常用的控制方法

在組織控制過(guò)程中，由于控制目標(biāo)、控制要求和控制對(duì)象的不同，應(yīng)選擇合適的控制方法和手段。

一、資金控制：是管理當(dāng)局和財(cái)務(wù)組織對(duì)資金運(yùn)動(dòng)和日常財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行管理控制的一系列制度安排資金控制，是內(nèi)部控制的重點(diǎn)。最常見(jiàn)的資金控制方法有預(yù)算控制、財(cái)務(wù)控制、財(cái)務(wù)報(bào)表分析等。

預(yù)算控制是根據(jù)預(yù)算規(guī)定的收入與支出標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)檢查和監(jiān)督各部門(mén)活動(dòng)，以保證組織經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，并使費(fèi)用支出受到嚴(yán)格有效約束的過(guò)程。

財(cái)務(wù)控制是指組織通過(guò)對(duì)其財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行組織、指導(dǎo)、監(jiān)控和約束，促使其財(cái)務(wù)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的管理活動(dòng)，它是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的核心環(huán)節(jié)。

財(cái)務(wù)報(bào)表分析是以企業(yè)基本活動(dòng)為對(duì)象、以財(cái)務(wù)報(bào)表為主要信息來(lái)源、以分析和綜合為主要方法的系統(tǒng)認(rèn)識(shí)企業(yè)的過(guò)程，其目的是了解過(guò)去、評(píng)價(jià)現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來(lái)，以幫助報(bào)表使用人改善決策。

二、時(shí)間控制：用時(shí)間技巧、技術(shù)和工具幫助企業(yè)完成工作，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。這些技巧和工具中最常用的是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。

甘特圖，也稱(chēng)為條狀圖，是亨利·甘特在1917年開(kāi)發(fā)的，其內(nèi)在思想簡(jiǎn)單，基本是一條線條圖，橫軸表示時(shí)間，縱軸表示活動(dòng)，線條表示在整個(gè)期間上計(jì)劃和實(shí)際的活動(dòng)完成情況。甘特圖的優(yōu)勢(shì)是:能從時(shí)間上整體把握進(jìn)度，很清晰地表達(dá)每一項(xiàng)任務(wù)的起始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間，且簡(jiǎn)單、直觀、容易制作、便于理解，一般適用于比較簡(jiǎn)單的小型項(xiàng)目?？捎糜赪BS的任何層次、進(jìn)度控制、資源優(yōu)化、編制資源和費(fèi)用計(jì)劃。 缺點(diǎn)是：不能系統(tǒng)地表達(dá)一個(gè)項(xiàng)目所包含的各項(xiàng)工作之間的復(fù)雜關(guān)系，難以進(jìn)行定量的計(jì)算和分析，難以進(jìn)行計(jì)劃等。

三、庫(kù)存控制：是對(duì)制造業(yè)或服務(wù)業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)全過(guò)程的各種物品，產(chǎn)成品以及其他資源進(jìn)行管理和控制，使其儲(chǔ)備保持在經(jīng)濟(jì)合理的水平上。庫(kù)存控制的方法包括定性庫(kù)存控制和定量庫(kù)存

1．定性庫(kù)存控制法，主要有ABC分類(lèi)法、CAV管理法。

ABC分類(lèi)法又稱(chēng)帕累托分析法，也叫主次因素分析法，是管理學(xué)中常用的一種方法。它是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征，進(jìn)行分類(lèi)排隊(duì)，分清重點(diǎn)和一般，從而有區(qū)別地確定管理方式的一種分析方法。由于它把被分析的對(duì)象分成A、B、C三類(lèi)，所以又稱(chēng)為ABC分析法。

CAV管理法是關(guān)鍵因素分析法，CAV的基本思想是把存貨按照關(guān)鍵性分成3～5類(lèi)：最高優(yōu)先級(jí)、較高優(yōu)先級(jí)、中等優(yōu)先級(jí)、較低優(yōu)先級(jí)。ABC分類(lèi)法中C類(lèi)商品得不到應(yīng)有的重視，但往往會(huì)導(dǎo)致整個(gè)裝配線的停工。ABC分類(lèi)法往往需要關(guān)鍵因素分析法輔助。

