有很多整理大師，他們是可以輸出一整套的知識(shí)整理的方法論的。在那個(gè)層面其實(shí)不僅僅是文件的整理分類，更多是知識(shí)的管理。甚至個(gè)人數(shù)據(jù)庫的管理邏輯。那個(gè)確實(shí)很細(xì)致、也很厲害，但也意味著入手不易，倘若你的資料和知識(shí)輸入沒有那么大量的話，其實(shí)可能更簡(jiǎn)單的方法對(duì)你來說更有實(shí)用性。

基于這種情況，我想分享一些整理文件的思路和實(shí)操過程中的技巧與工具，希望對(duì)你有幫助。

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工作中時(shí)時(shí)緊扣目的，一般不易走偏。事實(shí)上，我們需要去掌握一些整理文件、資料的方法，并不只是因?yàn)槲募?，我們希望讓他們井井有條，更主要的目的在于，我們希望在查找這些文件和資料的時(shí)候能夠最快速、最簡(jiǎn)潔的找到想找的目標(biāo)。

快速、簡(jiǎn)單的找到，這就是我們的目標(biāo)。

具體查找的場(chǎng)景，后面我們?cè)僭敿?xì)說明?，F(xiàn)在我們可以先來把日常工作中可能遇到的文件、資料類型羅列一下。一般都有哪些類型的文件資料呢？

本地文件類（各種文件、圖片等）、線上類（線上文檔、工具網(wǎng)站、知識(shí)文章等）、碎片類文件（截圖、拷貝的文字等等）。基本上大部分人工作中需要管理的文件資料無外乎這三大類。我們一類一類的說。

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首先，本地文件

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這也是最最麻煩、讓人頭疼的。先不說怎么整理分類，我們可以先試想一下，我們平時(shí)都是怎么查找和管理這些文件的呢？

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▲ 直接文件夾內(nèi)或者全盤搜索（可如果不能清晰的記住文件名怎么辦呢？）

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▲?或者按照日期、文件大小、文件類別等查找（可是如果某一類文件分散在很多文件目錄下怎么辦，挨個(gè)去查找？不太現(xiàn)實(shí)）

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▲?根據(jù)年份月份建立文件夾？（可有些事項(xiàng)跨度幾個(gè)月甚至更久）

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▲?根據(jù)事項(xiàng)建立文件夾？（很多事項(xiàng)與事項(xiàng)間并沒有明顯的界限，而且很多文件隸屬于多個(gè)事項(xiàng)）

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以上這些方法我們都試過，都有效，但也都不夠有效。

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對(duì)于本地文件的管理，我的建議辦法是——事項(xiàng)+標(biāo)簽屬性的多維度管理。

我平時(shí)用Mac電腦，我就以Mac電腦為例來說。每個(gè)事項(xiàng)都可以建立起一個(gè)文件夾，當(dāng)然如果大事項(xiàng)下還有小事項(xiàng)，還可以建立很多子事項(xiàng)的文件夾，舉個(gè)例子，比如9月份是旺季，希望通過一系列的營(yíng)銷活動(dòng)來開展工作，那么9月營(yíng)銷當(dāng)然是大事項(xiàng)的文件夾，下面還有一個(gè)一個(gè)的子活動(dòng)事項(xiàng)的文件夾。這事項(xiàng)管理。

前面我們不是講過，很多事項(xiàng)之間是沒有明顯界限的，比如9月活動(dòng)期間，很多平臺(tái)合作方的方案資料、兩場(chǎng)相似活動(dòng)的基礎(chǔ)邏輯的流程圖以及產(chǎn)品資料和分析的文件。這些其實(shí)都不可能僅僅獨(dú)立存在于某一個(gè)事項(xiàng)或者文件夾下面。

如果還有10月活動(dòng)、12月活動(dòng)，很多資料都需要共用呢？

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因此這時(shí)候還要引入其他的緯度進(jìn)行管理，在Mac電腦的訪達(dá)里，我們可以用“標(biāo)簽”來增加維度的管理。

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標(biāo)簽可以是時(shí)間比如某年9月、10月，也可以是9月合作方資料、10月合作方案、產(chǎn)品數(shù)據(jù)等等等。

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文件之于文件夾是從屬關(guān)系，一個(gè)文件被歸到一個(gè)文件夾就不能再歸到其他的文件夾（復(fù)制除外），而標(biāo)簽之于文件或文件夾屬于過濾關(guān)系，一個(gè)標(biāo)簽可以過濾出多個(gè)文件夾里的文件。

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第二，線上類

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線上類相對(duì)于電腦本地文件類要好管理一些。

▲ 線上文檔，無論是WPS的在線協(xié)作文檔還是語雀之類的知識(shí)庫類型的，可以按照類別建立索引，而各平臺(tái)都提供類很多辦法，這里不詳細(xì)說。

