簡化工作流程、不斷發(fā)現(xiàn)工作流程中的錯誤，有效整合、提高內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員和客戶的滿意度，是當(dāng)今每個企業(yè)、每個管理者乃至每個員工的共同責(zé)任。

就像家居裝修一樣，流程優(yōu)化是永無止境的。

在一所房子里，總會有一堵墻要刷，總會有一件家具要更換，總會有一條裂縫要修補(bǔ)，總會有一面鏡子要去掛。

任何企業(yè)和組織的運(yùn)行都如同這所房子一樣，總有要更改的地方。

關(guān)鍵是，我們要通過更智能的工作流程、深入的分析、深思熟慮的變更，以及理想的自動化，一直為實(shí)現(xiàn)更好、更高效的工作流程不斷努力。

本文回顧了流程優(yōu)化的概念，詳述了流程優(yōu)化給業(yè)務(wù)帶來的好處以及9種業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法，介紹了執(zhí)行優(yōu)化的5個步驟和幾款流程優(yōu)化軟件。

無論是對公司高管還是對普通員工來說，這都是一篇凝聚豐富知識點(diǎn)的好文章。

我們常常認(rèn)為自信的人容易成功，實(shí)際上，更容易成功的是有高級工具的人。

圖1. 流程化

一個流程優(yōu)化（高級工具）的例子：

我花了一個小時勉強(qiáng)把窗簾桿水平掛好之后，苦思冥想了很久。

我特別懊惱，回想到底是哪個環(huán)節(jié)出了問題。

當(dāng)時我用一只手搖搖晃晃地把窗簾桿托靠在墻上，一邊努力讓桿保持筆直狀態(tài)，一邊用一個小小的塑料水平儀尋找著平衡，費(fèi)力地用一款便宜的鉆和一款更便宜的鉆頭在石膏上打孔。

可是根本就鉆不進(jìn)去。

長話短說，在嘗試失敗之后，我買了一個激光水平儀、一個沖擊驅(qū)動器和更好的鉆頭，現(xiàn)在我掛的東西，如果不是仔細(xì)觀察的話，基本都保持在 90% 的水平狀態(tài)。

完成這樣的懸掛大約只需用我原來操作時間的四分之一。

上述對掛窗簾桿流程的改進(jìn)就是流程優(yōu)化的最好例子。

流程優(yōu)化的概念同樣也可以應(yīng)用于我們的業(yè)務(wù)中。

本文將要介紹的主要內(nèi)容有:

● 概念回顧：什么是流程優(yōu)化？

●?流程優(yōu)化給業(yè)務(wù)帶來的好處

●?9 種業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法

●?執(zhí)行優(yōu)化的 5 個步驟

●?幾款流程優(yōu)化軟件簡介

—1—

概念回顧：什么是流程優(yōu)化？

對于企業(yè)來說，流程優(yōu)化就是找出常規(guī)流程中的低效之處，對其加以修正以提高效率。

流程優(yōu)化聽起來可能很簡單，但在實(shí)踐中找出優(yōu)化流程需要花費(fèi)大量的時間和費(fèi)用。

一旦找到，回報(bào)很高。

現(xiàn)有的流程優(yōu)化框架可以幫助您找到業(yè)務(wù)操作中的漏洞并修補(bǔ)它們，并節(jié)省大量的時間和金錢，從而可以讓您投入到更加重要的工作中。

—2—

流程優(yōu)化對業(yè)務(wù)的好處

優(yōu)化業(yè)務(wù)流程包括簡化人力資源（HR，human resources）流程，節(jié)約資金，自動化生成潛在客戶等。

每個業(yè)務(wù)經(jīng)理都需要具備這些能力。

對于周期性任務(wù)和復(fù)雜過程業(yè)務(wù)來說，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程將帶來巨大的好處：

