2023年全網(wǎng)推薦最多的10大文檔管理軟件
在早期，文檔管理軟件主要是為了將企業(yè)內(nèi)部海量的電子文檔集中存儲(chǔ)、管理，通過設(shè)置共享權(quán)限進(jìn)行內(nèi)部員工的文檔分發(fā)，有些甚至可能要提供API接口，便于將ERP、OA等系統(tǒng)的文檔納入其中，形成企業(yè)文檔管理中心。
而隨著時(shí)間的發(fā)展，市場(chǎng)上幾乎所有的文檔管理軟件都在此基礎(chǔ)上整合了協(xié)作功能。希望通過增加文件評(píng)論、多人在線協(xié)作編輯、實(shí)時(shí)同步、在線分享等功能，滿足團(tuán)隊(duì)協(xié)作需求，以做到差異化獲取更多用戶。
但現(xiàn)在有些人將其劃分為純文檔管理軟件和整合協(xié)作功能軟件并不準(zhǔn)確。而根據(jù)使用的人群、使用場(chǎng)景的差異進(jìn)行細(xì)分可能更能幫助大家找到適合自己的文檔管理軟件，比如產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)的文檔管理軟件要求與研發(fā)過程關(guān)聯(lián)、營銷團(tuán)隊(duì)更偏向于產(chǎn)材料的對(duì)外分享等。這就衍生出知識(shí)庫軟件、企業(yè)網(wǎng)盤、在線文檔這么幾類，并再基礎(chǔ)上再細(xì)分。
所以文章在整理文檔管理軟件的過程中將著重介紹該軟件的適合使用場(chǎng)景\人群、功能、優(yōu)缺點(diǎn)等。
一、國內(nèi)外頂級(jí)的10款文檔管理軟件對(duì)比
1.PingCode
知識(shí)庫類型的文檔管理工具，國內(nèi)很多團(tuán)隊(duì)最推薦的知識(shí)庫工具之一，產(chǎn)品口碑極好。
主要用于搭建團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫、文檔管理、多人協(xié)作編輯、文檔對(duì)外分享等。適用于企業(yè)幾乎所有類型團(tuán)隊(duì)，因?yàn)槟荜P(guān)聯(lián)需求、測(cè)試、缺陷等環(huán)節(jié)，所以在軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)的使用體驗(yàn)可能遠(yuǎn)超其他團(tuán)隊(duì)。
PingCode 知識(shí)庫工具的核心使用場(chǎng)景：
產(chǎn)研文檔管理，如：技術(shù)規(guī)范、PRD需求文檔、測(cè)試說明、流程制度說明；
銷售/客服支持，如：產(chǎn)品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、在線手冊(cè)等；
教育/培訓(xùn)，如：幫助培訓(xùn)師和學(xué)員共享、管理和學(xué)習(xí)資料、視頻，提高學(xué)習(xí)效率和質(zhì)量；
官網(wǎng)文檔，如：幫助中心、操作手冊(cè)等資料直發(fā)布到對(duì)外網(wǎng)站上，搭建對(duì)外宣傳和幫助支持窗口；
建立內(nèi)部問答社區(qū)，如：公告發(fā)布（新制度、公示、月報(bào)…）、資料收集、創(chuàng)意征集、內(nèi)部問題討論、競(jìng)品情報(bào)等；
PingCode 知識(shí)庫工具功能包括但不限于：
多人實(shí)時(shí)在線協(xié)同編輯、信息實(shí)時(shí)保存同步、歷史版本快速追溯；
文檔支持共享、關(guān)注、評(píng)論、批注，可在消息/飛書等第三方賬號(hào)收到提醒；
支持富文本編輯，支持插入圖片、表格、思維導(dǎo)圖、視頻、Markdown、代碼塊、頁面、附件等，支持模板創(chuàng)建、復(fù)用；
與研發(fā)項(xiàng)目管理、測(cè)試管理具體工作項(xiàng)深度關(guān)聯(lián)，形成“需求-開發(fā)-測(cè)試-知識(shí)沉淀”管理閉環(huán)；
頁面與工作項(xiàng)相互關(guān)聯(lián)，頁面支持插入工作項(xiàng)及工作狀態(tài)，具體工作項(xiàng)可直接關(guān)聯(lián)知識(shí)庫或頁面；