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▲?工具、資源網(wǎng)站類，可直接利用瀏覽器的書簽進(jìn)行管理。只不過可以分的詳細(xì)一點(diǎn)，比如常用工具里可以再細(xì)分圖像處理、音頻處理、數(shù)據(jù)跟蹤網(wǎng)站等等。而不常用的，比如一些好站收集，最好經(jīng)常性的做些歸類整理，嘗試將一些大的書簽類歸成一些小類。養(yǎng)成愛整理的習(xí)慣，在資料越來越多時(shí)，才會(huì)影響你的查找效率。

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▲?知識(shí)文章方面，現(xiàn)在很多朋友都習(xí)慣于把很不錯(cuò)的文章或者沒來及仔細(xì)看完的文章，直接保存到自己的筆記軟件里，比如有道云筆記等這樣的筆記平臺(tái)。作為一個(gè)知識(shí)的儲(chǔ)備。

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第三，碎片類文件

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碎片類的文件其實(shí)主要產(chǎn)生于我們?nèi)粘９ぷ鬟^程中，隨時(shí)的截圖、為了做內(nèi)容找到素材臨時(shí)復(fù)制的內(nèi)容、還有發(fā)現(xiàn)的很好的卻又很零碎的信息（比如文案句子）不方便以文件的形式保存的。

這一類的文件也是比較難以管理的。因?yàn)樗槠@些內(nèi)容在工作中出生產(chǎn)出來的頻次又很高，無論從效率上還是易管理性上，都很難保存為一個(gè)本地的文件進(jìn)行管理。

那我們就可以根據(jù)它們的特點(diǎn)來找一些能解決這些問題的工具。

比如，碎片文件怎么來——截圖是一種，而截圖后一般直接粘貼在需要的地方，很少會(huì)保存在本地。這樣下次如果再需要用這個(gè)截圖的時(shí)候可就不少找了。

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再比如，做內(nèi)容時(shí)找的素材臨時(shí)復(fù)制的內(nèi)容，往往復(fù)制后粘貼完，就結(jié)束了，根本不會(huì)對(duì)其進(jìn)行管理。

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其實(shí)這兩種場(chǎng)景都可以用到一種工具叫做——剪切板，很多人也叫粘貼板。系統(tǒng)都會(huì)自帶剪切板，比如我們平時(shí)用微信快捷鍵進(jìn)行截圖，截圖完成后，這張圖片就暫時(shí)存在了剪切板，等你需要粘貼的時(shí)候，是從剪切板上粘貼下來。

但是呢，Mac電腦不同于Windows，系統(tǒng)提供的剪切板只能保存最近的一天復(fù)制數(shù)據(jù)，也就是說不能保存歷史的復(fù)制數(shù)據(jù)，所以就需要找一些這樣能保存歷史記錄的工具（Windows就不用，直接用系統(tǒng)自帶的即可）

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Mac電腦的朋友可以去搜一搜這一類工具。

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我自己以及我們部門的同事都在用的是一個(gè)叫——Collect?Boy的工具。

它不僅提供基本的歷史復(fù)制記錄功能，而且會(huì)幫你自動(dòng)分門別類的分好類，方便你查找。

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而且它還提供碎片化信息快速收集的功能，比如我在一個(gè)網(wǎng)頁看到很多不錯(cuò)的句子想要收集起來。那么我只需要按一組快捷鍵，就會(huì)打開一個(gè)小窗，把想要收集的句子復(fù)制下來，直接就能保存到對(duì)應(yīng)的專輯里。也實(shí)屬非常方便快捷。

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以及上一章提到的沒有來及仔細(xì)看完的好的文章。有些用戶會(huì)復(fù)制鏈接，然后到筆記類軟件上粘貼，試圖把這個(gè)文章保存下來，過后再看。我遇到這種情況一般也就是用Collect?Boy的待閱讀功能。我只需要選中鏈接，然后快捷鍵，這篇文章不光能收集下來而且還能自動(dòng)打上“待閱讀”的標(biāo)簽。這個(gè)是因人而異的，每個(gè)人覺得用什么更習(xí)慣，就用什么。

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想要下載的朋友可以到App Store搜索 Collect Boy，或者復(fù)制以下鏈接——

?https://apps.apple.com/cn/app/collect-boy-%E5%B0%8F%E5%B0%8F%E6%94%B6%E8%97%8F%E5%8A%A9%E6%89%8B/id6449355038?mt=12

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以上就是我對(duì)于文件歸類整理方面的一些心得和方法。其實(shí)每個(gè)人根據(jù)自己工作的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，都有很多特定的方法和習(xí)慣。不必硬套某一種方法。但我這里要分享的是，希望工作更高效、成長(zhǎng)更快，最好是建立起來整理的習(xí)慣，這個(gè)習(xí)慣很重要，你會(huì)越整理越有心得，越整理越能總結(jié)出一套適合你的東西。另外如果用Mac電腦，可以多借助它系統(tǒng)中自帶的一些功能，真的會(huì)幫到你。而且要善用工具讓自己節(jié)省更多力氣。

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