圖2. 流程優(yōu)化給業(yè)務(wù)帶來的好處

1. 使結(jié)果更加一致

優(yōu)化的流程更加簡單，更加容易復(fù)制，從而產(chǎn)生更一致、可預(yù)測的結(jié)果。

2. 提高生產(chǎn)效率

優(yōu)化的流程減少了重復(fù)過程中的冗余、障礙和步驟，從而更快地完成從頭到尾整個工作流程。

3. 使風(fēng)險(xiǎn)趨向于更小

通過優(yōu)化流程，我們就可以識別出代表不必要風(fēng)險(xiǎn)的流程步驟，及時刪除它們或采取額外的預(yù)防措施。

4. 使錯誤發(fā)生的機(jī)會更少

優(yōu)化后的流程步驟更少、復(fù)雜性更低，會減少人為錯誤的機(jī)會。

5. 使遵從性更加輕松

優(yōu)化流程通過簡化監(jiān)視和報(bào)告程序優(yōu)化遵從性。

6. 使溝通更加順暢

優(yōu)化流程可消除團(tuán)隊(duì)之間的溝通障礙，或?qū)⒂行У膮f(xié)作過程構(gòu)建到工作流程中。

7. 使團(tuán)隊(duì)成員更專注于更重要的任務(wù)

優(yōu)化流程通過減少重復(fù)的、低影響力的任務(wù)，讓團(tuán)隊(duì)成員騰出時間專注于更值得他們?nèi)セㄙM(fèi)時間的任務(wù)。

—3—

九種業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方法

如果我們感到“優(yōu)化”的過程聽起來很模糊，那是因?yàn)樗緛砭途哂心：膶傩浴?/p>

相反，您可以使用以下這些已經(jīng)創(chuàng)立的（非模糊的）優(yōu)化框架來識別和糾正工作流程問題。

1. 精益項(xiàng)目管理

我絕不是在說我的框架就有用。

“精益”是一種通過減少浪費(fèi)來提高效率和底線的項(xiàng)目管理通用方法。

廣義的精益框架可以包含許多不同行業(yè)的技術(shù)，但具體來說，精益項(xiàng)目管理有助于遏制以下情況發(fā)生：

● 時間浪費(fèi)

●?生產(chǎn)過剩

●?過度加工

●?無用的轉(zhuǎn)運(yùn)

●?低效的移動

●?庫存浪費(fèi)

●?錯誤和次品

要實(shí)現(xiàn)精益，我們需要遵循以下五個步驟：

第一步：創(chuàng)立產(chǎn)品價(jià)值。

我們要了解客戶期望從自己的產(chǎn)品中獲得什么？

我們的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員對公司的運(yùn)營有什么期望？

一旦我們可以定義自己產(chǎn)品或流程的預(yù)期價(jià)值，我們就可以努力改進(jìn)交付的方式。

第二步：發(fā)現(xiàn)工作流程中的浪費(fèi)。

從最基本的層面開始，列出從開始到完成所需的每個流程的每一步，詳盡地尋找每一步中的任何浪費(fèi)。

價(jià)值流圖在這一環(huán)節(jié)中就成了一個發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)的有用工具。

第三步：重新配置工作流程。

一旦我們發(fā)現(xiàn)了流程中的浪費(fèi)點(diǎn)，就將其刪除，創(chuàng)建新的工作流。

第四步：滿足需求。

無論這是針對團(tuán)隊(duì)成員的內(nèi)部流程還是針對客戶的外部流程，都應(yīng)該以終端用戶的需求為主導(dǎo)。

創(chuàng)建一個更快、但障礙更多或庫存冗余的流程并不是一個精益的流程。

第五步：不斷改進(jìn)。

沒有任何一個過程可以達(dá)到完美。

精益只是一個持續(xù)的動態(tài)過程，隨著人員、趨勢和市場的變化，精益促進(jìn)流程持續(xù)改進(jìn)。

我們要不斷尋找減少浪費(fèi)的方法，這樣才能不斷創(chuàng)造價(jià)值。

采用精益項(xiàng)目管理方法優(yōu)化流程的一個例子：

一個自然類書籍出版商正在尋找減少開銷的方法。

他們最受歡迎的書籍是徒步旅行指南，但需求隨季節(jié)起伏很大，而且市場對價(jià)格很敏感。

通過對價(jià)值流圖的分析，他們意識到可以通過減少殘次書籍和存儲成本來省錢。

他們決定以同樣的價(jià)格提供全彩的電子圖書，并將印刷產(chǎn)品從彩色轉(zhuǎn)向黑白，生產(chǎn)方式改為按需生產(chǎn)，只有在有人訂購時才會印刷書籍，加上電子書的銷售，它們設(shè)法在不提高價(jià)格的情況下降低了生產(chǎn)成本和存儲成本。