支持頁面級(jí)的權(quán)限管控、以及水印、審計(jì)等安全能力；
軟件優(yōu)點(diǎn)：
產(chǎn)品開箱即用，簡(jiǎn)單易上手，產(chǎn)品服務(wù)口碑好；
為25人以下團(tuán)隊(duì)免費(fèi)提供基礎(chǔ)版本；
國產(chǎn)化，支持信創(chuàng)、麒麟等；
支持私有部署、定制化以及Saas等購買方式；
國際信息安全體系認(rèn)證和精細(xì)權(quán)限管控，安全有保障；
軟件缺點(diǎn)：
不支持多語言；
無法滿足百度百科這類知識(shí)庫的搭建；
【PingCode功能體驗(yàn)通道】https://datayi.cn/w/GR4vKbLo
2.Worktile
多合一的文檔管理工具：企業(yè)網(wǎng)盤+項(xiàng)目管理+審批+IM等。
Worktile 是國內(nèi)市場(chǎng)占有率最高的項(xiàng)目管理軟件，針對(duì)企業(yè)文檔、圖像、音頻、視頻等文件的儲(chǔ)存打造了企業(yè)網(wǎng)盤模塊。Worktile 網(wǎng)盤的優(yōu)勢(shì)是提供無存儲(chǔ)上限的網(wǎng)盤，以及安全高速的上傳、下載及預(yù)覽體驗(yàn)。
在整體上，Worktile 被廣泛用于電商、市場(chǎng)活動(dòng)、律所項(xiàng)目、生產(chǎn)制造、行政、財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)、工程、教育、科研等幾乎包含所有類型的項(xiàng)目。
在功能上Worktile 是一個(gè)工具集合，它具備OKR目標(biāo)管理、項(xiàng)目管理、項(xiàng)目集管理、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目成本管理、企業(yè)網(wǎng)盤、審批、簡(jiǎn)報(bào)等能力。并且具備強(qiáng)大的自定義能力，能夠配置出符合各種項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的流程、表單、字段、數(shù)據(jù)報(bào)表，以及具備豐富的模板市場(chǎng)。
優(yōu)缺點(diǎn)：作為企業(yè)網(wǎng)盤滿足文檔管理需求，同時(shí)也能滿足企業(yè)大部分管理需求，所以非常適合中小企業(yè)，避免買多個(gè)工具。缺點(diǎn)就是不純粹，對(duì)只找企業(yè)網(wǎng)盤的企業(yè)來說多很多沒用的功能。
【W(wǎng)orktile功能體驗(yàn)通道】https://datayi.cn/w/4Rzb3MLR
3.堅(jiān)果云
純企業(yè)網(wǎng)盤類型的文檔管理工具，不僅可以管理文檔，還可以管理其他類型的信息，如圖像、音頻、視頻、PS工程文件等。除了文件存儲(chǔ)、共享協(xié)作能力之外，還具備OCR掃描、建立本地同步文件夾、桌面文件自動(dòng)備份等優(yōu)點(diǎn)。?
但無法像下面要講的Gitbook、PingCode那樣，結(jié)構(gòu)化的文檔管理，也不能像Worktile那樣將云盤文件直接發(fā)送到聊天窗口，做項(xiàng)目管理等。更多是做企業(yè)云端存儲(chǔ)工具使用。
網(wǎng)址：?https://www.jianguoyun.com/?
關(guān)于企業(yè)網(wǎng)盤國內(nèi)知名的還有億方云、百度企業(yè)網(wǎng)盤、聯(lián)想企業(yè)網(wǎng)盤等等。不過功能大體類似，所以這里就不再一一介紹。
4.Gitbook
海外熱門知識(shí)庫工具，最適合軟件開發(fā)者作為個(gè)人知識(shí)庫使用，所以知乎上才有非常多人評(píng)價(jià)這個(gè)工具適合程序員用來寫博客和書。除了具備大量的技術(shù)文檔所需的功能外，該知識(shí)庫還能將文檔發(fā)布到github博客。
當(dāng)然，它也具備團(tuán)隊(duì)協(xié)作功能，但如果是用來作為團(tuán)隊(duì)文檔的管理工具，還是不如PingCode來的好用。?