2．定量庫(kù)存控制法，庫(kù)存的需求有兩種類(lèi)型：獨(dú)立需求和相關(guān)需求。

相關(guān)需求的庫(kù)存往往采用MRP物料需求計(jì)劃進(jìn)行控制。物資需求計(jì)劃MRP是指根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)各層次物品的從屬和數(shù)量關(guān)系，以每個(gè)物品為計(jì)劃對(duì)象，以完工時(shí)期為時(shí)間基準(zhǔn)倒排計(jì)劃，按提前期長(zhǎng)短區(qū)別各個(gè)物品下達(dá)計(jì)劃時(shí)間的先后順序，是一種工業(yè)制造企業(yè)內(nèi)物資計(jì)劃管理模式。

獨(dú)立需求的庫(kù)存往往通過(guò)定量訂貨模型和定期訂貨模型。定量訂貨法是指當(dāng)庫(kù)存量下降到預(yù)定的最低庫(kù)存量（訂貨點(diǎn)）時(shí)，按規(guī)定數(shù)量（一般以經(jīng)濟(jì)批量EOQ為標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行訂貨補(bǔ)充的一種庫(kù)存控制方法。

四、質(zhì)量控制：是為了通過(guò)監(jiān)視質(zhì)量形成過(guò)程，消除質(zhì)量環(huán)上所有階段引起不合格或不滿意效果的因素，以達(dá)到質(zhì)量要求，獲取經(jīng)濟(jì)效益，而采用的各種質(zhì)量作業(yè)技術(shù)和活動(dòng)。常見(jiàn)的質(zhì)量控制方法有分層法、調(diào)查表、因果圖、排列圖、散布圖、直方圖、控制圖等。

1．分層法

分層法，又稱(chēng)數(shù)據(jù)分層法、分類(lèi)法、分組法、層別法，就是把性質(zhì)相同的問(wèn)題點(diǎn)，在同一條件下收集的數(shù)據(jù)歸納在一起，以便進(jìn)行比較分析的一種方法。

2．控制圖

控制圖，又稱(chēng)管理圖，是對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品質(zhì)量狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)控制的統(tǒng)計(jì)工具，是質(zhì)量控制中最重要的方法。

3．因果圖

因果分析圖，也稱(chēng)特性要因圖，又因其開(kāi)頭常被稱(chēng)為樹(shù)枝圖或魚(yú)刺圖，是一種系統(tǒng)分析某個(gè)質(zhì)量問(wèn)題與其產(chǎn)生原因之間關(guān)系的工具。

4．排列圖

排列圖，又稱(chēng)柏拉圖、Pareto圖，是將出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題和質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目按照重要程度依次排列而采用的一種圖表。

5．散布圖

散布圖，又稱(chēng)相關(guān)圖，在質(zhì)量控制中它是用來(lái)顯示兩種質(zhì)量數(shù)據(jù)之間關(guān)系的一種圖形。

6．直方圖

直方圖法，又稱(chēng)頻數(shù)分布直方圖、質(zhì)量分布圖，它是將搜集到的質(zhì)量數(shù)據(jù)進(jìn)行分組整理，繪制成頻數(shù)分布直方圖，用以描述質(zhì)量分布狀態(tài)的一種分析方法。

7．調(diào)查表

調(diào)查表，又名核查表、檢查表、統(tǒng)計(jì)分析表，是利用統(tǒng)計(jì)表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整體和初步原因分析的一種表格型工具，常用于其他工具的前期統(tǒng)計(jì)工作。

五、其他控制方法

1．安全控制

安全控制是運(yùn)用現(xiàn)代安全管理原理、方法和手段，分析和研究各種不安全因素，從技術(shù)上、組織上和管理上采取有力的措施，解決和消除各種不安全因素，防止事故的發(fā)生。安全控制包括人身安全、財(cái)產(chǎn)安全、資料安全等方面的內(nèi)容。

2．人員控制

人員控制是指一系列控制方法，這些控制方法能夠使員工專(zhuān)業(yè)、敬業(yè)并且自覺(jué)地做好工作?？刂乒ぷ鲝母旧蟻?lái)說(shuō)是對(duì)人的控制。常用方法有理念引導(dǎo)、規(guī)章約束、工作表現(xiàn)鑒定。