精益項(xiàng)目管理方法適用于：減少工作流程、生產(chǎn)和其他過程中的浪費(fèi)。

2. SIPOC高階流程圖

SIPOC高階流程圖為業(yè)務(wù)流程創(chuàng)建了更易理解的可視化描述。

它能幫助決策者以更廣闊的視角，審視可以優(yōu)化的領(lǐng)域，這樣決策者就可以更好地給流程排序。

SIPOC縮寫中的各字母分別代表以下含義：

● S（Suppliers）的含義為供應(yīng)商：影響流程中關(guān)鍵結(jié)果（“產(chǎn)出”）的資源（“投入”）來源

● I（Inputs）的含義為輸入：執(zhí)行流程所需的單個元素（無論是資源還是操作）

● P（Processes）的含義為流程：執(zhí)行輸入流程后，從頭到尾運(yùn)行任務(wù)所需的步驟

● O（Outputs）的含義為產(chǎn)出：從過程中得到的結(jié)果，如產(chǎn)品、服務(wù)或行為

● C（Customers）的含義為客戶：那些將接收、使用或參與輸出的人，包括客戶、合作伙伴和內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員

采用SIPOC高階流程圖進(jìn)行流程優(yōu)化的例子：

面包店的老板與合作的屠夫一起研制一種特色三明治。

他們制作SIPOC高階流程圖來確定供應(yīng)商（面包店老板、肉販、原料供應(yīng)商），確定輸入（新食譜、特色肉、補(bǔ)充原料），確定過程（原料采購、原料準(zhǔn)備、烹飪），確定輸出（新菜單項(xiàng)目）和客戶（面包店老板、肉販、客戶）。

他們使用圖表來幫助簡化配料調(diào)試和三明治準(zhǔn)備流程，調(diào)整預(yù)算，并設(shè)定價(jià)格點(diǎn)。

SIPOC高階流程圖適用于：深層次梳理流程。

3. 流程挖掘

與數(shù)據(jù)挖掘類似，流程挖掘通過利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)來發(fā)現(xiàn)適用于流程的模式，繪制當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的圖表，并輸入實(shí)數(shù)來支持這個模式。

采用流程挖掘方法進(jìn)行流程優(yōu)化的例子：

醫(yī)療保健供應(yīng)商使用數(shù)據(jù)挖掘軟件來梳理帶有時間標(biāo)記的日志事件，包括呼叫、預(yù)約時間表、送票和開票。

通過挖掘真實(shí)數(shù)據(jù)（包括不斷更新的當(dāng)前數(shù)據(jù)）顯示出可以改進(jìn)計(jì)劃和開票的關(guān)鍵點(diǎn)，以提高患者保留率并縮短開票時間。

流程挖掘方法適用于：應(yīng)用歷史數(shù)據(jù)對現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程做進(jìn)一步分析。

4. 六西格瑪方法

六西格瑪是以特定數(shù)字為標(biāo)準(zhǔn)的制造業(yè)質(zhì)量控制方法，最初是為摩托羅拉專門設(shè)計(jì)的。

它也是一種有用的精益技術(shù)，可以減少浪費(fèi)，提高準(zhǔn)確性和整體效率，并提高可預(yù)測性。

它甚至可以用于敏捷項(xiàng)目管理。

六西格瑪?shù)拿种傅氖清e誤率與平均值的偏差要保持在 6 個標(biāo)準(zhǔn)差以內(nèi)。

根據(jù)“改進(jìn)一個現(xiàn)有的流程”和“創(chuàng)建一個新的流程”這兩種不同的需求，在應(yīng)用六西格瑪時可分別采用兩個縮寫詞組，即DMAIC和DMADV。

