在教育科研工作中，在重視科研的同時，也不能忽略科研管理的重要性。做好教育科研的管理工作，可以有效提高科研工作的效率和質(zhì)量。項目管理軟件可以幫助教育科研團隊更加高效地管理項目，并且簡化團隊成員之間的協(xié)作和溝通，提高工作質(zhì)量和效率。

一、項目背景

清華大學工程物理系博導王教授是中國第一位從事光柵干涉測量的博士生，現(xiàn)為清華大學工程物理系副教授。

王教授現(xiàn)在帶領(lǐng)的科研團隊主要從事X射線成像方法與應用的研究工作，成功開拓了“全角度散射成像在纖維復合材料成像和分析中的應用”這一方向。其開辟的研究方法可以在實驗室條件下實現(xiàn)新型材料空間結(jié)構(gòu)的定量分析，同時還可以實現(xiàn)大視場掃描，對完整的材料零件進行原位成像，彌補了現(xiàn)有技術(shù)上的空白。2022年，王教授憑著早期乳癌檢查技術(shù)突破被獲得提名2022年歐洲發(fā)明家獎候選人。

作為先進理念倡導者，王教授希望為團隊引進一款項目管理工具，優(yōu)化當下團隊內(nèi)部存在的問題，并且讓博士生可以早日接觸專業(yè)化的項目管理軟件，學會項目管理的概念，方便其進行自我管理。

二、需求分析

在項目管理軟件的選擇上，王教授有以下幾點考量因素：

1. 能夠體現(xiàn)出先進的管理理念，比如lean（精益生產(chǎn)，零成本）的模式；

2. 必須支持團隊的協(xié)同工作，團隊協(xié)作對于科研團隊而言十分重要；

3. 軟件操作邏輯簡單直觀，容易上手，花大量時間去適應軟件得不償失。

4. 軟件功能可以滿足工作需要，一個工具即可涵蓋所有管理所需。

經(jīng)過市面項目管理工具的考察后，王教授認為Zoho Projects是個很好的任務跟蹤工具，容易把握對項目整體的進度。

在軟件體驗過程中，王教授認為跟其他軟件比如JIRA比較，Zoho Projects 感覺更加輕量化，輕量化軟件可以最大化地優(yōu)化軟件性能，提高運行效率和用戶體驗。并且在實際操作Zoho Projects中用起來很順手，操作邏輯比較清晰直觀。

因此最終決定選擇Zoho Projects來管理實驗室日常，科研項目，以及學生事務，進一步優(yōu)化科研團隊的工作習慣和效率。

在使用Zoho Projects項目管理工具之前，王教授的科研團隊管理主要面對以下問題：

1. 學生的日常工作和進展難以追蹤；

2. 學生對自身科研項目的管理缺乏有效的手段；

3. 學生在本科階段缺乏項目管理的經(jīng)驗。

三、Zoho Projects解決方案：

Kanban模式精簡管理

Zoho Projects為團隊建立公開透明的任務管理平臺，借助直觀的Kanban模式，團隊可以高效梳理、計劃和執(zhí)行任務。

在針對科研項目制定項目計劃后，將任務進行拆解，建立里程碑項目。通過可視化的任務看板明確每件事務的責任人，并進一步拆分子任務，建立一個個可執(zhí)行的具體任務，分配到每個學生，確保每個人都清楚地知道自己需要做什么。

每周組會根據(jù)Kanban信息，每個學生分享自己所負責任務的進展，從而讓團隊其他成員明晰當前項目總進度，進行更好的團隊協(xié)同工作。

此外，Zoho Projects的在線甘特圖工具還可以幫助團隊理清各項任務間的關(guān)系，設(shè)置任務優(yōu)先級，不僅可以幫助團隊合理進行任務規(guī)劃，有序推進項目開展；還可以直觀地檢查每個項目的進展情況，并對多個項目進行比較，這也有利于管理者對整個項目的全面控制。

王教授說：“Zoho Projects讓實驗室日常管理更加有條理，凡事都可追溯，責任明確，從而提高了學生們的行動力，促進了協(xié)同工作，凝聚力也更強；項目管理的習慣和理念也滲透到學生的科研和日常生活中，提高了他們的認知，為步入社會后的工作打下了好的基礎(chǔ)?！?/p>

團隊協(xié)作提升效率

在傳統(tǒng)管理模式中，很難跟蹤每個學生的日常工作進度。Zoho Projects 的【團隊協(xié)作】板塊，打破團隊信息隔閡，團隊可以更輕松的整合知識技能，進行交流探討，觀點交互。

Zoho Projects的【團隊協(xié)作】的在線聊天室，討論組，在線論壇，為團隊提供了安全親密的交流空間，成員可以圍繞項目具體事項進行交流溝通，所有溝通記錄以及反饋意見可溯。

還可以安全存放文件，統(tǒng)一管理，全面控制團隊文件。無需切換其他工具。更新的文件實時同步給所有成員，不必擔心版本混淆的問題，所有歷史版本可查，隨時追回。

將文件與任務設(shè)置相關(guān)聯(lián)，在使用時更加方便快捷，即使在外出差，更換設(shè)備，也可以輕松使用文件。

“Zoho Projects 簡潔、實用的功能大幅度提高了實驗室和項目管理的效率，在嘗試過很多項目管理軟件之后，我認為它是目前最好的項目管理軟件，物有所值！” 王教授如是評價道。相信在 Zoho在未來將繼續(xù)堅持以技術(shù)為引導、以方法為驅(qū)動、持續(xù)為客戶創(chuàng)造價值，與客戶共同進步為客戶提供優(yōu)質(zhì)解決方案。