3．信息控制

信息控制是指組織為了實(shí)現(xiàn)組織的整體目標(biāo)采用各種信息控制方法對(duì)組織活動(dòng)的各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督、調(diào)節(jié)。常見(jiàn)方法有管理信息系統(tǒng)、會(huì)議、報(bào)告制度、合同評(píng)審等。

有效的控制

一、控制失效的原因

1．控制缺乏客觀性：控制系統(tǒng)的建立、標(biāo)準(zhǔn)的確定、方法的選用脫離了組織的實(shí)際或和組織的其他管理職能特別是計(jì)劃只能脫節(jié)；控制活動(dòng)中控制者常常用主觀感受代替客觀評(píng)價(jià)。

2．控制目標(biāo)扭曲：重視局部控制，導(dǎo)致忽視組織整體目標(biāo)；對(duì)規(guī)則、程序和預(yù)算等控制手段和方法的關(guān)注大于組織整體目標(biāo)；"不是組織在運(yùn)用控制職能，而是控制在束縛著組織的現(xiàn)象”時(shí)有發(fā)生。

3．控制失當(dāng)：對(duì)控制的關(guān)鍵點(diǎn)的遺漏或疏忽；糾正偏差的滯后；控制過(guò)少或過(guò)多。

4．控制彈性不足

5．忽視人的因素

（二）有效控制的要求

1．有效控制的基本前提

（1）明確的計(jì)劃。

（2）負(fù)責(zé)控制工作的機(jī)構(gòu)。

（3）暢通的信息反饋渠道。

2．具體要求

（1）及時(shí)性：最好能在偏差未產(chǎn)生之前，就注意到偏差產(chǎn)生的可能性，從而預(yù)先采取必要的防范措施，防止偏差的產(chǎn)生；建立企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況預(yù)警系統(tǒng)。

（2）一致性：與計(jì)劃一致；與組織結(jié)構(gòu)一致。

（3）標(biāo)準(zhǔn)要客觀合理性：標(biāo)準(zhǔn)必須符合組織實(shí)際情況，而客觀的控制源于對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況及其變化的客觀了解和評(píng)價(jià)；用客觀的標(biāo)準(zhǔn)、態(tài)度和準(zhǔn)確的檢測(cè)手段，克服管理尤其是控制的主觀成份。

（4）要突出重點(diǎn)：在建立控制系統(tǒng)時(shí)找出影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵因素，并據(jù)此在相關(guān)環(huán)節(jié)上設(shè)立預(yù)警系統(tǒng)或關(guān)鍵控制點(diǎn)；管理者不能也不必事無(wú)巨細(xì)地對(duì)組織活動(dòng)的方方面面都進(jìn)行控制，而是要針對(duì)重要的、關(guān)鍵的因素實(shí)施重點(diǎn)控制。

（5）要具有靈活性或彈性：控制系統(tǒng)能適用主客觀條件的變化，持續(xù)地發(fā)揮作用；如果主客觀情況發(fā)生變化，控制系統(tǒng)能靈活調(diào)整適用新變化。

（6）例外原則：管理者將控制工作重點(diǎn)放在計(jì)劃實(shí)施中的例外情況上，可以使他們把有限的精力集中在真正需要引起注意和重視的問(wèn)題上；在實(shí)際工作中，例外原則必須與控制關(guān)鍵問(wèn)題的原則結(jié)合起來(lái)，注意關(guān)鍵問(wèn)題上的例外情況。

（7）經(jīng)濟(jì)性原則：是指控制過(guò)程中的人力、物力、財(cái)力的消耗，必須與控制的必要性程度與其效果相適應(yīng)；遵循控制的經(jīng)濟(jì)性，必須做到：一是實(shí)行有選擇的控制；二是要努力降低控制過(guò)程中的各項(xiàng)耗費(fèi)，改進(jìn)控制方法和手段。

（8）迅速反饋和便于溝通

反饋不真實(shí)的影響因素：上級(jí)好大喜功，下級(jí)報(bào)喜不報(bào)憂；下級(jí)故意隱瞞，逃避責(zé)任。

反饋不及時(shí)的原因：層次、環(huán)節(jié)太多，程序繁瑣。

（9）應(yīng)有糾正措施。