優(yōu)點(diǎn)：
類似一本書的集中管理方式
支持多人協(xié)作寫作，對(duì)于個(gè)人寫作保存在github上也是極其爽的一件事情
支持本地圖片插入
支持build成靜態(tài)網(wǎng)頁，自己部署方便
喜歡搗騰的可以去添加各種插件豐富自己的需求（雖然不能完全滿
缺點(diǎn)：
1. 以一本書籍作為起點(diǎn)，單篇文章只能放在一個(gè)項(xiàng)目中才行
2. 提供的編輯器使用git來記錄，每次sava 都要commit一次，commit太多記錄
3. 使用git保存，有些時(shí)候會(huì)莫名其妙的丟失一小部分?jǐn)?shù)據(jù)，可能是跟自己的操作速度有點(diǎn)快有關(guān)，或則是忘記保存
4. 對(duì)于本地build的技能對(duì)于非程序員來說還是有點(diǎn)難的。
5. 有時(shí)候需要翻墻才能訪問他們的網(wǎng)站
網(wǎng)址：?https://www.gitbook.com/?
5.MediaWiki
MediaWiki全球比較著名的開源wiki程序之一，維基百科就是基于該工具搭建，最適合企業(yè)用來搭建百科、知識(shí)庫查詢等用途。不過這是一個(gè)開箱即用的工具，它需要開發(fā)人員配置開發(fā)等才能投入使用。?
工具優(yōu)點(diǎn)：
經(jīng)受過重量級(jí)應(yīng)用的考驗(yàn)，功能豐富卻架設(shè)簡(jiǎn)單；
全世界最大的wiki項(xiàng)目維基百科是使用mediawiki的成功范例，數(shù)據(jù)量、訪問量都超級(jí)龐大；
mediawiki的功能非常豐富，支持多語言版本，充分滿足知識(shí)站點(diǎn)的需要；
運(yùn)行環(huán)境要求很低，架設(shè)過程簡(jiǎn)潔，即使新手也可以迅速建立自己的站點(diǎn)。
工具缺點(diǎn)：
強(qiáng)大的功能帶來了非常高的學(xué)習(xí)成本；
除此以外，作為國外工具永遠(yuǎn)存在的風(fēng)險(xiǎn)都是禁用，俄羅斯就是很好的例子；
需要開發(fā)人員配置開發(fā)維護(hù)才可使用；
網(wǎng)址：?https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki?
6.騰訊文檔
類似的產(chǎn)品還有石墨文檔、金山文檔等等。這類的工具核心能力優(yōu)勢(shì)是在文檔高效便捷的協(xié)作與分享，在構(gòu)建知識(shí)庫、幫助中心、電子書等方面雖然能做，但在結(jié)構(gòu)化、頁面級(jí)別的權(quán)限管控等方面都不及PingCode、Gitbook等專業(yè)的知識(shí)庫產(chǎn)品。?
相信大家也能觀察到，身邊非常多人用騰訊文檔做表格協(xié)作分享，但基本很少人用它做筆記/文檔的管理工具。我們可以對(duì)比以下，比如以下是Worktile使用PingCode知識(shí)庫打造并發(fā)布的幫助中心文檔，是不是覺得用來管理文檔很舒服。
網(wǎng)址：?https://docs.qq.com/?
7.Confluence
也是一個(gè)為軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)打造的團(tuán)隊(duì)級(jí)知識(shí)庫子產(chǎn)品，由澳大利亞 Atlassiana 公司打造，在國內(nèi)算是比較知名的的企業(yè)知識(shí)管理與協(xié)同軟件，與國內(nèi)的PingCode知識(shí)管理子產(chǎn)品類似，可以用于構(gòu)建企業(yè)wiki，具有成熟的功能，能夠直接關(guān)聯(lián)研發(fā)管理的各環(huán)節(jié)。?
Confluence 優(yōu)勢(shì)在于集成了非常多的知名插件，幾乎能夠?qū)⒐ぷ餍枰能浖c其打通。但比較遺憾的是，很貴，而且針對(duì)大陸用戶停售本地版。
工具優(yōu)缺點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)化文檔管理、豐富的文檔模板、非常豐富的插件，Confluence 集成了國外幾乎所有主流的工具。缺點(diǎn)是：隨著人數(shù)的增加，訪問速度會(huì)變得很慢，管理變得復(fù)雜；Confluence非常昂貴，例如100人的情況下，Confluence需要10萬大洋/年，而國內(nèi)的PingCodeWiki等同類工具只需要2-3萬/年。國內(nèi)不設(shè)公司，服務(wù)全部由代理商完成，而且價(jià)格不便宜(有的代理實(shí)施費(fèi)用1萬/天)。
網(wǎng)址：?https://www.atlassian.com/software/confluence?