DMAIC流程優(yōu)化方法介紹

DMAIC作為一種改進(jìn)現(xiàn)有流程的方法，它的各個字母分別代表以下含義：

● D（Define）的含義為定義：從定義問題、目標(biāo)、過程、參數(shù)和客戶開始。

● M（Measure）的含義為度量：收集數(shù)據(jù)作為控件，以便將來比較更改。

● A（Analyze）的含義為分析：使用可測量的數(shù)據(jù)來尋找導(dǎo)致我們在開始時定義的目標(biāo)效率低或失敗的原因。

● I（Improve）為改進(jìn)：提出并解決那些效率低下或失敗的流程，記錄具體的改進(jìn)過程，與初始流程作比較。

● C（Control）的含義為控制：將這些流程集成到之前的流程中，將新流程付諸實(shí)踐。

DMADV流程優(yōu)化方法介紹

如果你正在創(chuàng)建一個新的流程，應(yīng)用六西格瑪可以表示為DMADV，其各字母含義依次如下：

● DMADV中首個字母D（Define）的含義為定義：清晰地列出這個流程的目標(biāo)。

● M（Measure）的含義為度量：關(guān)于任何對客戶、產(chǎn)品或流程結(jié)果的質(zhì)量（CTQ）至關(guān)重要的東西，我們要對其明確賦值。

● A（Analyze）的含義為分析：基于賦值和預(yù)期結(jié)果，提出一個滿足需求的設(shè)計(jì)。

● DMADV中第四個字母D（Design）的含義為設(shè)計(jì)：構(gòu)建流程，在應(yīng)用之前測試流程，檢驗(yàn)其是否滿足我們的期望。

● V（Verify）的含義為驗(yàn)證：執(zhí)行流程，確保它與期望一致并能滿足目標(biāo)，保證在任何限制條件之下這套流程都可以運(yùn)行。

采用六西格瑪方法進(jìn)行流程優(yōu)化的例子：

一家印刷公司必須找到一種方法來應(yīng)對因市場價(jià)格敏感而不斷增加的材料成本。

這時要采用DMAIC，他們發(fā)現(xiàn)可以通過更新設(shè)備來減少打印錯誤，從而節(jié)省資金和增加收入。

六西格瑪方法適用于：為改進(jìn)流程或設(shè)計(jì)新流程提供概念化的解決方案。

圖3. 六西格瑪方法

5. 價(jià)值流映射（VSM，Value stream mapping）

我們可以使用價(jià)值流映射將當(dāng)前運(yùn)行的流程打包到一個方便的流程圖中。

像SIPOC高階流程圖一樣，這種精益友好型的可視化會幫助我們了解事情的原本面目，以便我們能夠找到改進(jìn)的機(jī)會。

VSM將具有抽象成本和資源的復(fù)雜流程轉(zhuǎn)化為具有明確價(jià)值的簡明流程。

我們要創(chuàng)建VSM，就要列出給定流程中的每個步驟。

對于每個步驟，標(biāo)明所需的時間和一切相關(guān)費(fèi)用，以及它是否為終端用戶增加了價(jià)值（如果增加了，增加了多少）。

一旦我們可以看到以明確的價(jià)值標(biāo)識的流程，就可以設(shè)計(jì)一個更好的模型，這個模型刪除了需花費(fèi)太長時間或成本過高的步驟。

采用價(jià)值流映射方法進(jìn)行流程優(yōu)化的例子：

一家營銷公司希望為客戶縮短交貨時間。

一名經(jīng)理使用VSM來繪制從生產(chǎn)到交付的生產(chǎn)流程圖，并發(fā)現(xiàn)通過重新調(diào)整他們的初步設(shè)計(jì)階段，可以簡化跨部門的溝通，為每個項(xiàng)目縮短10單位非計(jì)費(fèi)工作時。

價(jià)值流映射適用于：可視化復(fù)雜過程、發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)的步驟。

6. 五個“WHY（為什么）”

