使用有效的組織戰(zhàn)略、方法和技術(shù)，可以成功啟動(dòng)并制度化企業(yè)范圍的PMO (項(xiàng)目管理辦公室)。
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一個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)的PMO可以使用成熟的技術(shù)啟動(dòng)。 但你應(yīng)該開發(fā)和使用適當(dāng)?shù)脑u(píng)估工具，以確定你的PMO實(shí)施的項(xiàng)目管理過程的有效性。這些工具可以包括正式的管理評(píng)估、項(xiàng)目調(diào)查和項(xiàng)目審查，并得到有效的項(xiàng)目績效趨勢和分析的支持。
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制定和報(bào)告指標(biāo)
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最常用的項(xiàng)目管理指標(biāo)是那些來自EVMS（掙值管理系統(tǒng)）的指標(biāo)，包括每月、每季度和每年報(bào)告每個(gè)單獨(dú)項(xiàng)目的成本績效、進(jìn)度績效、完成時(shí)的估計(jì)值和完成時(shí)的差異，以及最后提供每個(gè)業(yè)務(wù)部門和整個(gè)企業(yè)的總體績效的匯總表。EVMS報(bào)告可以在企業(yè)儀表板上提供，由業(yè)務(wù)單位管理層、執(zhí)行管理層、董事會(huì)，以及在某些情況下由客戶訪問。
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此外，管理評(píng)估、項(xiàng)目調(diào)查和項(xiàng)目審查的指標(biāo)也可以被開發(fā)出來，以記錄和跟蹤評(píng)估和調(diào)查過程中發(fā)現(xiàn)的問題、改進(jìn)的機(jī)會(huì)和最佳做法。這類指標(biāo)數(shù)據(jù)可以用來識(shí)別和糾正那些可能以不理想的速度反復(fù)出現(xiàn)的系統(tǒng)性問題。
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驗(yàn)證和維護(hù)PMO的增值建議
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通過建立代表有效執(zhí)行PMO流程和程序的績效標(biāo)準(zhǔn)來驗(yàn)證PMO計(jì)劃和服務(wù)的充分性。PMO應(yīng)定義響應(yīng)程序要求的衡量標(biāo)準(zhǔn)，并可用于衡量、跟蹤和監(jiān)測實(shí)施效果。
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實(shí)施效果的驗(yàn)證
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管理評(píng)估。執(zhí)行管理評(píng)估，利用PMO主題專業(yè)知識(shí)，遵循公認(rèn)的質(zhì)量保證原則，以計(jì)劃、確保和控制企業(yè)的項(xiàng)目管理過程和程序的合規(guī)性。
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監(jiān)督。對表現(xiàn)出績效挑戰(zhàn)、低于行政管理部門規(guī)定的可接受的EVMS績效閾值、或遇到異常情況的項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督。
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項(xiàng)目審查。按照制定的標(biāo)準(zhǔn)與 PMO 的項(xiàng)目管理主題專家團(tuán)隊(duì)進(jìn)行項(xiàng)目審查，他們具有廣泛的項(xiàng)目管理背景，并了解程序中定義的全企業(yè)范圍的項(xiàng)目管理過程和方法。項(xiàng)目評(píng)審小組可以由一名從被評(píng)審項(xiàng)目所在的業(yè)務(wù)部門挑選出來的項(xiàng)目管理主題專家來補(bǔ)充，該專家了解該業(yè)務(wù)部門的項(xiàng)目組合，不直接參與項(xiàng)目，并且也持有項(xiàng)目管理證書。
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獨(dú)立評(píng)估。取證審查和根本原因分析。利用外部項(xiàng)目管理專家進(jìn)行取證審查和/或根本原因分析，并對遇到導(dǎo)致客戶不滿且需要更高獨(dú)立性的項(xiàng)目進(jìn)行根本原因分析支持客戶和執(zhí)行管理的關(guān)注。
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PMO實(shí)施為企業(yè)帶來價(jià)值
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通過遵循這些技術(shù)，企業(yè)范圍的PMO將能夠獲得強(qiáng)大的執(zhí)行管理支持，這對于 PMO 的成功至關(guān)重要，并與更大組織的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和目標(biāo)保持一致。
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成功的PMO有助于企業(yè)：
? 整體了解今天的投資和未來的計(jì)劃
? 確保準(zhǔn)備好替代計(jì)劃，應(yīng)對可能發(fā)生的事項(xiàng)
? 做正確的事，提高項(xiàng)目質(zhì)量和效率，同時(shí)控制在預(yù)算之內(nèi)
? 清楚了解員工利用率和實(shí)際能力，確保他們在做真正重要的工作
? 總是關(guān)注首要任務(wù)，大幅減少失敗項(xiàng)目的數(shù)量
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充分利用8Manage PMO軟件等現(xiàn)代技術(shù)，企業(yè)可以快速建立PMO，并為關(guān)鍵決策者提供及時(shí)、準(zhǔn)確和相關(guān)的信息。

1-優(yōu)先級(jí)管理

8Manage PMO幫助你對制定的計(jì)劃進(jìn)行可行性分析，以更科學(xué)合理地確定項(xiàng)目請求的優(yōu)先次序。

新項(xiàng)目請求通過審批成為正式項(xiàng)目后，系統(tǒng)的投資關(guān)注功能也可幫忙持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)況，包括計(jì)劃時(shí)間表與實(shí)際進(jìn)展對比分析。
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2-實(shí)時(shí)協(xié)作
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8Manage PMO強(qiáng)大之處在于其數(shù)據(jù)的靈活性、準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，能幫助項(xiàng)目和項(xiàng)目群盡量地減少誤解，提高團(tuán)隊(duì)合作效率。
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系統(tǒng)包含單個(gè)項(xiàng)目管理所需的功能，并且所有單個(gè)項(xiàng)目的信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地聚合到 PMO 層，相關(guān)人員隨時(shí)可了解到最新信息。。
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因此，團(tuán)隊(duì)能夠?qū)Ｗ⒂谧约旱奶囟?xiàng)目，而不會(huì)產(chǎn)生太多干擾。此外，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人很容易為多個(gè)項(xiàng)目和任務(wù)做出貢獻(xiàn)并進(jìn)行監(jiān)督。
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3-成本和預(yù)算
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8Manage PMO自動(dòng)檢查預(yù)算與實(shí)際的偏差并支持重新制定預(yù)算，實(shí)時(shí)跟蹤和匯總實(shí)際的收入和成本。
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完成項(xiàng)目后，系統(tǒng)還可以創(chuàng)建詳細(xì)的支出報(bào)告。你可以使用8Manage PMO跟蹤每筆支出，并最終確定其回報(bào)，以在將來做出更好的業(yè)務(wù)決策。
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4-風(fēng)險(xiǎn)管理
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8Manage PMO軟件能自動(dòng)檢測項(xiàng)目各種系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)及其影響，包括項(xiàng)目計(jì)劃，成本，資源以及質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)，并且能根據(jù)現(xiàn)有影響自動(dòng)推測最終的影響。
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項(xiàng)目人員可清楚地知道若不及時(shí)恰當(dāng)?shù)毓芾磉@些風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性。

如本文所述，由PMO充當(dāng)卓越中心，將支持項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)施實(shí)現(xiàn)成功項(xiàng)目所需的流程和方法。以上討論的8Manage PMO軟件示例將提供流程和工具，以成功管理整個(gè)企業(yè)組合中的項(xiàng)目。