8.Notion
這也是一款多合一的文檔管理工具：知識(shí)庫+日程+項(xiàng)目管理等，與Worktile不同的是，Notion主要是針對(duì)個(gè)人和小團(tuán)隊(duì)打造。最近它又增加了一個(gè)新的神器AI，程度堪比Chatgpt。
和傳統(tǒng)的文檔管理軟件不同，Notion采用了模塊化的設(shè)計(jì)，每個(gè)段落都是一個(gè)獨(dú)立的區(qū)塊，可以自由拖拽和布局，而且區(qū)塊還可以設(shè)置為各種類型，包括標(biāo)題、待辦、列表、引用、圖片、視頻等，甚至還提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入網(wǎng)頁片段、代碼、思維導(dǎo)圖、流程圖等模塊，創(chuàng)建內(nèi)容豐富的文檔。?
缺點(diǎn)就是：
網(wǎng)絡(luò)問題，受中國各地區(qū)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)情況影響；
豐富的功能必然的帶來了較高的上手門檻，如果你只是想找一個(gè)單純的知識(shí)庫，那它可能并不適合；
離線模式不支持。
中文搜索和分詞及其糟糕，操作界面不支持中文；
網(wǎng)址：?https://www.notion.so/?
最后再來給大家介紹兩款免費(fèi)的文檔管理工具，大家都喜歡的。
9.語雀
知識(shí)庫工具，雖然也具備團(tuán)隊(duì)協(xié)作功能但并不強(qiáng)，個(gè)人覺得做人知識(shí)庫或者筆記工具足夠了。因?yàn)檫@是2015年才在螞蟻內(nèi)部孵化的項(xiàng)目，2022年發(fā)布移動(dòng)端，所以功能并不成熟。
語雀和其他知識(shí)庫工具一樣，使用了“結(jié)構(gòu)化知識(shí)庫管理”，形式上類似書籍的目錄。與其他產(chǎn)品可以隨意建立文檔不同，語雀上的每一篇文檔必須屬于某一個(gè)知識(shí)庫，語雀希望通過這樣的產(chǎn)品設(shè)計(jì)，來從源頭上幫助用戶建立起知識(shí)管理的意識(shí)，培養(yǎng)良好的知識(shí)管理習(xí)慣。除此以外，它能夠滿足“卡片筆記”這種方法論下的筆記記錄方式。?
功能上具有全局搜索、插入功能豐富（比如思維導(dǎo)圖等）、畫板功能好用、操作體驗(yàn)不錯(cuò)。
但缺點(diǎn)也明顯，移動(dòng)端功能非常有限、更適合個(gè)人，團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力較弱；無法保持登錄，經(jīng)常需要重復(fù)登錄；有些用戶吐槽交互設(shè)計(jì)反人類。
網(wǎng)址：：?https://www.yuque.com/?
10.飛書文檔
飛書有非常多人夸，但這個(gè)東西完全看個(gè)人怎么用。站在中小團(tuán)隊(duì)管理來說，因?yàn)槭嵌嗪弦还芾砉ぞ?，功能也相?duì)成熟，免費(fèi)版功能豐富，所以很大程度可以滿足中小團(tuán)隊(duì)管理、白嫖，節(jié)省成本的需求。
但如果是在有其他管理工具的前提下，找的是一個(gè)單純的文檔管理軟件，那么它冗余的功能就成了負(fù)擔(dān)，不僅增加學(xué)習(xí)成本，還會(huì)影響團(tuán)隊(duì)效率，效果反而不及語雀、Gitbook等單場(chǎng)景工具。?
再如果是要產(chǎn)品研發(fā)團(tuán)隊(duì)參與使用，那么使用效果可能又不如PingCode、Confluence來的好，因?yàn)樗⒉淮蛲ㄑ邪l(fā)全流程，無法與研發(fā)中所有工具打通。像這樣的例子還有很多，這里就不再列舉。
網(wǎng)址：?https://www.feishu.cn/?
以上就是關(guān)于企業(yè)文檔管理軟件的盤點(diǎn)和對(duì)比，希望以上文檔管理軟件的介紹可以幫助大家找到合適的管理工具。