5個“為什么”的核心思想是用理論指導(dǎo)事實(shí)，最終達(dá)到解決問題的目的。

一旦我們發(fā)現(xiàn)了一個問題，應(yīng)用5個“為什么”技巧看起來就很簡單了：即要問5次“為什么？”。

這是有孩子的父母都很熟悉的策略，這個策略可能早就讓他們頭痛不已。

這種方法之所以奏效，是因?yàn)樗仁刮覀円允聦?shí)和證據(jù)為基礎(chǔ)。

面對問題，我們不是首先對發(fā)生的事情做出反應(yīng)，而是思考到底發(fā)生了什么才導(dǎo)致了問題的出現(xiàn)。

我們每回答一個“為什么”，就更接近問題的核心。

一旦我們有了一個明確的答案，問問自己為什么這個答案是正確的。

重復(fù)這個過程，直到我們得到最后那個俄羅斯套娃式的答案。解決了最后一個問題，我們也就可以解決之前提出的4個更寬泛的“為什么”。

采用5個“為什么”方法進(jìn)行流程優(yōu)化的例子：

在開學(xué)時，一款效率應(yīng)用程序的銷售并不不理想。

開發(fā)商采用這5個“為什么”方法來找出學(xué)生們不愿免費(fèi)注冊的可能原因。

問第1個“為什么”后找出的原因是：免費(fèi)試用的注冊人數(shù)很低。

問第2個“為什么”后找出的原因是：登陸頁面的轉(zhuǎn)化率很低。

問第3個“為什么”后找出的原因是：許多用戶放棄了注冊過程。

問第4個“為什么”后找出的原因是：超過60%的用戶在看到注冊表單的第一頁后就離開了。

問第5個“為什么”后找出的原因是：注冊表單的第二頁需要信用卡信息。

通過對各原因綜合分析，他們決定取消信用卡輸入要求，并在本學(xué)期晚些時候重新開展注冊活動。

5個“為什么”方法適用于：找到復(fù)雜問題的核心。

7.?5 s

我們不要把5 s和在上一種方法介紹中提出的5個“Y's”（為什么）相混淆。

5s是一個可以創(chuàng)建更高效、更有序的物理工作空間的實(shí)用精益模式。

每個“S”都是基于一個日語術(shù)語，恰巧也是以“S”音開頭。5個“S”的含義依次是：

●?整理（Seiri）：將必要的和不必要的項(xiàng)目分開，去掉當(dāng)前流程不需要的任何東西。

●?排序（Seiton）：一旦我們只剩下了自己需要的物品，就把它們整理好，這樣就很容易找到并隨時使用它們。

●?擦亮（Seiso）：給我們新整理的空間（虛擬的或物理的）做次深度清潔，來設(shè)置一個新的標(biāo)準(zhǔn)。

●?標(biāo)準(zhǔn)化（Seiketsu）：通過雇傭?qū)I(yè)人員或在內(nèi)部輪換特定崗位來繼續(xù)保持空間的清潔。

●?維持（Shitsuke）：制定一項(xiàng)計(jì)劃，來保持我們明亮、閃光、有序的新辦公室的新標(biāo)準(zhǔn)。

采用5s方法進(jìn)行流程優(yōu)化的例子：

在進(jìn)入一個新的工作場所后，一個發(fā)展中的初創(chuàng)公司很快就會用新設(shè)備、新工作站和新員工更新這個地方。

他們?nèi)拥暨^時的設(shè)備（整理），在新空出的壁櫥里儲存辦公用品（排序），雇傭清潔公司在周末做一次深度清潔（擦亮），安排清潔工每周都做清潔（標(biāo)準(zhǔn)化），并實(shí)施兩年一次的“物品審查”以減少雜亂（維持）。

