編按：作為一名資深文職人員，每天都會打開或查看不計其數(shù)的Word文檔。若文檔太長、內(nèi)容太多，會看得眼花繚亂，給我們增添了不少困擾，今天將帶大家解鎖幾個提高文檔審閱的實用技巧，解放你的眼睛和雙手。學(xué)習(xí)更多技巧，請收藏部落窩教育word圖文教程。

同事阿美雙目無神、一臉生無可戀地說道：“每天對著電腦，看著一堆堆密密麻麻的文字，一份份信息量超大的文檔，我覺著我的鈦合金狗眼就要報廢了。天哪！誰能救救我。你說，有沒有提高文檔審閱效率的技巧??？只用鼠標(biāo)滑輪滾動閱覽，累得我手抖眼花，滄桑幾十歲了。”

我聽到這話，突然靈光一閃，想到幾個提高審閱文檔效率的小技巧，希望能幫助到她。

今天，就將這些技巧一并分享給大家。

01、折疊or展開：讓界面疏朗明了

有時候Word文檔內(nèi)容較多，查閱時會很不方便。我們可以給文檔設(shè)置一個“自動化折疊按鈕”，只需點擊標(biāo)題就可以展開或折疊文檔的主要內(nèi)容，不論是折疊還是展開，都能隨心所欲，讓頁面變得清新簡單。

具體操作：

① 先設(shè)定級別

首先，我們要知道，Word內(nèi)容的折疊/展開功能，是基于大綱級別進(jìn)行設(shè)置的，那么我們第一步就要先為文本設(shè)定級別，這里，我們可以通過Word內(nèi)置樣式來設(shè)置。

以下面的Word文檔為例，選中所有標(biāo)題，然后點擊【樣式】，選擇【標(biāo)題1】的樣式，這樣就設(shè)置好級別了。

② 再設(shè)定折疊規(guī)則

按【Ctrl+A】鍵全選所有內(nèi)容，點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單欄中選擇【折疊/展開】，在下級子菜單里選中【折疊標(biāo)題】或者【折疊所有標(biāo)題】即可。

③ 進(jìn)行效果測試

此時，我們看到除了歌名，所有的內(nèi)容都被折疊起來。點擊標(biāo)題左側(cè)的三角符號，可展開/折疊內(nèi)容。

技巧提示：文檔內(nèi)容可以通過折疊，使頁面疏朗有致。有時候，如果我們只是單純的審閱文檔，還可以將占了界面六分之一的功能區(qū)折疊起來，騰出更多的顯示空間，給到我們的文檔內(nèi)容。

使用鼠標(biāo)左鍵雙擊任意選項卡名稱，即可展開或者折疊功能區(qū)。注意，按【Ctrl+F1】鍵同樣可以輕松折疊/展開功能區(qū)。

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02、閱讀便利貼：書簽的妙用

除了在文檔頁面和Word界面上進(jìn)行設(shè)置之外，我們還可以借用小工具“書簽”，來提高文檔審閱效率。就像平時我們所用的閱讀便利貼，“書簽”能夠隨時幫我們進(jìn)行記憶、靶向定位。

具體操作：

①?點擊【插入】-【鏈接】-【書簽】，在彈出的“書簽”對話框中為書簽命名。同時，可以根據(jù)名稱或位置對書簽進(jìn)行排序，然后點擊【添加】按鈕。

②?在需要審閱某節(jié)內(nèi)容時，打開【書簽】列表，選擇對應(yīng)的書簽進(jìn)行定位，就可以跳轉(zhuǎn)到對應(yīng)內(nèi)容。學(xué)習(xí)更多技巧，請收藏部落窩教育word圖文教程。

03、為您導(dǎo)航：想看哪就點哪

文件看多了，大腦CPU過度使用，看到后面忘了前面，要怎么辦？可開啟“導(dǎo)航窗格”，讓它為你導(dǎo)航，想看哪就點哪，超級方便。

①?導(dǎo)航窗格之標(biāo)題導(dǎo)航

審閱長文檔時，最煩惱的就是要在不同章節(jié)來回查看，這個時候，我們只需要開啟【導(dǎo)航窗格】，在【標(biāo)題】導(dǎo)航下點擊標(biāo)題內(nèi)容，進(jìn)行任意跳轉(zhuǎn)。

注意：利用標(biāo)題導(dǎo)航，同樣需要文檔有套用標(biāo)題樣式，或者設(shè)置大綱級別的，才能實現(xiàn)。

②?導(dǎo)航窗格之頁面導(dǎo)航

對于沒有套用標(biāo)題樣式，或未設(shè)置大綱級別的文檔，想要快速審閱內(nèi)容，可以通過【導(dǎo)航窗格】里的“頁面”導(dǎo)航，進(jìn)行頁面定位查看。

③?導(dǎo)航窗格之結(jié)果導(dǎo)航

如果你想要查閱文檔中某個具體內(nèi)容（如文本、腳注、批注、圖形、公式等）時，就可用【導(dǎo)航窗格】里的【結(jié)果】導(dǎo)航，快速搜索內(nèi)容。

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04、善待眼睛：用耳朵“看”文檔

對于幾十甚至上百頁的文檔，如果需要仔細(xì)審閱，看不了幾頁，可能大腦和眼睛就會同時 “抗議吶喊”。

這時，用上下面這一招，可解放雙眼，用耳朵代替眼睛“看”文檔，還能治語句不通順的毛病。

具體操作：

①?單擊【文件】-【選項】，在“Word選項”對話框中選擇【快速訪問工具欄】選項卡，選擇【下列位置選擇命令】-【不在功能區(qū)中的命令】-【朗讀】命令，點擊【添加】按鈕，將【朗讀】功能添加到快速訪問工具欄，點擊“確定”按鈕。

②?選擇需要閱讀的內(nèi)容，點擊快速訪問工具欄里的【朗讀】按鈕，可直接朗讀所選文本，輕松切換到“聽書”模式。

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上面的這些提高文檔審閱效率的小技巧，你都學(xué)會了嗎？你覺得哪個技巧是你最喜歡的呢？學(xué)習(xí)更多技巧，請收藏部落窩教育word圖文教程。

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