在如今競爭激烈的市場環(huán)境中，很多企業(yè)內(nèi)部往往有多個項目同時進行著，不同類別的項目需要項目負責人實時跟進，而成功的項目是離不開項目人員之間的日?；ハ鄿贤ㄟM行。只有良好的溝通，項目經(jīng)理才能夠獲取到足夠的信息，可以第一時間發(fā)現(xiàn)項目中會出現(xiàn)的各種問題，從而更好控制項目的各個方面。

什么是項目溝通管理？

項目溝通管理是為了確保項目信息能及時的產(chǎn)生、收集、傳播、保存的過程，項目溝通管理能成功把所必須的因素、人、想法和信息之間提供一個關(guān)鍵連接。

對于涉及項目的任何人都應(yīng)準備以項目"語言"發(fā)送和接收信息并且必須了解。對于項目來說，要科學的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程，就必須進行有效的項目溝通，良好的溝通是項目成功的關(guān)鍵因素。

借助系統(tǒng)軟件管理項目溝通

任何溝通不暢都可能會扼殺一個項目，只有改善溝通才能使項目成功最大化，風險最小化。如果項目經(jīng)理能夠使用現(xiàn)代的項目管理系統(tǒng)與項目涉眾人員進行有效的溝通，這意味著他們團隊將獲得更多的項目溝通技巧。

借助8Manage PM?項目管理系統(tǒng)為企業(yè)提供溝通的工作流程，確保在項目開展過程中由正確的人發(fā)送、接收和理解正確的消息。8Manage PM?項目管理系統(tǒng)涵蓋計劃溝通、管理溝通、監(jiān)控溝通的流程以及項目的上報流程。

計劃溝通
8Manage PM?項目管理系統(tǒng)幫助企業(yè)清楚地概述了將如何管理跨項目溝通。這通過創(chuàng)建項目溝通管理計劃來實現(xiàn)。而創(chuàng)建計劃時，系統(tǒng)將引導完成以下步驟：

- 確定你的目標：你溝通的目的是什么？你可以使用一些溝通工具來增強意識，例如狀態(tài)報告。其他人可能需要采取行動，例如要求贊助商授權(quán)支出或要求客戶批準項目測試。
- 確定你的受眾：誰是這個項目的干系人？你應(yīng)該列出所有相關(guān)人員的詳細清單?？紤]受項目影響或影響項目成功的任何人。此列表應(yīng)包括團隊成員、贊助商、客戶和其他相關(guān)方。
- 寫下你的信息：每種溝通類型的信息是什么？這是要共享的實際內(nèi)容。需要溝通的關(guān)鍵組成部分包括范圍、進度、預(yù)算、目標、風險和可交付成果。
- 選擇你的渠道：消息將如何傳遞？它是一份通過電子郵件發(fā)送給所有干系人的正式報告？還是在團隊會議期間進行的非正式口頭匯報？
- 設(shè)定時間線：你什么時候傳遞信息？你的干系人是否需要每周報告或每月報告？是否有截止日期？在這里考慮不同的時區(qū)和員工時間表。
你的項目溝通管理計劃要足夠詳細，應(yīng)列出你發(fā)送消息的原因、發(fā)送給誰、將發(fā)送哪些具體信息、你將如何發(fā)送以及何時發(fā)送。

管理溝通
在管理溝通方面，8Manage PM?項目管理系統(tǒng)為企業(yè)提供以下自動化的工作流程：

- 收集和分析計劃和交付的活動/可交付成果/里程碑
- 為臨近和錯過的最后期限創(chuàng)建消息提醒
- 向合適的干系人傳輸或分發(fā)溝通消息
- 根據(jù) WBS 結(jié)構(gòu)存儲與活動相關(guān)的溝通報告、文件或文檔
- 允許檢索任何經(jīng)過存儲的溝通

監(jiān)控溝通
8Manage PM?項目管理系統(tǒng)幫助你在項目的整個生命周期中監(jiān)控項目溝通。這包括確認以下內(nèi)容：
- 溝通信息按計劃公布
- 溝通信息被合適的干系人接收
- 消息被理解
- 相關(guān)反饋提供給合適的干系人

最后的話

在項目過程中，理應(yīng)堅持有效的和經(jīng)常性的信息溝通對于確保項目順利進行和識別潛在問題是非常需要的。如果缺乏有效的溝通與交流，決策傳遞將會受阻并停滯。所以借助帶有溝通管理功能的項目管理系統(tǒng)，不僅能打破項目溝通帶來的障礙，也能使項目信息傳遞更流暢，幫助項目經(jīng)理更加輕松、高效地實現(xiàn)項目交付。?