5s適用于：創(chuàng)造一個有序的工作環(huán)境。

8. 計(jì)劃-實(shí)施-研究-行動

“計(jì)劃-實(shí)施-研究-行動（PDSA，Plan-Do-Study-Act）”有時也被稱為PDCA（將“研究”替換為“檢查”）。

它是一種精益方法，用于衡量變更的有效性。

它雖然不能幫助我們找到新的解決方案或識別出問題，但它可以證明我們的流程優(yōu)化解決方案是否具有預(yù)期的效果。

這一方法的四個步驟分別是：

●?計(jì)劃

清楚地定義一個具體的問題、與該問題相關(guān)的可測量的目標(biāo)、解決該問題的具體變化以及可以證明該變化有效性的可量化指標(biāo)。

為了加強(qiáng)這一步，可結(jié)合5個“為什么”（鎖定問題）或SWOT分析（明確目標(biāo)）進(jìn)行定義。

●?實(shí)施

把計(jì)劃付諸行動。

因?yàn)檫@個過程的目的是證明變更的有效性，所以要標(biāo)記一個性能基線，以便與以后的結(jié)果進(jìn)行比較。

然后，確定一個時間軸，并繼續(xù)記錄數(shù)據(jù)，直到一段時間后從變化中看到可測量的結(jié)果。

●?研究

在確定的時間軸末尾，把變更后的性能與我們標(biāo)記的基線做對比。

回顧一下我們早期設(shè)定的目標(biāo)，看看我們所做的改變是否達(dá)到了所期望的效果。

●?行動

如果我們所做的變更成功地解決了“計(jì)劃”步驟中列出的問題，那么變更是有效的！

將變更集成到我們正在進(jìn)行的流程中。

如果變更沒有解決問題，請使用新的解決方案重新開始此過程。

采用PDSA方法進(jìn)行流程優(yōu)化的例子：

一家旅游公司的營銷郵件查看率一直在下降，他們希望在夏季來臨之際提高用戶的參與度。

公司決定縮短主題行并增加表情符號，這樣就可能有助于提高查看率，目標(biāo)是至少提高15%（計(jì)劃）的查看率。

在三個月的時間里，他們隨機(jī)將一半的聯(lián)系人分成A組和B組進(jìn)行測試，讓他們接收相同的電子郵件，只是A組的郵件包括了較長的純文本主題行，B組的郵件包括了帶有表情符號的簡短主題行（實(shí)施）。

三個月后，公司發(fā)現(xiàn)B組（研究）的查看率提高了23%。

展望未來，他們?yōu)橹黝}行設(shè)置了最長字符數(shù)限定，并制定了政策：所有營銷電子郵件至少包含一個表情符號。

PDSA適用于：證明特定變更的有效性。

9 .全面質(zhì)量管理

正如其名，全面質(zhì)量管理（TQM，Total Quality Management）采用了一種整體的哲學(xué)，通過發(fā)現(xiàn)和糾正問題并賦予員工權(quán)力來提高績效、交付成果和客戶體驗(yàn)。

全面質(zhì)量管理是一個不斷發(fā)展的流程，它能夠減少錯誤，提高效率，并確保各級員工都擁有工作所需的資源。

在實(shí)施全面質(zhì)量管理時，有一些一般的指導(dǎo)原則需要牢記：

a. 質(zhì)量不斷提高

“質(zhì)量”的含義可能因業(yè)務(wù)而異，但我們可以通過客戶的期望來衡量它。

不管怎么說，質(zhì)量決定我們的產(chǎn)品或服務(wù)是否滿足價(jià)值預(yù)期。

b. 質(zhì)量改進(jìn)是每個人的責(zé)任

全面質(zhì)量管理要求組織中的每個人對成功負(fù)責(zé)。

為讓非管理人員履行他們所有的基本職能，應(yīng)該對他們進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)、配置適當(dāng)?shù)脑O(shè)備，管理部門負(fù)責(zé)找出培訓(xùn)和資源方面的差距，然后解決這些問題。

c. 質(zhì)量改進(jìn)是一個持續(xù)的流程

我們不能期望質(zhì)量改進(jìn)達(dá)到完美，但我們可以期望隨著時間的推移它會變得更好。

全面質(zhì)量管理不是一次性的解決方案，而是一種持續(xù)改進(jìn)和完善的理念。

d. 質(zhì)量改進(jìn)應(yīng)該是可證明的

如果我們想繼續(xù)改進(jìn)，就需要看到可量化的進(jìn)展。

將可量化的指標(biāo)應(yīng)用于產(chǎn)品質(zhì)量的特定屬性，設(shè)定目標(biāo)，并進(jìn)行有針對性的更改，以幫助實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)（KPIs，Key Performance Indicators）。

采用全面質(zhì)量管理方法流程優(yōu)化的例子：

一家教育科技公司的主要競爭對手的類似軟件功能更強(qiáng)大，價(jià)格很接近，這家公司中逐漸失去競爭優(yōu)勢。

這家公司采用全面質(zhì)量管理流程，為發(fā)現(xiàn)內(nèi)部增長機(jī)會，對每個部門都進(jìn)行全面審計(jì)。

管理團(tuán)隊(duì)參加流程優(yōu)化研討會，銷售團(tuán)隊(duì)每月接受外部專業(yè)人士培訓(xùn)，市場營銷團(tuán)隊(duì)做出一筆預(yù)算用來整修網(wǎng)站，產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)通過與大學(xué)教師見面學(xué)習(xí)如何更好地滿足客戶的需求并改變自己的產(chǎn)品。

