互動大屏幕抽獎箱，可以節(jié)省很多東西?，F(xiàn)場調(diào)整氣氛也可以使用優(yōu)秀的現(xiàn)場互動游戲，手機(jī)搖一搖可以完成，門檻低，更有趣。

會議現(xiàn)場-抽獎箱

3、會后：會議記錄、總結(jié)、宣傳報(bào)告

四、合理分配工作

在執(zhí)行過程中，很有可能會出現(xiàn)混亂。我們應(yīng)該知道如何與同事分工合作。不要一個人把所有的工作都拿下來。如果有特殊情況，在關(guān)鍵時刻，我們通常會關(guān)心開頭和結(jié)尾。因此，分工合作是必要的，多分享一個人自然會更可靠。

五、主辦方公布策劃方案，宣布分工

會議計(jì)劃確定后，由領(lǐng)導(dǎo)公布和分配工作是非常重要的。畢竟，他們沒有分工的權(quán)力，他們的同事可能無法全面實(shí)施。由領(lǐng)導(dǎo)，它變成了他們自己的工作，這是一個不一樣的性質(zhì)。

完成上述會議規(guī)劃工作后，實(shí)施將用一半的努力得到兩倍的結(jié)果。當(dāng)然，在實(shí)施過程中會遇到各種情況，然后需要及時調(diào)整，靈活處理！