全面質(zhì)量管理適用于：建立一個持續(xù)改進(jìn)的框架。

—4—

執(zhí)行優(yōu)化的 5 個步驟

圖4. 執(zhí)行優(yōu)化的五個步驟

無論我們選擇探索這些流程優(yōu)化技術(shù)中的哪一種，它們都普遍存在一個我們期待的用來解決問題的、進(jìn)行流程優(yōu)化的總體結(jié)構(gòu)：

第一步：發(fā)現(xiàn)問題。

如果我們不知道問題出在哪里，就無法做得更好。

流程優(yōu)化首先要明確需要解決的問題。

第二步：明確我們的目標(biāo)。

“更好”并不是一個足夠具體的最終目標(biāo)。

即使我們不能期望創(chuàng)造一個完美的流程，也可以設(shè)定可實(shí)現(xiàn)的、可量化的目標(biāo)來證明我們的進(jìn)步。

第三步：做出改變。

通過從發(fā)現(xiàn)問題到拿出解決方案的增量改變，采取措施實(shí)現(xiàn)優(yōu)化目標(biāo)。

第四步：量化進(jìn)展情況。

將分析應(yīng)用到改變中，這樣我們就可以監(jiān)控為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而取得的進(jìn)展，并查看優(yōu)化工作的有效性（或無效）。

第五步：不斷改進(jìn)。

如果一個策略不起作用，再試一次。

如果它確實(shí)有效，將其整合到流程中并繼續(xù)尋找下一個低效率的地方。

—5—

3款流程優(yōu)化軟件介紹

軟件可以使流程優(yōu)化策略更容易實(shí)現(xiàn)，也更容易被采用。

從任務(wù)管理到可視化再到自動化，這些解決方案可以幫助我們精簡工作流程并減少浪費(fèi)，節(jié)約出更多地時間和資源去專注于更重要的工作。

流程優(yōu)化軟件看板：

以下這些應(yīng)用程序像一個清晰的儀表指示盤，它們把工作流程分解為板塊、列表和卡片，來幫助我們優(yōu)化工作流程。

1. 項(xiàng)目管理軟件

如果我們跨多個部門同時處理很多項(xiàng)目，可以使用項(xiàng)目管理應(yīng)用程序來組織我們的流程，簡化跨團(tuán)隊(duì)的協(xié)作。

2. 流程圖和圖表

當(dāng)我們的工作流程被繪制出來時，優(yōu)化就變得很容易了。

使用可視化軟件創(chuàng)建流程圖、圖表和其他可視化輔助工具，讓我們的流程一目了然，這樣我們就可以從中找到障礙和不必要的時間消耗流程。

3. 自動化軟件

沒有什么能比自動化更有優(yōu)勢了，自動化軟件可以簡化部門間的工作。

通過連接公司內(nèi)部使用的所有應(yīng)用程序，我們可以使用Zapier將自動化應(yīng)用于所有工作流程中。

Zapier是一個無代碼自動化工具，它可以把我們的應(yīng)用程序連接到自動化的工作流程中，這樣每個人和每個企業(yè)都能以不斷提高的速度前進(jìn)。

請大家更多地了解它的工作原理吧。

就像家居裝修一樣，流程優(yōu)化是永無止境的。

在一所房子里，總會有一堵墻要刷，總會有一件家具要更換，總會有一條裂縫要修補(bǔ)，總會有一面鏡子要去掛。

任何企業(yè)和組織的運(yùn)行都如同這所房子一樣，總有要更改的地方。

關(guān)鍵是，我們要通過更智能的工作流程、深入的分析、深思熟慮的變更，以及理想的自動化，一直為實(shí)現(xiàn)更好、更高效的工作流程不斷努力。

-END-

文章來源：網(wǎng)絡(luò)（如侵聯(lián)刪）